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新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
2013年全市農(nóng)機總動力達到1029萬千瓦。農(nóng)機原值64.86億元，大中型號拖拉機2.9萬臺，小型拖拉機107262臺、手扶式3397臺；大中型配套農(nóng)具4.84萬部、小型配套農(nóng)具105188部、機引犁41016臺、旋耕機29017臺、深松機2962臺、機引耙1480臺；聯(lián)合收獲機械16842臺，其中小麥聯(lián)合收割機11442臺，玉米聯(lián)合收割機5400臺；各類播種機49087臺、排灌動力機械2117460千瓦，如此數(shù)量龐大的農(nóng)業(yè)機械分散在我市所轄22個縣及4個市區(qū),僅僅依靠現(xiàn)有農(nóng)機管理人員和力量進行管理,其管理難度也就不言而喻，從另外角度講，在我市實施農(nóng)業(yè)機械信息化管理也就具備了其操作與發(fā)展的充分必要條件了。
二、農(nóng)業(yè)機械管理存在問題。
當(dāng)前,我市農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)雖然取得了一些成績，信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)也有了一定的發(fā)展，但是由于我市的農(nóng)業(yè)機械信息化起步晚，基層信息化網(wǎng)絡(luò)人才缺乏,特別是縣、鄉(xiāng)兩級情況更是嚴重，使得我市農(nóng)業(yè)機械信息化管理工作始終處于起步階段。其表現(xiàn)的突出問題主要有以下幾個方面：
1、政府及相關(guān)部門認識不到位，政策及資金對農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)投入不足，使得農(nóng)業(yè)機械信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)發(fā)展緩慢，始終不能跟上信息化發(fā)展速度,制約了農(nóng)業(yè)機械信息化的發(fā)展。
2、信息網(wǎng)絡(luò)管理隊伍不穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊。2004《道交法》實施之后，業(yè)務(wù)量急劇下降，以前靠“收費養(yǎng)人”的方式，不能維持現(xiàn)有的'機構(gòu)運行，特別是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)更是出現(xiàn)線斷網(wǎng)破的情況，工資得不到保障，部分年輕技術(shù)人員改行，造成人員流失嚴重。再加上我市農(nóng)機監(jiān)理隊伍人員長期沒有新鮮“血液”補充，年齡偏高,知識層次較低，根本不能滿足當(dāng)前農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展需要。
3、信息化服務(wù)水平低，缺乏研究開拓農(nóng)機化。
信息服務(wù)市場，許多信息資源沒有得到充分的開發(fā)和利用，一方面農(nóng)民機手需要的信息不能及時地發(fā)布到農(nóng)民手中，使得農(nóng)民盲目投資或重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費。另一方面很多科學(xué)、先進的生產(chǎn)信息、生產(chǎn)技術(shù)，在資料庫中沉睡，得不到有效地利用，從而不能更有效地轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，給農(nóng)民帶來經(jīng)濟效益，如果能夠進行信息化管理，將使這種情況得到有效改善。
農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)是一個全方位綜合服務(wù)和運用平臺，其主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容。
1、站建設(shè)。
2、農(nóng)業(yè)機械信息化管理，其主要包括以下兩方面內(nèi)容。
（1）監(jiān)理業(yè)務(wù)內(nèi)部信息化管理，主要包括業(yè)務(wù)報送，業(yè)務(wù)審批、數(shù)據(jù)審核、農(nóng)業(yè)機械駕駛員、駕駛證打印等工作。充分利用好現(xiàn)代通訊技術(shù)和手段，實現(xiàn)真正意義的“無紙化辦公”從而能夠達到橫向通連、縱向貫通，從而提高農(nóng)業(yè)機械審批辦公效率，達到方便機手的目的。
（2）農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理包括農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理、駕駛員檔案信息化管理兩個方面。檔案信息化管理可以促進農(nóng)機安全監(jiān)理工作信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)信息化管理水平。采用傳統(tǒng)檔案管理方式雖然制式統(tǒng)一，但是報表填制不能統(tǒng)一規(guī)范，而且數(shù)據(jù)量大、查找費時、費力、勞動強度大。如果采用信息化處理，能夠使其生產(chǎn)效率提高數(shù)倍，節(jié)省人力資源，能夠有效解決機手查詢駕駛違章等信息，達到提示其安全駕駛操作的目的。從而提高工作效率。
安全宣傳教育是農(nóng)業(yè)機械信息化管理的重要內(nèi)容。依托互聯(lián)網(wǎng)和三大電信運營商平臺,采用多元化信息管理,將傳統(tǒng)媒體與現(xiàn)代媒體有機結(jié)合起來,采用現(xiàn)代化的管理手段,能夠準(zhǔn)確、快捷、高效地進行安全宣傳，提醒機手違規(guī)操作和違章行為的經(jīng)濟成本和違法成本，將農(nóng)業(yè)機械事故消滅在萌芽狀態(tài)，挽回不必要的經(jīng)濟損失，從而提高經(jīng)濟效益?？傊?，要做好農(nóng)業(yè)機械信息化管理工作，一定要力求“創(chuàng)新”，要充分利用好信息化管理系統(tǒng)高速快捷的特點，使得信息價值得以充分利用，并及時有效地傳遞到農(nóng)機用戶和生產(chǎn)經(jīng)營者手中，才能發(fā)揮其實效性，讓農(nóng)機用戶和生產(chǎn)經(jīng)營者從中得到實惠，使農(nóng)民增產(chǎn)增收。
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新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
摘要：醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)是非常重要和必要的，這里分析了新時期醫(yī)保檔案信息化管理工作有效開展的策略，對于實現(xiàn)醫(yī)保檔案的信息化管理，推動醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展具有積極的作用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)保；檔案管理；信息化；建設(shè)。
隨著我國醫(yī)保體系和相應(yīng)法律制度和政策的完善發(fā)展，對醫(yī)保檔案管理工作質(zhì)量和效率要求更高了。醫(yī)保檔案能夠完整地記錄相關(guān)參保人員的醫(yī)保信息，能夠清楚地反映出醫(yī)保基金的主要流向，因此，醫(yī)保檔案管理能夠為醫(yī)保研究和醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供寶貴的信息資料依據(jù)，加強醫(yī)保檔案管理是很重要的。
1.推動檔案管理工作的規(guī)范化和高效發(fā)展。
在傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫(yī)保檔案管理手段不能滿足現(xiàn)實的需要?，F(xiàn)在，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時代，如果加強醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管了的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進行相關(guān)大數(shù)據(jù)的錄入就可以實現(xiàn)檔案信息資料的共享，可以對檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據(jù)需要自動進行檔案庫信息建設(shè)，并統(tǒng)計制作成各類數(shù)據(jù)報表，還可以在檔案信息系統(tǒng)中進行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節(jié)約時間，提高檔案管理工作的效率。
2.提升檔案管理水平。
醫(yī)保檔案實現(xiàn)信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來，能夠有時間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，手動方式管理，管理人員每天的主要工作是進行目錄的編寫整理，進行檔案信息的整理、保管。管理人員沒有時間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫(yī)保檔案的有效開發(fā)，不利用實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的價值。而實現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富，研究工作做的更為扎實，這對于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進征繳擴面工作的發(fā)展，有效地進行基金安全保護，以及完善醫(yī)保制度具有積極的作用，對于凸顯檔案管理的價值具有積極的促進作用。3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作醫(yī)保檔案管理人員通過對業(yè)務(wù)檔案的分類編碼，通過整理，可以為各級領(lǐng)導(dǎo)者進行醫(yī)保政策的制定，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供重要的數(shù)據(jù)信息知識。檔案管理實現(xiàn)信息化后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過計算機手段，在第一時間內(nèi)就能快捷準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據(jù)。同時，醫(yī)保機構(gòu)通過信息化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫(yī)保的歷史資產(chǎn)，能夠為群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足群眾參保的需求。
1.強化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。
要有效推進醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，就必須要強化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要能夠成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，對檔案管理信息化建設(shè)工作進行領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要作為檔案管理信息化建設(shè)的主要負責(zé)人，能夠負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)的總體工作規(guī)劃，要設(shè)置專門的副職對檔案管理的信息化建設(shè)工作進行分管，配置專職人員進行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項規(guī)章制度，對相關(guān)信息根據(jù)制度要求進行及時、準(zhǔn)確、完整、齊全的歸檔處理，要通過加強管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)工作的有效落實，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費的落實，要加強信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設(shè)，加強設(shè)備的投入建設(shè)，這樣，才能有效推進檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
2.強化檔案管理先進的辦公意識。
醫(yī)保檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)是信息時代對檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學(xué)習(xí)的方向。當(dāng)前，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，而傳統(tǒng)的手動檔案管理方式已經(jīng)嚴重落后于形勢發(fā)展的需要，造成醫(yī)保管理效率不高，醫(yī)保檔案管理的價值很難得到發(fā)揮。在這種形勢下，迫切需要做好醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)工作，要做好這項工作，必須要引入現(xiàn)代化的辦公手段，引入先進的辦公意識。作為醫(yī)保管理人員，要具有先進的辦公管理意識，要積極引入現(xiàn)代化辦公手段提升醫(yī)保檔案管理的重要性。在醫(yī)保檔案管理工作中，要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)設(shè)備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò)數(shù)段進行檔案的管理。以這種方式替代傳統(tǒng)的手動操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，通過網(wǎng)絡(luò)手段開展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統(tǒng)計等工作，能夠在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)辦公的自動化，這樣，才能真正的提升醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理。
實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的的信息化建設(shè)，必須要嚴格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行信息化建設(shè)，要實現(xiàn)檔案管理的制度化建設(shè)，完善規(guī)范相關(guān)程序，使醫(yī)保檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。要做好這個工作，首先，需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系的指導(dǎo)下進行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進，要保障醫(yī)保檔案資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的相互兼容，實現(xiàn)醫(yī)保檔案資料的資源共享，為檔案數(shù)字化信息化的規(guī)范管理提供支持。另外，還需要積極落實對相關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并進行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過這個工作，建立高效的醫(yī)保檔案的信息化管理系統(tǒng)。需要注意的是，在進行相關(guān)數(shù)字信息轉(zhuǎn)化過程中，要保障醫(yī)保檔案自己的連續(xù)性和完善性，只有這樣，才能保障對醫(yī)保檔案的有效管理。規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過制度管理保障醫(yī)保檔案管理信息化的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。
4.加強醫(yī)保檔案管理隊伍建設(shè)。
目前，我國醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)保工作產(chǎn)生了大量文書，財會和計算機光盤，u盤等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個有機的系統(tǒng)，對這些檔案信息進行有效管理，必須要具有較強的專業(yè)素養(yǎng)的人才才能完成。因此，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的、具有專業(yè)水平的醫(yī)保檔案管理隊伍是推進醫(yī)保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。醫(yī)保部門要認識到信息化醫(yī)保檔案管理對人才要求標(biāo)準(zhǔn)更高了，要積極加強相關(guān)方面的人才培養(yǎng)，能夠定期組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過再培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)檔案管理人員也需要具有學(xué)習(xí)意識和創(chuàng)新意識，要不斷拓展自己的知識面，尤其是要提高自己的信息技術(shù)水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的需要，管理人員才能勝任工作，不被時代所淘汰?？傊谛畔⒒h(huán)境下，醫(yī)保檔案管理工也需要實現(xiàn)管理模式和手段的突破創(chuàng)新，要能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，與時俱進，實現(xiàn)檔案的信息化管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，要支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，為這項工作提供必要的人力支持和資金支持。要通過推進醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，更好地為醫(yī)療保險事業(yè)提供服務(wù)與支持，促進我國醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展。
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檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個方面闡述了筆者的建議。
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電力建設(shè)項目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。
（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設(shè)項目檔案管理工作中引進信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。
（二）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。
（一）重視程度不夠。對電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設(shè)項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。
（二）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程，理論無法變成現(xiàn)實，電力建設(shè)項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實現(xiàn)質(zhì)的突破。
（一）加強對檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實促進電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程。隨著經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項目檔案管理的.必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項目檔案管理工作中。
（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計算機；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因為電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)。
（三）加強檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。
（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項目檔案管理各個崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機制，對電力建設(shè)項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴重疏漏，應(yīng)該嚴格追究相關(guān)人員的責(zé)任。
四、結(jié)束語。
在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設(shè)項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。
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隨著市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展。為了有效促進事業(yè)單位檔案管理的利用效率，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變思路，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，進而推動事業(yè)單位整體發(fā)展。本文會重點分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出相關(guān)的解決措施，希望能夠促進事業(yè)單位工作效率的提升。
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)。檔案是事業(yè)單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業(yè)單位的發(fā)展歷程、單位建設(shè)等重要信息，由此可見檔案管理在事業(yè)單位的整個管理發(fā)展過程中都發(fā)揮著關(guān)鍵作用。因此要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，為事業(yè)單位提供更加真實、可靠的數(shù)據(jù)。一方面加強檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，還能夠?qū)崿F(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，滿足事業(yè)單位基本的工作需求。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠為各部門工作人員提供最為真實、有效的數(shù)據(jù)，使檔案資料得到最充分地發(fā)揮，提高檔案資源的利用效率。
（一）檔案管理人員的綜合能力有待加強。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)必要有具備信息化建設(shè)的專業(yè)人才。但在實際的檔案管理工作中，從事檔案管理工作的人員很多是從一線崗位退下來的老干部，他們雖然具有很高的職業(yè)素養(yǎng)和思想道德文化意識，但是由于對檔案管理專業(yè)理論和實踐知識不是很了解，導(dǎo)致在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象。另外，由于他們對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。
（二）檔案管理信息化制度不夠完善。由于事業(yè)單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設(shè)后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當(dāng)然會出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發(fā)揮，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進行。
（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從以下幾個方面做起：首先要具備檔案管理的專業(yè)理論和實踐知識，這樣才能在檔案管理工作中做到游刃有余。其次要強化檔案管理人員的信息化意識，加強計算機專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們掌握最基本的計算機操作能力，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利實現(xiàn)。最后，檔案管理人員還要具備較高的思想道德意識和職業(yè)道德觀念，這樣他們才能夠全身心地投入到檔案管理信息化建設(shè)的大潮中，促進事業(yè)單位的良性發(fā)展。
（二）建立健全的檔案管理機制。信息時代的檔案管理工作不同于傳統(tǒng)的檔案管理，需要一套更加科學(xué)完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質(zhì)檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質(zhì)損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關(guān)制度來進行，必須做好相關(guān)的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。
（三）加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案數(shù)字化建設(shè)，將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時還使檔案資料更易于保存，提升了事業(yè)單位檔案資源的利用率。
（四）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。為了提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網(wǎng)站的建設(shè)，給檔案使用人員提供方便。這是當(dāng)前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速流轉(zhuǎn)和高效傳遞。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立，適應(yīng)了當(dāng)前信息化發(fā)展的潮流，提高了資源的使用效率，促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
四、結(jié)語。
綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，為了適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，事業(yè)單位必須要加強檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
【參考文獻】。
新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
論文摘要：緊密結(jié)合供電企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀，從人事檔案管理存在的問題出發(fā)，闡述了人事檔案動態(tài)管理的重要性，并從人力資源管理角度出發(fā)全方位分析了人事檔案動態(tài)管理的要素和流程，希望能為相關(guān)領(lǐng)域指引新的方向。
人事檔案關(guān)系職工的切身利益，供電企業(yè)作為世界五百強的國企也不例外。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，特別是我國社會主義市場體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，亟待加以解決。隨著人力資源集約化管理的要求，供電企業(yè)加強了人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)的建設(shè)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作跟現(xiàn)代企業(yè)管理有一定脫節(jié)，尤其是在動態(tài)管理方面，建立現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理模式勢在必行。
1.人事檔案的分類變化。
供電企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢?，F(xiàn)人事檔案管理依照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案兩類管理，沿襲的是身份管理。現(xiàn)狀是供電企業(yè)已從身份管理改為崗位管理，即管理崗位和非管理崗位。國家也沒有針對企業(yè)出臺完善的人事檔案管理辦法，現(xiàn)有的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的形勢，存在脫節(jié)現(xiàn)象。
2.人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)變化。
《干部人事檔案管理辦法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，人事檔案材料大尺寸都采用十六開的規(guī)格。隨著社會的進步，公文的尺寸都有了很大的改變，一般的文件、申報材料等都改用了a4的尺寸。如供電企業(yè)現(xiàn)有職稱評審表、勞動合同書、原始學(xué)歷材料等。人事檔案管理辦法卻沒有進行相應(yīng)的修訂，造成材料處理上很多不必要的麻煩。既損壞了材料的原始完整性，又大大增加了人事檔案整理的工作量。
3.人事檔案材料審核標(biāo)準(zhǔn)變化。
傳統(tǒng)的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)鑒于多年沒有調(diào)整，有些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)跟不上新的時代要求。如后續(xù)函授教育方面，現(xiàn)大多數(shù)學(xué)校報名均采用網(wǎng)絡(luò)報名的方式，在學(xué)籍檔案材料中不存放考生報名登記表，同以往的人工報名方式有較大區(qū)別。隨著學(xué)習(xí)形式的多樣化，學(xué)籍材料也隨之有了變化，如網(wǎng)絡(luò)教育、自學(xué)考試等，而一味的套用原有的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)顯然已經(jīng)不能適應(yīng)要求。
隨著科技的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機手段管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而erp系統(tǒng)沒有維護到位、erp系統(tǒng)有信息而人事檔案紙質(zhì)材料短缺等現(xiàn)象，動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。
5.員工對人事檔案認識程度變化。
以前，供電企業(yè)員工的離退休管理由電力系統(tǒng)辦理，從實際工作情況出發(fā)可以認定員工的某些事實情況，一定程度上較為忽略員工人事檔案的完整性。自從供電企業(yè)納入社會養(yǎng)老保險統(tǒng)籌之后，離退休人員的審批由地方養(yǎng)老保險中心辦理，所有的信息要依據(jù)人事檔案進行確認。人事檔案的規(guī)范與否直接影響到員工養(yǎng)老金的待遇高低，其重要性越來越凸顯。雖然近年來員工對人事檔案的重視程度有了較大的提高，但有很多員工依舊沒有擺脫以往的觀念，認為人事檔案沒有什么用處，抱著僥幸的態(tài)度，心存靠企業(yè)吃企業(yè)的思想，沒有真正認識到人事檔案的重要性。
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檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的`保障性工作。
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復(fù)印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾怼?BR> 傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力。
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機的復(fù)合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。
四、加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息。
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務(wù)意識，實現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用。
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確。
電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面。
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
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摘要：
人事檔案管理是指依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等我國現(xiàn)行有效的法律法規(guī)，對相關(guān)人員的個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等基本情況的記錄、和整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的人事活動。人事檔案中主要，包括人員的教育經(jīng)歷文憑學(xué)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇、個人簡歷獎勵處罰等最原始的管理依據(jù)材料。人事檔案是人員的主要人才信息的重要的載體，是人員信息的重要來源，也是人才的主要信息源，也是人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔、任用人員的重要參考知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好并利用好人員的人事檔案，對人才資源相關(guān)人員個體和用人單位而言，都有著非常重要的意義。開發(fā)起著重要作用。文章主要針對就人力資源和社會保障局在關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行思考分析，并給出了相應(yīng)的對策提出相應(yīng)的解決方案和建議。
關(guān)鍵詞：
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1.人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎(chǔ)工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設(shè)，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調(diào)入，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術(shù)，而年輕人員雖懂得信息技術(shù)，但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、原則和流程等卻懂得不多，復(fù)合型人才少，導(dǎo)致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上發(fā)展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多單位在建設(shè)檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。如計算機等設(shè)備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現(xiàn)各種紕漏，可能出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被病毒攻擊等問題。
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案信息化管理后，可以依據(jù)信息化技術(shù)對人事檔案進行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實現(xiàn)對人事檔案的實時化和網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤，又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護。傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實行信息化管理后，檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。
3.促進單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù)，在進行工資調(diào)整和計算工齡時提供準(zhǔn)確、有效的證明材料等。
1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進單位管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上，要加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件和軟件設(shè)施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障，使人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強信息化培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現(xiàn)職人員的培訓(xùn)，分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓(xùn)，開展多種形式的技術(shù)交流，并大膽啟用現(xiàn)有技術(shù)骨干，給他們壓擔(dān)子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
4.加強人事檔案信息資源建設(shè)和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是建立人事電子檔案，在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計算機及時進行更新，實現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準(zhǔn)確無誤的工作標(biāo)準(zhǔn)，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務(wù)。
5.建立健全人事檔案信息化管理制度，使人事檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理。任何一項工作的持續(xù)開展，都離不開制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一方式，易使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。因而在信息化建設(shè)的過程中必須結(jié)合單位人事檔案信息化管理的'實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，確保人事檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)順暢，更具實效和活力。
6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案信息化管理有效運行。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，積極預(yù)防電腦病毒和計算機的故障對檔案信息安全和保密帶來的威脅。要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴密的制度來確保檔案信息化管理安全可靠運行。
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結(jié)合供電企業(yè)管理現(xiàn)狀，在國家規(guī)范的職工人事檔案標(biāo)準(zhǔn)沒有出臺以前，筆者認為可以有兩種分類辦法。一是供電企業(yè)可以將科級干部人事檔案按照中組部頒發(fā)的《干部人事檔案管理辦法》規(guī)范，歸為領(lǐng)導(dǎo)干部（科級及以上）類、一般員工類。二是分為三類，即領(lǐng)導(dǎo)干部類、一般管理崗位類、非管理崗位類。領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理嚴格遵守《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，其他人員人事檔案管理參照執(zhí)行。
2.規(guī)范人事檔案入檔材料的尺寸。
從最大程度上保存人事檔案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事檔案材料等因素出發(fā)，筆者建議人事檔案材料的處理可以分為兩種情況處理：按照舊標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)整理和規(guī)范的人事檔案可以按照以往的尺寸要求（十六開）進行處理材料，新建人事檔案可以按照a4尺寸進行整理和規(guī)范。
供電企業(yè)目前人資管理一般采用人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)均采集了人員的基礎(chǔ)信息，要做到紙質(zhì)檔案同電子檔案同步管理，必須從完善人力資源制度和流程管理出發(fā)，處理好人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的關(guān)系，加強過程管理。
（1）完善制度建設(shè)和流程管理。供電企業(yè)人力資源管理一般分為干部管理、職稱管理、合同管理、人事檔案管理、薪酬管理、統(tǒng)計管理等多個崗位，人資管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息基本涉及全部崗位。紙質(zhì)檔案和電子信息要做到完全一致，必須建立完善的制度和流程，明確各個環(huán)節(jié)各個崗位的職責(zé)。人事檔案管理崗位同其余每個崗位都聯(lián)系緊密不可分割，從中起到紐帶的作用，否則實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步動態(tài)管理將會成為空談。如干部管理崗位在干部調(diào)整后要及時維護信息，規(guī)定在一定時間內(nèi)必須將相應(yīng)的干部任命審批表及考察報告等材料遞交人事檔案管理崗位。職稱管理崗位在職稱評審結(jié)束后要及時維護信息，同時將相應(yīng)的職稱評審材料遞交人事檔案管理崗位。勞動合同管理崗位在勞動合同簽訂后要及時維護信息，同時將相應(yīng)的勞動合同書遞交人事檔案管理崗位等。
（2）收集紙質(zhì)檔案和erp系統(tǒng)信息維護互為促進。及時收集材料是使檔案內(nèi)容常新的必要手段，erp系統(tǒng)信息及時維護是保證基礎(chǔ)信息分析質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案材料的形成來源，可以是一級組織，一個部門或者一個人。收集鑒別就是去蕪存真，保證材料完整性、真實性的重要過程。將兩個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，收集紙質(zhì)檔案材料的同時確認erp系統(tǒng)是否維護信息，確保不出現(xiàn)有材料系統(tǒng)沒有維護的現(xiàn)象。erp系統(tǒng)維護信息的同時要依據(jù)材料準(zhǔn)確維護，嚴禁空穴來風(fēng)，發(fā)生沒有紙質(zhì)材料卻有電子信息的情況。兩者相互制約，相互促進，才能真正實現(xiàn)同步。
（3）人事檔案管理環(huán)節(jié)和erp信息系統(tǒng)緊密聯(lián)系。人事檔案整理同erp信息核查聯(lián)系。整理歸檔是材料有規(guī)律結(jié)合轉(zhuǎn)化為檔案的過程。對收集鑒別后的材料和檔案，按統(tǒng)一規(guī)格要求和方法步驟進行加工整理，按標(biāo)準(zhǔn)進行分類。這不僅是每本檔案內(nèi)容完整、條理化的過程，也是每一類檔案實用、系統(tǒng)化的過程，同時是對erp系統(tǒng)信息的再一次核查過程，為人事檔案的動態(tài)管理和信息系統(tǒng)的及時更新奠定基礎(chǔ)。
人事檔案利用同erp系統(tǒng)人員變化聯(lián)系。人事檔案在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上要能及時準(zhǔn)確地提供利用，避免利用工作中檔案的損壞與流失，隨時保持檔案管理與erp信息系統(tǒng)人數(shù)相一致。隨著企業(yè)人員的配置流動及自然增減（死亡、退休等）要及時轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)移檔案。包括做好轉(zhuǎn)遞原因的登記與保管，如：新分配人員的名冊表、調(diào)動人員的調(diào)令等；還要包括健全的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，如：轉(zhuǎn)遞證明、回執(zhí)簽字、審核登記、死亡與解除檔案的登記等，確保轉(zhuǎn)遞檔案的安全與到位。確保做到有人就有檔，erp系統(tǒng)信息有據(jù)可查。
人事檔案規(guī)章制度同erp系統(tǒng)管理制度聯(lián)系。人事檔案管理要進一步健全包括查閱、借閱、收集、鑒別、校對、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、保密等一系列管理規(guī)章制度。制定人事檔案各項規(guī)章制度時要同erp系統(tǒng)管理制度緊密結(jié)合，用制度認真規(guī)范人事檔案和erp系統(tǒng)信息維護管理環(huán)節(jié)的工作，保證落實與實施更加科學(xué)的管理。
4.加強人事檔案重要性的宣傳。
針對員工對人事檔案重視程度不夠的問題，供電企業(yè)要結(jié)合工作中出現(xiàn)的形形色色的問題，及時同員工進行溝通，廣泛宣傳人事檔案和員工自身切身利益的關(guān)系。必要時可以結(jié)合一些個例，舉辦講座或培訓(xùn)班，逐步擴大宣傳面，使員工從自身的角度注重起人事檔案建設(shè)的重要性，讓員工樹立只有人事檔案有材料不算有，只有erp系統(tǒng)有也不算有的觀念，調(diào)動起員工監(jiān)督積極性，促進人事檔案和erp系統(tǒng)同步規(guī)范。
人事檔案的動態(tài)細化管理是一個結(jié)構(gòu)龐大，運作細致的系統(tǒng)工程，隨著供電企業(yè)人力資源集約化管理越來越高的要求，動態(tài)管理重要性日益凸顯。越是加強基礎(chǔ)管理工作，這種管理的回報就越大。人事檔案管理同erp系統(tǒng)管理做到同步，充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，恰似給傳統(tǒng)的人力資源管理插上了翅膀，為飛速提高人力資源工作管理水平奠定堅實的基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源的開發(fā)與管理發(fā)揮積極作用。
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在當(dāng)前我國社會經(jīng)濟不斷快速發(fā)展的背景下，我國城市軌道交通在建設(shè)和發(fā)展過程中正處于鼎盛時期。通過對相關(guān)數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析之后可以看出，一直到年底的時候，我國大陸地區(qū)總共有7個軌道交通運營城市。以重慶市為例，根據(jù)新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網(wǎng)規(guī)劃》，重慶市在具體規(guī)劃過程中，與自己的實際情況進行結(jié)合之后，規(guī)劃和建設(shè)23條軌道交通線路，線網(wǎng)的整個總里程達到了1070km。在這種狀態(tài)下，重慶市軌道交通工程將會逐漸形成大量的竣工檔案，這些檔案的內(nèi)容和準(zhǔn)確性對城市軌道交通建設(shè)工程而言，具有非常重要的影響和作用。
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檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應(yīng)時代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復(fù)雜，受到年限、環(huán)境等影響，容易造成丟失，嚴重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設(shè)，能夠及時加強檔案信息資源的歸檔整理，便于進行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術(shù)等方面的制約，檔案信息化建設(shè)在推進過程中整體進度較慢，效果也差強人意，需要引起高度重視。加強新形勢下檔案信息化建設(shè)和檔案管理思考研究，對不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動意義。
檔案信息化建設(shè)，是指對檔案資源進行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容較多，主要分為檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)三個方面的`內(nèi)容。檔案資源建設(shè)，主要是對檔案信息整理歸檔形式和內(nèi)容等做出的要求。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設(shè)施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發(fā)利用效率，實現(xiàn)高度共享。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要是對檔案信息化建設(shè)提出的一些具體要求和規(guī)范，從而更好的便于電子檔案規(guī)范化管理。
1、對檔案信息化建設(shè)重要性認識不到位，缺乏科學(xué)全面的認知。檔案信息化建設(shè)，是對傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，是新形勢下順應(yīng)時代發(fā)展的一項重要應(yīng)用技術(shù)，長期受到思維、環(huán)境等影響，檔案管理人員對信息化建設(shè)重要程度認識不到位，對信息化建設(shè)基本認識缺乏全面的了解，沒有認識到開展檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。
2、對檔案信息化建設(shè)資源利用方面存在錯誤的認識。檔案信息化建設(shè)最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應(yīng)用。但是目前在檔案信息化建設(shè)方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應(yīng)用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)意義。
為了進一步提高檔案信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮好檔案應(yīng)有的價值，建議從以下幾個方面進行積極探索：
1、加強檔案電子資料管理。在對基礎(chǔ)文本資料進行整理的基礎(chǔ)上，要提高對電子文件管理重要性認識，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件，對檔案文件進行電子化管理，運用電子文件的形式進行存儲，分類整理，從而便于集中管理和應(yīng)用。在具體開展過程中，要建立專門的服務(wù)管理部門開展檔案信息化建設(shè)，加強技術(shù)資源配置，同時要加強對電子文件處理管理，對電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統(tǒng)一的規(guī)范，在保存方面要結(jié)合不同的檔案資料的重要程度設(shè)置具體的權(quán)限和保存周期，對于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情形。
2、加強網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)。要建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站，發(fā)揮好網(wǎng)站平臺的優(yōu)勢，設(shè)置內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)和公眾服務(wù)平臺，加強后臺建設(shè)和管理，從而確保檔案信息化建設(shè)運轉(zhuǎn)正常，同時，不斷加強新設(shè)備的引進和硬件設(shè)施配置，定期進行升級維護等，從而確保網(wǎng)絡(luò)檔案實現(xiàn)快速傳輸、交換、應(yīng)用和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案科學(xué)化、安全化管理水平。
3、加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。要積極選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理工作，同時要加強專業(yè)技能培訓(xùn)，對專業(yè)基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)、計算機網(wǎng)絡(luò)知識、軟件知識和職業(yè)道德等方面的知識進行全面培訓(xùn)，嚴格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案利用效能。總之，檔案信息化建設(shè)涉及到多個方面，需要結(jié)合檔案管理工作具體要求，在做好基礎(chǔ)規(guī)范工作的前提下進行科學(xué)規(guī)劃、有序推進、嚴格監(jiān)督，才能更好地提高檔案信息化建設(shè)成效，進而有效發(fā)揮檔案資源的價值，更好地推動經(jīng)濟社會不斷向前發(fā)展。
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摘要：近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進步，人們對人事檔案管理工作新的認識，人事檔案管理的重要性也越來越被人們重視。在目前，人事檔案管理工作中還存在諸多不足，急需改進。本文就人事檔案管理中存在的不足進行分析，并就這些問題提出了一些自己的看法。
近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認為人事檔案管理工作難以獲取利益，認為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)的這種不重視，導(dǎo)致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務(wù)。
2.檔案管理方式過于單一。
目前，我國企事業(yè)單位和機關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。
目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當(dāng)前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，導(dǎo)致人事檔案的管理不能很好地對人才進行全方面、深度的考核。
隨著社會與知識經(jīng)濟的不斷進步，各行各業(yè)都在不斷地進行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。然而，目前，多數(shù)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上難以配合迅速發(fā)展的技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴重阻礙檔案管理的創(chuàng)新與變革。
在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強對人事檔案管理的認識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認識與重視。在單位中，管理層人員要加強對人事檔案管理重要性的認識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
要加強對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應(yīng)。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學(xué)價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性，進而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。
3.提高檔案管理信息化水平。
由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源,從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時俱進，將先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)無紙化檔案，使人事檔案的`紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，提高相關(guān)人事部門閱覽檔案的便利性，提高管理效率。在人事檔案管理中，要加強計算機在人事檔案管理過程中的運用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)在各個行業(yè)中的運用越來越普及，利用計算機自身的優(yōu)勢，可以加強人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)管理的實現(xiàn)。
隨著科學(xué)技術(shù)與社會時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的方式也發(fā)生了巨大變化。而對人事檔案管理人員來說，其不再是簡單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又會運用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，我們要不斷地提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責(zé)任心強、作風(fēng)嚴謹?shù)娜藛T。人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學(xué)習(xí)來完善自身的業(yè)務(wù)知識，同時，要加強人事檔案管理工作的服務(wù)意識。
三、結(jié)語。
加強人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強的工作，因此，我們要不斷加強對人事檔案管理工作中遇到的問題進行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。
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隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作的技術(shù)手段也在不斷更新，雖然事業(yè)單位人事的其他各方面工作都已經(jīng)逐漸步入了信息化以及現(xiàn)代化的階段，但是大多數(shù)事業(yè)單位人事的檔案管理工作還是靠手工操作完成的。現(xiàn)代化的技術(shù)手段在檔案管理方面效率很高，而且還能降低檔案管理工作的難度，增強事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，相反，如果事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平低下，工作的難度就是增加。
2.流動人員檔案處理不及時。
在實際管理過程中，有的事業(yè)單位對流動人事管理效率低下，處理不夠及時。比如有的工作人員在由單位人轉(zhuǎn)化為社會人過程中，出現(xiàn)了分過棄檔不用的情況，導(dǎo)致檔案成為死檔，不僅會給當(dāng)事人帶來不利影響，也會給事業(yè)單位人事部門帶來極大的不便，降低人事檔案管理的效率。另外，如果對流動人員檔案處理不及時，也會影響到事業(yè)單位人事工作的正常運行。
要保證事業(yè)單位人事檔案管理工作順利進行，改變事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須要有完善的管理制度來規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，逐步健全事業(yè)單位人事員工的業(yè)務(wù)檔案，提升員工的思想以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有建立完善的事業(yè)單位人事檔案管理制度，才能為人事管理各項工作提供必要的依據(jù)，提高人事管理的效率。
事業(yè)單位人事檔案管理工作主要是對事業(yè)單位人事的檔案材料進行收集和管理，增強檔案管理的實效性和針對性。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該確保有一定的周期性，要定期對工作進行檢查、整改以及自建，并且對檔案管理的日常工作進行質(zhì)量監(jiān)控。對材料信息的管理要統(tǒng)一集中，而且要對收集的檔案材料按類歸檔，提高檔案管理的條理性，避免出現(xiàn)混亂的情況，造成不利影響。人事檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化管理意識，保證檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。同時要不斷積累經(jīng)驗，創(chuàng)新管理方法和手段，做好人事檔案的管理工作。
需要進行歸檔保存的文件，在對其進行管理的過程中，一定要遵循檔案的'自然形成規(guī)律，而且要保證材料之間的聯(lián)系，對檔案進行系統(tǒng)的存儲和利用，發(fā)揮檔案的新功能和新作用。事業(yè)單位人事的檔案一定要盡可能保存原件，并且要統(tǒng)一規(guī)格，妥善保存，不斷完善相應(yīng)的管理制度，避免出現(xiàn)損毀或者丟失的情況，給人事檔案管理帶來各種不便。
隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，而且檔案管理的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化，可以大大的提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，同時還能減輕工作人員的負擔(dān)，提升事業(yè)單位人事管理工作的整體質(zhì)量和效率。為此，人事檔案管理人員要不斷提升自身素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)先進的人事檔案管理方法和思路，最大限度地保護好檔案，為廣大的員工服務(wù)。信息化在很大程度上提高了檔案管理的效率。綜上所述，隨著事業(yè)體制的改革，對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)部門要不斷引進新的人事檔案管理方法和途徑，針對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題制定詳細的應(yīng)對方法，推動事業(yè)部門人事檔案管理工作的良性發(fā)展。
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人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的`有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
1.2現(xiàn)實性。
由于員工仍在工作，其人事檔案成為人事(勞動)部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。
直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
1.3真實性。
這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。
人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.4動態(tài)性。
人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。
因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
1.5流動性。
人事檔案要發(fā)揮應(yīng)用的作用，必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。
1.6機密性。
人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。
即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。
人事檔案的六大性質(zhì)要求檔案管理人員在進行檔案管理時，必須本著認真、負責(zé)、嚴謹?shù)膽B(tài)度并采用科學(xué)的手段，保守檔案機密，維護人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。
因此檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作有著極大的影響。
2檔案管理工作對檔案管理員的要求。
檔案管理人員在工作中，要嚴格遵守材料歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、統(tǒng)計制度和保衛(wèi)保密制度。
歸檔材料時，對材料進行鑒別，保證其真實性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
如有新的檔案材料應(yīng)及時歸檔，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”;出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移情況時，須填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。
收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回，并及時在檔案底賬上注銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無人”;定期對檔案進行檢查核對和統(tǒng)計，確保檔案材料無霉?fàn)€、蟲蛀等損害。
統(tǒng)計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用以及庫房設(shè)備等情況，檢查檔案保管環(huán)境的安全性;檔案應(yīng)由專人保管，庫房、檔案柜保持清潔，不存放無關(guān)物品。
任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
無關(guān)人員不得進入庫房。
2.2具有檔案意識。
檔案意識，是指人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識。
檔案管理人員要有檔案意識，要認識到檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
作為服務(wù)“窗口”，檔案部門及檔案管理人員應(yīng)堅持“以人為本”的服務(wù)理念，提供周到、細致、全面的服務(wù)，積極為利用者解決檔案利用過程中出現(xiàn)的一些難題，滿足使用人、使用部門的利用需求。
由于人事檔案具有記載人生軌跡的真實性和全面性，因此，人事檔案的收集、整理、開發(fā)、利用十分重要。
這就要求檔案管理人員要有較強的責(zé)任心，做到口勤、手勤、腳勤，認真、及時地到各部門、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，并對檔案材料內(nèi)容認真審核之后將材料進行鑒別歸檔。
此外，檔案管理人員還應(yīng)督促職工將相關(guān)材料交給檔案部門。
使人事檔案的收集和歸檔工作做到不丟失、不積壓，客觀地反映事實，保證人事檔案工作制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。
2.3具有一定的信息處理能力。
如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題，計算機替代傳統(tǒng)的手工操作指日可待。
檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。
檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。
這一趨勢要求檔案管理人員要具有一定的學(xué)習(xí)能力，掌握計算機相關(guān)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，以科學(xué)高效的手段進行人事檔案管理，從而提高人事檔案信息資源的開發(fā)和利用程度。
綜上所述，檔案管理人員作為檔案與利用者之間的媒介與紐帶，要具有高度的責(zé)任感、較強的業(yè)務(wù)能力和計算機應(yīng)用能力，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，堅持以人為本的服務(wù)理念，實現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)。
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當(dāng)前，雖然我國的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。
1.2資金投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。
檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。
1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面實施。
由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等不能適應(yīng)新時期檔案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的`進展。
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進入21世紀以來，以計算機和網(wǎng)絡(luò)為載體的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)正以銳不可當(dāng)之勢沖擊目前傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，事業(yè)單位人事檔案管理的方式和方法也面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也使人事檔案管理數(shù)字信息化發(fā)展迎來了前所未有的機遇和春天。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期人事檔案管理工作的需要，也是數(shù)字信息化時代工作的必然要求。
一、檔案管理數(shù)字信息化勢在必行。
(一)傳統(tǒng)的檔案管理越來越不適應(yīng)信息時代化的要求。
人事檔案是傳統(tǒng)的人事工作重要組成部分，目前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，仍以紙質(zhì)介質(zhì)作為唯一保存人事檔案的方式，用計算機來進行輔助傳統(tǒng)檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，由于耗費大量的人力物力，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展和不斷深化的事業(yè)單位體制改革的需求。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口，改革創(chuàng)新人事檔案管理新模式已成當(dāng)務(wù)之急，這是時代發(fā)展潮流的趨勢。并且計算機替代人事檔案管理工作已成必然。
(二)當(dāng)今時代的物資條件和科技為檔案管理數(shù)字信息化提供了載體。
人事檔案實行計算機的管理后，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化專業(yè)設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)資料，并對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)格式并存。數(shù)字檔案更易于長期保存、查詢、修改，提高人事信息管理的利用率及時效性、準(zhǔn)確性，降低了檔案管理的成本。
通過計算機在檔案信息數(shù)據(jù)庫中檢索系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)，根據(jù)指定條件，可快速、便捷提取所需要的數(shù)據(jù)和信息，還可采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，進一步提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。
通過網(wǎng)絡(luò)可以把不屬于保密范圍的檔案信息，進行信息資源的有效共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù);并可以用網(wǎng)絡(luò)化傳遞檔案信息，大大提高檔案的利用效率。
(一)人事檔案管理規(guī)章制度和管理體制建設(shè)滯后，數(shù)字信息化建設(shè)存在制度缺陷。
人事檔案管理規(guī)章制度到目前為止，除了重新修訂的《檔案法》外，僅剩下中組部重新修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》。兩部法律法規(guī)從修訂至今也已經(jīng)過去十余年了，里面的內(nèi)容只字未變，而社會發(fā)展卻是翻天覆地的變化。因受當(dāng)時發(fā)展實際所限，兩部法律法規(guī)對檔案管理信息化不曾提及。當(dāng)前社會的發(fā)展為我們提供了信息化發(fā)展的環(huán)境和物質(zhì)基礎(chǔ)，而我們?yōu)榻窈箝_展建設(shè)人事檔案管理信息化的工作，由于缺乏相關(guān)法律法規(guī)及國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)范為指導(dǎo)，人事檔案管理信息化工作需要相對較長時間的發(fā)展直至成熟完善的過程。
(二)人事檔案管理人才隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)有待提高，觀念封閉。
一是目前從事人事檔案管理的人員，多是身兼數(shù)職，對人事檔案管理工作精力投入也十分有限。且絕大多數(shù)都是“半路出家”，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。加之，人員變動頻繁，新手多、業(yè)務(wù)生;給人事檔案管理工作帶來了困難。
二是檔案管理人員中普遍存在學(xué)歷偏低、年齡偏大，對認識新生事物上普遍偏慢。新知識、新技術(shù)的引用和應(yīng)用，在接受程度上也存在較大的困難。
三是目前人事檔案管理人員有部分是從事人事檔案管理工作多年，且有著豐富工作經(jīng)驗，而他們往往又是檔案管理工作的負責(zé)人或一線工作人員。他們對檔案管理卻還停留在傳統(tǒng)的管理觀念上，較為因循守舊、固步自封，知識更新緩慢;對先進的檔案管理理念的引用和新技術(shù)應(yīng)用缺乏足夠的認識。
(三)建設(shè)資金投入十分有限，推進信息化工作舉步維艱。
如果要進行檔案管理信息化工作，從硬件到軟件，都需要較大投入。絕非添置幾臺計算機、幾部打印機就能完成人事檔案管理信息化的。人事檔案管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，需要專門的建設(shè)資金投入，初期的硬件設(shè)施和專業(yè)化設(shè)備方能達到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時需要完善規(guī)章制度建設(shè)、開發(fā)人事檔案管理信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)能夠勝任此項工作的人員。這些工作的推進都離不開資金的投入，而財政難以劃撥專項資金供基層單位進行此項工作的開展，所需資金也只能由單位自行籌措。在基層單位開展的所有工作中，檔案管理工作多處于從屬地位;這樣的現(xiàn)狀決定了資金投入力度和建設(shè)進度，檔案管理信息化工作的推進也必將是艱難歷程。
(一)完善檔案管理信息化的頂層制度設(shè)計和相應(yīng)法規(guī)建設(shè)。
目前人事檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護，人事檔案管理工作數(shù)字信息化的開展更需要法律法規(guī)的保駕護航。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，才能制定人事檔案管理信息化工作的長遠規(guī)劃，建立起相應(yīng)完整配套的管理制度和操作細則，使人事檔案信息化工作有章可循。同時以此為契機加大檔案管理數(shù)字信息化的宣傳力度，引起各級部門和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，創(chuàng)造一個良好的社會輿論氛圍，為信息化工作的順利展開提供一個有利的大環(huán)境。
(二)學(xué)習(xí)引進當(dāng)今檔案管理的先進理念，穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)素質(zhì)。
盡管先進技術(shù)引用對信息化的構(gòu)建起著非常重要的作用，而人仍舊是決定的首要因素，檔案管理人員素質(zhì)的高低和管理信息化意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵因素。這就需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化、穩(wěn)定的人才隊伍，要讓目前的管理工作人員由兼職向?qū)Ｂ氜D(zhuǎn)變。
隨著信息化的普遍應(yīng)用，這對檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的'要求，要不斷增強數(shù)字信息化的管理意識，培養(yǎng)檔案數(shù)字信息化管理的能力。同時還要加強業(yè)務(wù)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，加強計算機實際操作能力，提高自身綜合素質(zhì)能力;努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
此外，鑒于人事檔案管理工作的特殊性，需要不斷加強對檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使之具有較高的政治思想覺悟、政治敏銳性和良好的職業(yè)道德。
目前的人事檔案管理模式是相對集中管理，基本上由基層單位或上級主管單位管理。管理規(guī)模決定了資金投入的規(guī)模。為基層管理的幾百本人事檔案去配備專職人員和專業(yè)的設(shè)施及裝備等，以建設(shè)檔案管理數(shù)字信息化缺乏可行性。管理人事檔案較之其他工作，不易取得明顯的成績，更不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益;因此不易引起領(lǐng)導(dǎo)重視，故單位難以投入較多資金發(fā)展檔案管理數(shù)字信息化。
改變現(xiàn)有困境首先就要從打破現(xiàn)有管理模式開始，將人事檔案相對集中管理變?yōu)榻^對集中管理，成立專門的人事檔案管理機構(gòu)，積沙成塔，將原先各部門管理幾百本變?yōu)榧泄芾砩先f本甚至上十萬本人事檔案。管理規(guī)模的變大，專職人員、軟硬件設(shè)施等的配備，由原來從屬工作變?yōu)橹饕ぷ骱螅瑒荼貢玫缴霞壗M織部門和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，由此能逐步爭取到相應(yīng)的建設(shè)資金投入。
前期若能靠財政或?qū)ｍ椯Y金投入建成后，后期則可探討按市場經(jīng)濟運行規(guī)律進行部分市場化運作，而非太過于商業(yè)化。因為過分商業(yè)化運作，可能會導(dǎo)致內(nèi)部人員從中販賣人事檔案信息非法獲利或滋生其它非法交易，這樣會直接威脅檔案信息數(shù)據(jù)安全。
如何能讓新的管理模式即能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字信息化工作的需求，又能滿足市場經(jīng)濟的運行規(guī)律，將二者科學(xué)有機的統(tǒng)一起來，還需要廣大有識之士一起去探索。
綜合以上情況，事業(yè)單位人事檔案管理模式數(shù)字信息化的建設(shè)對深化事業(yè)單位體制改革和實現(xiàn)檔案管理社會化服務(wù)有著非常深遠的現(xiàn)實意義。要緊跟時代的潮流積極創(chuàng)造和利用現(xiàn)有條件，盡快對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理模式進行根本的變革，爭取早日將人事檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)進程納入正軌。
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近年來,國內(nèi)許多高校在數(shù)字化校園建設(shè)方面做了各種有益嘗試,其中以“校園一卡通”尤為普遍.“校園一卡通”是“數(shù)字化校園”建設(shè)的切入點,是校園數(shù)字化的重要手段與介質(zhì)之一,是促進高校財務(wù)管理信息化建設(shè),提高財務(wù)管理水平和管理效益的.重要舉措.隨著“一卡通”系統(tǒng)在高校管理中優(yōu)越性的顯現(xiàn),國內(nèi)許多高校都紛紛投資建設(shè).深圳大學(xué)與銀行聯(lián)手,也研制開發(fā)了“校園一卡通”.
作者：劉付婷作者單位：深圳大學(xué)財務(wù)處刊名：職業(yè)時空（上半月版）pku英文刊名：careerhorizon年，卷(期)：20073(10)分類號：g47關(guān)鍵詞：
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建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
摘要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各項制度的完備，事業(yè)單位人事檔案的管理開始備受關(guān)注，為了更好地滿足現(xiàn)代社會人事管理，本文從人事檔案管理基本內(nèi)容出發(fā)，闡述了事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，并從實際出發(fā)，對我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進行了剖析。
人事檔案是圍繞著個人開展的，一個人的基本情況和工作表現(xiàn)等等都會記錄在這個檔案里，包括出身背景、社會關(guān)系、工作表現(xiàn)以及社會獎懲等等。這些檔案是上級組織在選拔、任命時的重要參考依據(jù)。但是我國事業(yè)單位人事檔案管理存在很多問題，比如制度不完善、管理人員素質(zhì)不高、管理信息不普及以及利用率低等等。但是隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人事檔案管理水平提高是一種必然的趨勢。
(1)事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)涵。眾所周知，事業(yè)單位是我國國家機構(gòu)中不可忽視的一部分，發(fā)揮著科學(xué)、教育、社會福利等多方面的社會功能，以服務(wù)為主，因此此項工作直接關(guān)系到國家的發(fā)展，社會的穩(wěn)定以及人民安定的生活。事業(yè)單位人事檔案是由一系列文檔組合而成的，記錄著每個員工的成長階段與經(jīng)歷，社會關(guān)系和所獲榮譽、獎懲，是可以反映一個人思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平的關(guān)鍵憑證。領(lǐng)導(dǎo)可以通過人事檔案對一個人的德、能、勤、績、廉等各方面進行考察，了解他們的錄用、干部任免、崗位調(diào)換等等。因此，人事檔案的管理事關(guān)國家發(fā)展與經(jīng)濟命脈，是推動社會主義事業(yè)的加速器。
(2)做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是事業(yè)單位開展各項工作的基礎(chǔ)性材料，也是維護事業(yè)單位工作人員個人利益的關(guān)鍵憑證。因此，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會各項制度的改革，簡單的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需要，各種工作單位與個人之見的利益糾葛已經(jīng)是必須要解決的問題，檔案管理可以很好地解決由于歷史遺忘帶來的問題，也是法律依據(jù)之一。由于人事檔案記載了一個人的出身、生活經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、工作能力以及社會榮譽的獎懲，而且很多材料都是原始材料，不可復(fù)制的，因此在必要的時候是解決矛盾的重要砝碼。
(1)一些領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作重視不足。對于人事檔案的管理一直存在一定的誤區(qū)，大家都以為這種工作比較瑣碎且沒有技術(shù)含量，不容易獲得成績或者提升的可能。尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，更覺得對于人事檔案的管理，任何人都可以通過抄抄寫寫來完成，只要保證保密性、完整性即可。因此很多人事部門的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會安排一些兼職人員來負責(zé)此項工作。也導(dǎo)致了實際工作中很多應(yīng)付的現(xiàn)象發(fā)生，這些都阻礙了各個事業(yè)單位的進一步發(fā)展和改革，甚至降低了服務(wù)質(zhì)量。
(2)人事檔案管理人員素質(zhì)需提高。檔案管理，大家都知道是一項十分重要而且繁瑣的事情，而且隨時時代的發(fā)展，對這項工作的要求逐漸向著專業(yè)性發(fā)展，工作人員往往需要連續(xù)工作很久，而且不宜頻繁地流動人事?？傊?，沒有一定的物力、財力就不可能保障人事檔案的真實性、及時更新性以及準(zhǔn)確性。因此如果讓人事部門的相關(guān)人員來兼任這項工作，或者是臨時借調(diào)都是很難高效率、高質(zhì)量地完成這項工作的，現(xiàn)實當(dāng)中也出現(xiàn)過很多不能及時歸檔、材料丟失等問題的，以致于造成了很多不能挽回的損失。
(3)人事檔案管理信息化尚未普及。為了適應(yīng)信息化的時代，我國很多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于此系統(tǒng)在設(shè)計的時候定位并不專一，因此在適用的過程當(dāng)中只能記錄員工的一些基本資料，對于員工在工作中的資料或者社會獎懲很難一一記錄，這也就導(dǎo)致了員工檔案材料記錄不全、準(zhǔn)確性等問題。再加上事業(yè)單位人事檔案管理在實際操作中手工的內(nèi)容比較多，紙質(zhì)檔案仍然普遍存在，這是很多資料和檔案不能長期保存的根源所在。因此事業(yè)單位的信息化管理有待進一步加強，這樣才能更好地推動其信息化發(fā)展。
(4)人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料制作不規(guī)范是現(xiàn)實中常見的，主要的表現(xiàn)也不過以下兩大類：第一，人事檔案材料的分類不規(guī)范，比如管理人員確實知道人事檔案需要分類管理方便查詢和更替，但是在實際操作中，分類標(biāo)準(zhǔn)并不好把握，這也就給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便。第二，材料制作過程不嚴謹，很多材料在制作過程當(dāng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是一些默認的規(guī)則。
三、總結(jié)。
綜上，我國目前事業(yè)單位人事檔案管理當(dāng)中的問題還很多，已經(jīng)影響了我國人事檔案管理工作的改革與進一步發(fā)展。因此我國應(yīng)該采取相關(guān)措施進一步完善各項管理制度，重點提升管理人員的素質(zhì)以及事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的重視程度，這樣才能推動我國事業(yè)單位人事檔案管理進一步發(fā)展。加強人事檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)，引進先進的管理設(shè)備和手段，充分利用信息化時代帶來的便利，建設(shè)對社會開放的管理平臺，這樣既可以制約人才流動，也可以解決很多現(xiàn)有的問題。只有這樣，我國事業(yè)單位的人事檔案管理才能再上新臺階，從而為我國社會主義事業(yè)貢獻一份力量。
參考文獻：
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加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，抓好檔案工作，其基礎(chǔ)就是要提升人們對其的認識，從管理和監(jiān)督兩方面入手實施管理。具體來說，檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部要加強宣傳，在資金、技術(shù)、管理等多個方面給予支持，規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，將工作落實到實處。另外，還要提高監(jiān)管力度，定期對人事檔案進行檢查，成立專門的調(diào)研小組，親自指導(dǎo)監(jiān)督，并建立考評機制，采用動態(tài)化的手段實施管理，完善管理效力。
隨著社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化設(shè)備逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)，在事業(yè)單位中采用現(xiàn)代化技術(shù)實施檔案管理就顯得尤為重要。人事檔案被稱為單位的資料庫，是人才信息的.集散地，以往的手動管理和記錄形式，很容易引起資料的丟失，不利于妥善保管。利用信息化設(shè)備對檔案進行管理，有助于提高檔案的科學(xué)性，也更加易于保管，基本不會出現(xiàn)由于人事變動而造成的資料丟失現(xiàn)象，并且計算機技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高檔案數(shù)據(jù)的記錄的正確性，節(jié)約手段記載花費的時間，使工作效率得到提升。
（三）加強培訓(xùn)，提高檔案管理者的素質(zhì)能力。
從根本上而言，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)能力，是檔案管理工作是否科學(xué)合理的關(guān)鍵。人事檔案管理是集政策性和業(yè)務(wù)性于一體的工作，對管理者的素質(zhì)水平具有很高的要求。對此，單位內(nèi)部要做好工作人員的選拔工作，挑選能力強的人員進行工作，定期組織培訓(xùn)，幫助檔案管理者明確管理內(nèi)容，提高管理科學(xué)性，并擴寬他們的知識面，充分調(diào)動他們的工作積極性，提高他們的責(zé)任心，全面提升檔案管理隊伍的綜合能力，為管理工作的有效開展作鋪墊。
二、結(jié)束語。
檔案記載著職工的實際情況，對選拔干部也具有較高的參考價值。對此，我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認識，加強重視，全面了解人事檔案的重要性，從全局角度實施把控，并逐步改進以往工作中存在的弊端，采用科學(xué)的現(xiàn)代化手段實施管理，切實提高管理的有效性，為單位的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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2013年全市農(nóng)機總動力達到1029萬千瓦。農(nóng)機原值64.86億元，大中型號拖拉機2.9萬臺，小型拖拉機107262臺、手扶式3397臺；大中型配套農(nóng)具4.84萬部、小型配套農(nóng)具105188部、機引犁41016臺、旋耕機29017臺、深松機2962臺、機引耙1480臺；聯(lián)合收獲機械16842臺，其中小麥聯(lián)合收割機11442臺，玉米聯(lián)合收割機5400臺；各類播種機49087臺、排灌動力機械2117460千瓦，如此數(shù)量龐大的農(nóng)業(yè)機械分散在我市所轄22個縣及4個市區(qū),僅僅依靠現(xiàn)有農(nóng)機管理人員和力量進行管理,其管理難度也就不言而喻，從另外角度講，在我市實施農(nóng)業(yè)機械信息化管理也就具備了其操作與發(fā)展的充分必要條件了。
二、農(nóng)業(yè)機械管理存在問題。
當(dāng)前,我市農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)雖然取得了一些成績，信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)也有了一定的發(fā)展，但是由于我市的農(nóng)業(yè)機械信息化起步晚，基層信息化網(wǎng)絡(luò)人才缺乏,特別是縣、鄉(xiāng)兩級情況更是嚴重，使得我市農(nóng)業(yè)機械信息化管理工作始終處于起步階段。其表現(xiàn)的突出問題主要有以下幾個方面：
1、政府及相關(guān)部門認識不到位，政策及資金對農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)投入不足，使得農(nóng)業(yè)機械信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)發(fā)展緩慢，始終不能跟上信息化發(fā)展速度,制約了農(nóng)業(yè)機械信息化的發(fā)展。
2、信息網(wǎng)絡(luò)管理隊伍不穩(wěn)定，人員素質(zhì)參差不齊。2004《道交法》實施之后，業(yè)務(wù)量急劇下降，以前靠“收費養(yǎng)人”的方式，不能維持現(xiàn)有的'機構(gòu)運行，特別是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)更是出現(xiàn)線斷網(wǎng)破的情況，工資得不到保障，部分年輕技術(shù)人員改行，造成人員流失嚴重。再加上我市農(nóng)機監(jiān)理隊伍人員長期沒有新鮮“血液”補充，年齡偏高,知識層次較低，根本不能滿足當(dāng)前農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展需要。
3、信息化服務(wù)水平低，缺乏研究開拓農(nóng)機化。
信息服務(wù)市場，許多信息資源沒有得到充分的開發(fā)和利用，一方面農(nóng)民機手需要的信息不能及時地發(fā)布到農(nóng)民手中，使得農(nóng)民盲目投資或重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費。另一方面很多科學(xué)、先進的生產(chǎn)信息、生產(chǎn)技術(shù)，在資料庫中沉睡，得不到有效地利用，從而不能更有效地轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，給農(nóng)民帶來經(jīng)濟效益，如果能夠進行信息化管理，將使這種情況得到有效改善。
農(nóng)業(yè)機械信息化建設(shè)是一個全方位綜合服務(wù)和運用平臺，其主要涵蓋以下幾方面內(nèi)容。
1、站建設(shè)。
2、農(nóng)業(yè)機械信息化管理，其主要包括以下兩方面內(nèi)容。
（1）監(jiān)理業(yè)務(wù)內(nèi)部信息化管理，主要包括業(yè)務(wù)報送，業(yè)務(wù)審批、數(shù)據(jù)審核、農(nóng)業(yè)機械駕駛員、駕駛證打印等工作。充分利用好現(xiàn)代通訊技術(shù)和手段，實現(xiàn)真正意義的“無紙化辦公”從而能夠達到橫向通連、縱向貫通，從而提高農(nóng)業(yè)機械審批辦公效率，達到方便機手的目的。
（2）農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理包括農(nóng)業(yè)機械檔案信息化管理、駕駛員檔案信息化管理兩個方面。檔案信息化管理可以促進農(nóng)機安全監(jiān)理工作信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高農(nóng)機安全監(jiān)理機構(gòu)信息化管理水平。采用傳統(tǒng)檔案管理方式雖然制式統(tǒng)一，但是報表填制不能統(tǒng)一規(guī)范，而且數(shù)據(jù)量大、查找費時、費力、勞動強度大。如果采用信息化處理，能夠使其生產(chǎn)效率提高數(shù)倍，節(jié)省人力資源，能夠有效解決機手查詢駕駛違章等信息，達到提示其安全駕駛操作的目的。從而提高工作效率。
安全宣傳教育是農(nóng)業(yè)機械信息化管理的重要內(nèi)容。依托互聯(lián)網(wǎng)和三大電信運營商平臺,采用多元化信息管理,將傳統(tǒng)媒體與現(xiàn)代媒體有機結(jié)合起來,采用現(xiàn)代化的管理手段,能夠準(zhǔn)確、快捷、高效地進行安全宣傳，提醒機手違規(guī)操作和違章行為的經(jīng)濟成本和違法成本，將農(nóng)業(yè)機械事故消滅在萌芽狀態(tài)，挽回不必要的經(jīng)濟損失，從而提高經(jīng)濟效益?？傊?，要做好農(nóng)業(yè)機械信息化管理工作，一定要力求“創(chuàng)新”，要充分利用好信息化管理系統(tǒng)高速快捷的特點，使得信息價值得以充分利用，并及時有效地傳遞到農(nóng)機用戶和生產(chǎn)經(jīng)營者手中，才能發(fā)揮其實效性，讓農(nóng)機用戶和生產(chǎn)經(jīng)營者從中得到實惠，使農(nóng)民增產(chǎn)增收。
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摘要：醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)是非常重要和必要的，這里分析了新時期醫(yī)保檔案信息化管理工作有效開展的策略，對于實現(xiàn)醫(yī)保檔案的信息化管理，推動醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展具有積極的作用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)保；檔案管理；信息化；建設(shè)。
隨著我國醫(yī)保體系和相應(yīng)法律制度和政策的完善發(fā)展，對醫(yī)保檔案管理工作質(zhì)量和效率要求更高了。醫(yī)保檔案能夠完整地記錄相關(guān)參保人員的醫(yī)保信息，能夠清楚地反映出醫(yī)保基金的主要流向，因此，醫(yī)保檔案管理能夠為醫(yī)保研究和醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供寶貴的信息資料依據(jù)，加強醫(yī)保檔案管理是很重要的。
1.推動檔案管理工作的規(guī)范化和高效發(fā)展。
在傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫(yī)保檔案管理手段不能滿足現(xiàn)實的需要?，F(xiàn)在，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時代，如果加強醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管了的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進行相關(guān)大數(shù)據(jù)的錄入就可以實現(xiàn)檔案信息資料的共享，可以對檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據(jù)需要自動進行檔案庫信息建設(shè)，并統(tǒng)計制作成各類數(shù)據(jù)報表，還可以在檔案信息系統(tǒng)中進行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節(jié)約時間，提高檔案管理工作的效率。
2.提升檔案管理水平。
醫(yī)保檔案實現(xiàn)信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來，能夠有時間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，手動方式管理，管理人員每天的主要工作是進行目錄的編寫整理，進行檔案信息的整理、保管。管理人員沒有時間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫(yī)保檔案的有效開發(fā)，不利用實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的價值。而實現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富，研究工作做的更為扎實，這對于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進征繳擴面工作的發(fā)展，有效地進行基金安全保護，以及完善醫(yī)保制度具有積極的作用，對于凸顯檔案管理的價值具有積極的促進作用。3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策工作醫(yī)保檔案管理人員通過對業(yè)務(wù)檔案的分類編碼，通過整理，可以為各級領(lǐng)導(dǎo)者進行醫(yī)保政策的制定，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供重要的數(shù)據(jù)信息知識。檔案管理實現(xiàn)信息化后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以通過計算機手段，在第一時間內(nèi)就能快捷準(zhǔn)確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據(jù)。同時，醫(yī)保機構(gòu)通過信息化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫(yī)保的歷史資產(chǎn)，能夠為群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足群眾參保的需求。
1.強化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。
要有效推進醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，就必須要強化檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作。要能夠成立專門的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，對檔案管理信息化建設(shè)工作進行領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要作為檔案管理信息化建設(shè)的主要負責(zé)人，能夠負責(zé)檔案管理信息化建設(shè)的總體工作規(guī)劃，要設(shè)置專門的副職對檔案管理的信息化建設(shè)工作進行分管，配置專職人員進行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項規(guī)章制度，對相關(guān)信息根據(jù)制度要求進行及時、準(zhǔn)確、完整、齊全的歸檔處理，要通過加強管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)工作的有效落實，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費的落實，要加強信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設(shè)，加強設(shè)備的投入建設(shè)，這樣，才能有效推進檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
2.強化檔案管理先進的辦公意識。
醫(yī)保檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)是信息時代對檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學(xué)習(xí)的方向。當(dāng)前，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，而傳統(tǒng)的手動檔案管理方式已經(jīng)嚴重落后于形勢發(fā)展的需要，造成醫(yī)保管理效率不高，醫(yī)保檔案管理的價值很難得到發(fā)揮。在這種形勢下，迫切需要做好醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)工作，要做好這項工作，必須要引入現(xiàn)代化的辦公手段，引入先進的辦公意識。作為醫(yī)保管理人員，要具有先進的辦公管理意識，要積極引入現(xiàn)代化辦公手段提升醫(yī)保檔案管理的重要性。在醫(yī)保檔案管理工作中，要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)設(shè)備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò)數(shù)段進行檔案的管理。以這種方式替代傳統(tǒng)的手動操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，通過網(wǎng)絡(luò)手段開展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統(tǒng)計等工作，能夠在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)辦公的自動化，這樣，才能真正的提升醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理。
實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的的信息化建設(shè)，必須要嚴格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行信息化建設(shè)，要實現(xiàn)檔案管理的制度化建設(shè)，完善規(guī)范相關(guān)程序，使醫(yī)保檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。要做好這個工作，首先，需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。要在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系的指導(dǎo)下進行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進，要保障醫(yī)保檔案資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的相互兼容，實現(xiàn)醫(yī)保檔案資料的資源共享，為檔案數(shù)字化信息化的規(guī)范管理提供支持。另外，還需要積極落實對相關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并進行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過這個工作，建立高效的醫(yī)保檔案的信息化管理系統(tǒng)。需要注意的是，在進行相關(guān)數(shù)字信息轉(zhuǎn)化過程中，要保障醫(yī)保檔案自己的連續(xù)性和完善性，只有這樣，才能保障對醫(yī)保檔案的有效管理。規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過制度管理保障醫(yī)保檔案管理信息化的規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。
4.加強醫(yī)保檔案管理隊伍建設(shè)。
目前，我國醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)保工作產(chǎn)生了大量文書，財會和計算機光盤，u盤等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個有機的系統(tǒng)，對這些檔案信息進行有效管理，必須要具有較強的專業(yè)素養(yǎng)的人才才能完成。因此，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的、具有專業(yè)水平的醫(yī)保檔案管理隊伍是推進醫(yī)保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。醫(yī)保部門要認識到信息化醫(yī)保檔案管理對人才要求標(biāo)準(zhǔn)更高了，要積極加強相關(guān)方面的人才培養(yǎng)，能夠定期組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過再培訓(xùn)的方式提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)檔案管理人員也需要具有學(xué)習(xí)意識和創(chuàng)新意識，要不斷拓展自己的知識面，尤其是要提高自己的信息技術(shù)水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的需要，管理人員才能勝任工作，不被時代所淘汰?？傊谛畔⒒h(huán)境下，醫(yī)保檔案管理工也需要實現(xiàn)管理模式和手段的突破創(chuàng)新，要能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，與時俱進，實現(xiàn)檔案的信息化管理。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，要支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，為這項工作提供必要的人力支持和資金支持。要通過推進醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，更好地為醫(yī)療保險事業(yè)提供服務(wù)與支持，促進我國醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展。
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檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設(shè)方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確；完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個方面闡述了筆者的建議。
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電力建設(shè)項目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設(shè)過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。
（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設(shè)項目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設(shè)項目檔案管理工作中引進信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。
（二）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。
（一）重視程度不夠。對電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設(shè)項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。
（二）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程，理論無法變成現(xiàn)實，電力建設(shè)項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實現(xiàn)質(zhì)的突破。
（一）加強對檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實促進電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)進程。隨著經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術(shù)的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項目檔案管理的.必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項目檔案管理工作中。
（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來采購檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計算機；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因為電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術(shù)人才來幫助企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)。
（三）加強檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。
（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項目檔案管理各個崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機制，對電力建設(shè)項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴重疏漏，應(yīng)該嚴格追究相關(guān)人員的責(zé)任。
四、結(jié)束語。
在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設(shè)已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設(shè)項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。
新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
隨著市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展。為了有效促進事業(yè)單位檔案管理的利用效率，事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變思路，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設(shè)，進而推動事業(yè)單位整體發(fā)展。本文會重點分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，提出相關(guān)的解決措施，希望能夠促進事業(yè)單位工作效率的提升。
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了機遇也帶來了挑戰(zhàn)。檔案是事業(yè)單位的寶貴資源，它涵蓋了大量的信息，包括單位員工的身份背景、工作流程的詳細記錄，以及事業(yè)單位的發(fā)展歷程、單位建設(shè)等重要信息，由此可見檔案管理在事業(yè)單位的整個管理發(fā)展過程中都發(fā)揮著關(guān)鍵作用。因此要加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，為事業(yè)單位提供更加真實、可靠的數(shù)據(jù)。一方面加強檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，還能夠?qū)崿F(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，滿足事業(yè)單位基本的工作需求。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)能夠為各部門工作人員提供最為真實、有效的數(shù)據(jù)，使檔案資料得到最充分地發(fā)揮，提高檔案資源的利用效率。
（一）檔案管理人員的綜合能力有待加強。要實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)必要有具備信息化建設(shè)的專業(yè)人才。但在實際的檔案管理工作中，從事檔案管理工作的人員很多是從一線崗位退下來的老干部，他們雖然具有很高的職業(yè)素養(yǎng)和思想道德文化意識，但是由于對檔案管理專業(yè)理論和實踐知識不是很了解，導(dǎo)致在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)手忙腳亂的現(xiàn)象。另外，由于他們對現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不夠熟練，所以在運用計算機的過程中總是出現(xiàn)這樣或那樣的問題，不能夠利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行檔案管理工作，對于檔案資料的收集和整理過程還只是采用最原始的方法，既浪費了大量的時間，也浪費了檔案工作人員大量的精力。
（二）檔案管理信息化制度不夠完善。由于事業(yè)單位的檔案管理工作一直采用的是原始的管理方法，因此，在進行檔案管理信息化建設(shè)后，很多的制度沒有建立和完善，影響了檔案管理工作的進行。檔案管理工作者在進行信息化管理時沒有任何的參照物，只是按照原來的制度進行管理，當(dāng)然會出現(xiàn)很多的問題，導(dǎo)致很多的檔案資源沒有得到充分地利用，檔案資料的價值也沒有得到充分地發(fā)揮，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的進行。
（一）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從以下幾個方面做起：首先要具備檔案管理的專業(yè)理論和實踐知識，這樣才能在檔案管理工作中做到游刃有余。其次要強化檔案管理人員的信息化意識，加強計算機專業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們掌握最基本的計算機操作能力，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利實現(xiàn)。最后，檔案管理人員還要具備較高的思想道德意識和職業(yè)道德觀念，這樣他們才能夠全身心地投入到檔案管理信息化建設(shè)的大潮中，促進事業(yè)單位的良性發(fā)展。
（二）建立健全的檔案管理機制。信息時代的檔案管理工作不同于傳統(tǒng)的檔案管理，需要一套更加科學(xué)完善的制度作為保障。首先，要建立完善的檔案管理制度，包括對原有紙質(zhì)檔案資源的保管以及對硬盤、磁盤等檔案信息載體的保管，做好防潮、防火、防磁工作。其次，定期對檔案進行備份，防止由于介質(zhì)損壞或計算機故障造成的檔案損壞或丟失。另外，要完善檔案管理信息化使用制度，在查閱和使用檔案時要嚴格按照相關(guān)制度來進行，必須做好相關(guān)的審批登記工作，保障檔案的完整性和安全性。
（三）加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)。為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須要利用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案數(shù)字化建設(shè)，將大量的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式，這樣不僅方便了檔案人員的管理，同時還使檔案資料更易于保存，提升了事業(yè)單位檔案資源的利用率。
（四）建立檔案管理信息化網(wǎng)站。為了提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，檔案管理人員可以通過網(wǎng)站的建設(shè)，給檔案使用人員提供方便。這是當(dāng)前一種非常有效的檔案管理方法，這種方法能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的快速流轉(zhuǎn)和高效傳遞。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立，適應(yīng)了當(dāng)前信息化發(fā)展的潮流，提高了資源的使用效率，促進了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
四、結(jié)語。
綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展，為了適應(yīng)社會發(fā)展的新形勢，事業(yè)單位必須要加強檔案管理信息化建設(shè)，提高事業(yè)單位檔案資源的利用效率，為實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
【參考文獻】。
新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
論文摘要：緊密結(jié)合供電企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀，從人事檔案管理存在的問題出發(fā)，闡述了人事檔案動態(tài)管理的重要性，并從人力資源管理角度出發(fā)全方位分析了人事檔案動態(tài)管理的要素和流程，希望能為相關(guān)領(lǐng)域指引新的方向。
人事檔案關(guān)系職工的切身利益，供電企業(yè)作為世界五百強的國企也不例外。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，特別是我國社會主義市場體制的不斷完善和人事制度改革的進一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，亟待加以解決。隨著人力資源集約化管理的要求，供電企業(yè)加強了人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)的建設(shè)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作跟現(xiàn)代企業(yè)管理有一定脫節(jié)，尤其是在動態(tài)管理方面，建立現(xiàn)代企業(yè)人事檔案的管理模式勢在必行。
1.人事檔案的分類變化。
供電企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)軌時期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢?，F(xiàn)人事檔案管理依照中組部制定的《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案兩類管理，沿襲的是身份管理。現(xiàn)狀是供電企業(yè)已從身份管理改為崗位管理，即管理崗位和非管理崗位。國家也沒有針對企業(yè)出臺完善的人事檔案管理辦法，現(xiàn)有的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的形勢，存在脫節(jié)現(xiàn)象。
2.人事檔案材料尺寸標(biāo)準(zhǔn)變化。
《干部人事檔案管理辦法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，人事檔案材料大尺寸都采用十六開的規(guī)格。隨著社會的進步，公文的尺寸都有了很大的改變，一般的文件、申報材料等都改用了a4的尺寸。如供電企業(yè)現(xiàn)有職稱評審表、勞動合同書、原始學(xué)歷材料等。人事檔案管理辦法卻沒有進行相應(yīng)的修訂，造成材料處理上很多不必要的麻煩。既損壞了材料的原始完整性，又大大增加了人事檔案整理的工作量。
3.人事檔案材料審核標(biāo)準(zhǔn)變化。
傳統(tǒng)的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)鑒于多年沒有調(diào)整，有些標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)跟不上新的時代要求。如后續(xù)函授教育方面，現(xiàn)大多數(shù)學(xué)校報名均采用網(wǎng)絡(luò)報名的方式，在學(xué)籍檔案材料中不存放考生報名登記表，同以往的人工報名方式有較大區(qū)別。隨著學(xué)習(xí)形式的多樣化，學(xué)籍材料也隨之有了變化，如網(wǎng)絡(luò)教育、自學(xué)考試等，而一味的套用原有的人事檔案審核標(biāo)準(zhǔn)顯然已經(jīng)不能適應(yīng)要求。
隨著科技的進步，供電企業(yè)現(xiàn)在各項管理均利用計算機手段管理復(fù)雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)，系統(tǒng)中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質(zhì)檔案并不完全相符的問題，如紙質(zhì)檔案有材料而erp系統(tǒng)沒有維護到位、erp系統(tǒng)有信息而人事檔案紙質(zhì)材料短缺等現(xiàn)象，動態(tài)管理工作水平有待于進一步提高。
5.員工對人事檔案認識程度變化。
以前，供電企業(yè)員工的離退休管理由電力系統(tǒng)辦理，從實際工作情況出發(fā)可以認定員工的某些事實情況，一定程度上較為忽略員工人事檔案的完整性。自從供電企業(yè)納入社會養(yǎng)老保險統(tǒng)籌之后，離退休人員的審批由地方養(yǎng)老保險中心辦理，所有的信息要依據(jù)人事檔案進行確認。人事檔案的規(guī)范與否直接影響到員工養(yǎng)老金的待遇高低，其重要性越來越凸顯。雖然近年來員工對人事檔案的重視程度有了較大的提高，但有很多員工依舊沒有擺脫以往的觀念，認為人事檔案沒有什么用處，抱著僥幸的態(tài)度，心存靠企業(yè)吃企業(yè)的思想，沒有真正認識到人事檔案的重要性。
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檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)，是當(dāng)前檔案管理工作中的一項基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的`保障性工作。
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設(shè)，必須領(lǐng)導(dǎo)在思想上要提高檔案信息化建設(shè)的重要意義，將檔案信息化建設(shè)作為重要的工作任務(wù)來抓。為了推進檔案管理信息化建設(shè)，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復(fù)印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設(shè)備、服務(wù)器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設(shè)備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設(shè)所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾怼?BR> 傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力。
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術(shù)性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學(xué)歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理建設(shè)的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設(shè)需要從業(yè)人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應(yīng)用能力培訓(xùn)，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機的復(fù)合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設(shè)對人員的需要。
四、加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，落實檔案信息。
公開檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化管理建設(shè)工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程在線檔案服務(wù)和信息公開。當(dāng)前，一些組織、單位雖然建設(shè)了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務(wù)功能無人應(yīng)答回復(fù)，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網(wǎng)站建設(shè)，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務(wù)意識，實現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用。
檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確。
電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。
七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè),開拓檔案工作的新局面。
數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
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新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
摘要：
人事檔案管理是指依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等我國現(xiàn)行有效的法律法規(guī)，對相關(guān)人員的個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等基本情況的記錄、和整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的人事活動。人事檔案中主要，包括人員的教育經(jīng)歷文憑學(xué)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、工作經(jīng)歷、工作業(yè)績、工資待遇、個人簡歷獎勵處罰等最原始的管理依據(jù)材料。人事檔案是人員的主要人才信息的重要的載體，是人員信息的重要來源，也是人才的主要信息源，也是人事、組織、勞資等部門培養(yǎng)、選拔、任用人員的重要參考知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好并利用好人員的人事檔案，對人才資源相關(guān)人員個體和用人單位而言，都有著非常重要的意義。開發(fā)起著重要作用。文章主要針對就人力資源和社會保障局在關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題進行思考分析，并給出了相應(yīng)的對策提出相應(yīng)的解決方案和建議。
關(guān)鍵詞：
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1.人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎(chǔ)工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設(shè)，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調(diào)入，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術(shù)，而年輕人員雖懂得信息技術(shù)，但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、原則和流程等卻懂得不多，復(fù)合型人才少，導(dǎo)致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上發(fā)展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多單位在建設(shè)檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。如計算機等設(shè)備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現(xiàn)各種紕漏，可能出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被病毒攻擊等問題。
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案信息化管理后，可以依據(jù)信息化技術(shù)對人事檔案進行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實現(xiàn)對人事檔案的實時化和網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤，又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護。傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實行信息化管理后，檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。
3.促進單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù)，在進行工資調(diào)整和計算工齡時提供準(zhǔn)確、有效的證明材料等。
1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進單位管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上，要加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件和軟件設(shè)施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障，使人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強信息化培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現(xiàn)職人員的培訓(xùn)，分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓(xùn)，開展多種形式的技術(shù)交流，并大膽啟用現(xiàn)有技術(shù)骨干，給他們壓擔(dān)子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
4.加強人事檔案信息資源建設(shè)和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是建立人事電子檔案，在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計算機及時進行更新，實現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化，達到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準(zhǔn)確無誤的工作標(biāo)準(zhǔn)，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務(wù)。
5.建立健全人事檔案信息化管理制度，使人事檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理。任何一項工作的持續(xù)開展，都離不開制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一方式，易使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。因而在信息化建設(shè)的過程中必須結(jié)合單位人事檔案信息化管理的'實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，確保人事檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)順暢，更具實效和活力。
6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案信息化管理有效運行。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，積極預(yù)防電腦病毒和計算機的故障對檔案信息安全和保密帶來的威脅。要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學(xué)、規(guī)范、嚴密的制度來確保檔案信息化管理安全可靠運行。
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結(jié)合供電企業(yè)管理現(xiàn)狀，在國家規(guī)范的職工人事檔案標(biāo)準(zhǔn)沒有出臺以前，筆者認為可以有兩種分類辦法。一是供電企業(yè)可以將科級干部人事檔案按照中組部頒發(fā)的《干部人事檔案管理辦法》規(guī)范，歸為領(lǐng)導(dǎo)干部（科級及以上）類、一般員工類。二是分為三類，即領(lǐng)導(dǎo)干部類、一般管理崗位類、非管理崗位類。領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理嚴格遵守《干部人事檔案管理辦法》執(zhí)行，其他人員人事檔案管理參照執(zhí)行。
2.規(guī)范人事檔案入檔材料的尺寸。
從最大程度上保存人事檔案原始材料、目前公文及材料的尺寸、原有人事檔案材料等因素出發(fā)，筆者建議人事檔案材料的處理可以分為兩種情況處理：按照舊標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)整理和規(guī)范的人事檔案可以按照以往的尺寸要求（十六開）進行處理材料，新建人事檔案可以按照a4尺寸進行整理和規(guī)范。
供電企業(yè)目前人資管理一般采用人力資源管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)均采集了人員的基礎(chǔ)信息，要做到紙質(zhì)檔案同電子檔案同步管理，必須從完善人力資源制度和流程管理出發(fā)，處理好人事檔案管理各個環(huán)節(jié)的關(guān)系，加強過程管理。
（1）完善制度建設(shè)和流程管理。供電企業(yè)人力資源管理一般分為干部管理、職稱管理、合同管理、人事檔案管理、薪酬管理、統(tǒng)計管理等多個崗位，人資管控系統(tǒng)和erp系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息基本涉及全部崗位。紙質(zhì)檔案和電子信息要做到完全一致，必須建立完善的制度和流程，明確各個環(huán)節(jié)各個崗位的職責(zé)。人事檔案管理崗位同其余每個崗位都聯(lián)系緊密不可分割，從中起到紐帶的作用，否則實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案同步動態(tài)管理將會成為空談。如干部管理崗位在干部調(diào)整后要及時維護信息，規(guī)定在一定時間內(nèi)必須將相應(yīng)的干部任命審批表及考察報告等材料遞交人事檔案管理崗位。職稱管理崗位在職稱評審結(jié)束后要及時維護信息，同時將相應(yīng)的職稱評審材料遞交人事檔案管理崗位。勞動合同管理崗位在勞動合同簽訂后要及時維護信息，同時將相應(yīng)的勞動合同書遞交人事檔案管理崗位等。
（2）收集紙質(zhì)檔案和erp系統(tǒng)信息維護互為促進。及時收集材料是使檔案內(nèi)容常新的必要手段，erp系統(tǒng)信息及時維護是保證基礎(chǔ)信息分析質(zhì)量的關(guān)鍵。人事檔案材料的形成來源，可以是一級組織，一個部門或者一個人。收集鑒別就是去蕪存真，保證材料完整性、真實性的重要過程。將兩個環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，收集紙質(zhì)檔案材料的同時確認erp系統(tǒng)是否維護信息，確保不出現(xiàn)有材料系統(tǒng)沒有維護的現(xiàn)象。erp系統(tǒng)維護信息的同時要依據(jù)材料準(zhǔn)確維護，嚴禁空穴來風(fēng)，發(fā)生沒有紙質(zhì)材料卻有電子信息的情況。兩者相互制約，相互促進，才能真正實現(xiàn)同步。
（3）人事檔案管理環(huán)節(jié)和erp信息系統(tǒng)緊密聯(lián)系。人事檔案整理同erp信息核查聯(lián)系。整理歸檔是材料有規(guī)律結(jié)合轉(zhuǎn)化為檔案的過程。對收集鑒別后的材料和檔案，按統(tǒng)一規(guī)格要求和方法步驟進行加工整理，按標(biāo)準(zhǔn)進行分類。這不僅是每本檔案內(nèi)容完整、條理化的過程，也是每一類檔案實用、系統(tǒng)化的過程，同時是對erp系統(tǒng)信息的再一次核查過程，為人事檔案的動態(tài)管理和信息系統(tǒng)的及時更新奠定基礎(chǔ)。
人事檔案利用同erp系統(tǒng)人員變化聯(lián)系。人事檔案在規(guī)范管理的基礎(chǔ)上要能及時準(zhǔn)確地提供利用，避免利用工作中檔案的損壞與流失，隨時保持檔案管理與erp信息系統(tǒng)人數(shù)相一致。隨著企業(yè)人員的配置流動及自然增減（死亡、退休等）要及時轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)移檔案。包括做好轉(zhuǎn)遞原因的登記與保管，如：新分配人員的名冊表、調(diào)動人員的調(diào)令等；還要包括健全的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，如：轉(zhuǎn)遞證明、回執(zhí)簽字、審核登記、死亡與解除檔案的登記等，確保轉(zhuǎn)遞檔案的安全與到位。確保做到有人就有檔，erp系統(tǒng)信息有據(jù)可查。
人事檔案規(guī)章制度同erp系統(tǒng)管理制度聯(lián)系。人事檔案管理要進一步健全包括查閱、借閱、收集、鑒別、校對、利用、轉(zhuǎn)遞、保管、保密等一系列管理規(guī)章制度。制定人事檔案各項規(guī)章制度時要同erp系統(tǒng)管理制度緊密結(jié)合，用制度認真規(guī)范人事檔案和erp系統(tǒng)信息維護管理環(huán)節(jié)的工作，保證落實與實施更加科學(xué)的管理。
4.加強人事檔案重要性的宣傳。
針對員工對人事檔案重視程度不夠的問題，供電企業(yè)要結(jié)合工作中出現(xiàn)的形形色色的問題，及時同員工進行溝通，廣泛宣傳人事檔案和員工自身切身利益的關(guān)系。必要時可以結(jié)合一些個例，舉辦講座或培訓(xùn)班，逐步擴大宣傳面，使員工從自身的角度注重起人事檔案建設(shè)的重要性，讓員工樹立只有人事檔案有材料不算有，只有erp系統(tǒng)有也不算有的觀念，調(diào)動起員工監(jiān)督積極性，促進人事檔案和erp系統(tǒng)同步規(guī)范。
人事檔案的動態(tài)細化管理是一個結(jié)構(gòu)龐大，運作細致的系統(tǒng)工程，隨著供電企業(yè)人力資源集約化管理越來越高的要求，動態(tài)管理重要性日益凸顯。越是加強基礎(chǔ)管理工作，這種管理的回報就越大。人事檔案管理同erp系統(tǒng)管理做到同步，充分發(fā)揮檔案信息的資源優(yōu)勢，恰似給傳統(tǒng)的人力資源管理插上了翅膀，為飛速提高人力資源工作管理水平奠定堅實的基礎(chǔ)，為企業(yè)人力資源的開發(fā)與管理發(fā)揮積極作用。
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在當(dāng)前我國社會經(jīng)濟不斷快速發(fā)展的背景下，我國城市軌道交通在建設(shè)和發(fā)展過程中正處于鼎盛時期。通過對相關(guān)數(shù)據(jù)進行調(diào)查分析之后可以看出，一直到年底的時候，我國大陸地區(qū)總共有7個軌道交通運營城市。以重慶市為例，根據(jù)新一輪《重慶市城市快速軌道交通線網(wǎng)規(guī)劃》，重慶市在具體規(guī)劃過程中，與自己的實際情況進行結(jié)合之后，規(guī)劃和建設(shè)23條軌道交通線路，線網(wǎng)的整個總里程達到了1070km。在這種狀態(tài)下，重慶市軌道交通工程將會逐漸形成大量的竣工檔案，這些檔案的內(nèi)容和準(zhǔn)確性對城市軌道交通建設(shè)工程而言，具有非常重要的影響和作用。
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檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要內(nèi)容和形式，也是順應(yīng)時代發(fā)展的一種現(xiàn)代化管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理工作由于文本資料整理復(fù)雜，受到年限、環(huán)境等影響，容易造成丟失，嚴重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設(shè)，能夠及時加強檔案信息資源的歸檔整理，便于進行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術(shù)等方面的制約，檔案信息化建設(shè)在推進過程中整體進度較慢，效果也差強人意，需要引起高度重視。加強新形勢下檔案信息化建設(shè)和檔案管理思考研究，對不斷提升檔案管理質(zhì)量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動意義。
檔案信息化建設(shè)，是指對檔案資源進行信息化管理和利用的一種新方式。檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容較多，主要分為檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)三個方面的`內(nèi)容。檔案資源建設(shè)，主要是對檔案信息整理歸檔形式和內(nèi)容等做出的要求。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要是開展檔案信息化軟件和硬件設(shè)施配置，從而更好地提高檔案信息資源開發(fā)利用效率，實現(xiàn)高度共享。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要是對檔案信息化建設(shè)提出的一些具體要求和規(guī)范，從而更好的便于電子檔案規(guī)范化管理。
1、對檔案信息化建設(shè)重要性認識不到位，缺乏科學(xué)全面的認知。檔案信息化建設(shè)，是對傳統(tǒng)檔案管理方式的一種創(chuàng)新，是新形勢下順應(yīng)時代發(fā)展的一項重要應(yīng)用技術(shù)，長期受到思維、環(huán)境等影響，檔案管理人員對信息化建設(shè)重要程度認識不到位，對信息化建設(shè)基本認識缺乏全面的了解，沒有認識到開展檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，從而影響了檔案信息化工作的有序開展。
2、對檔案信息化建設(shè)資源利用方面存在錯誤的認識。檔案信息化建設(shè)最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規(guī)范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規(guī)范性，更好地幫助應(yīng)用。但是目前在檔案信息化建設(shè)方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應(yīng)用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)意義。
為了進一步提高檔案信息化建設(shè)水平，更好地發(fā)揮好檔案應(yīng)有的價值，建議從以下幾個方面進行積極探索：
1、加強檔案電子資料管理。在對基礎(chǔ)文本資料進行整理的基礎(chǔ)上，要提高對電子文件管理重要性認識，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件，對檔案文件進行電子化管理，運用電子文件的形式進行存儲，分類整理，從而便于集中管理和應(yīng)用。在具體開展過程中，要建立專門的服務(wù)管理部門開展檔案信息化建設(shè)，加強技術(shù)資源配置，同時要加強對電子文件處理管理，對電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統(tǒng)一的規(guī)范，在保存方面要結(jié)合不同的檔案資料的重要程度設(shè)置具體的權(quán)限和保存周期，對于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情形。
2、加強網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)。要建立相關(guān)的檔案網(wǎng)站，發(fā)揮好網(wǎng)站平臺的優(yōu)勢，設(shè)置內(nèi)部服務(wù)系統(tǒng)和公眾服務(wù)平臺，加強后臺建設(shè)和管理，從而確保檔案信息化建設(shè)運轉(zhuǎn)正常，同時，不斷加強新設(shè)備的引進和硬件設(shè)施配置，定期進行升級維護等，從而確保網(wǎng)絡(luò)檔案實現(xiàn)快速傳輸、交換、應(yīng)用和共享，提高網(wǎng)絡(luò)檔案科學(xué)化、安全化管理水平。
3、加強培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。要積極選拔優(yōu)秀的專業(yè)人員從事檔案管理工作，同時要加強專業(yè)技能培訓(xùn)，對專業(yè)基礎(chǔ)知識、業(yè)務(wù)素質(zhì)、計算機網(wǎng)絡(luò)知識、軟件知識和職業(yè)道德等方面的知識進行全面培訓(xùn)，嚴格執(zhí)行職業(yè)上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質(zhì)和服務(wù)水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設(shè)工作，提高檔案利用效能。總之，檔案信息化建設(shè)涉及到多個方面，需要結(jié)合檔案管理工作具體要求，在做好基礎(chǔ)規(guī)范工作的前提下進行科學(xué)規(guī)劃、有序推進、嚴格監(jiān)督，才能更好地提高檔案信息化建設(shè)成效，進而有效發(fā)揮檔案資源的價值，更好地推動經(jīng)濟社會不斷向前發(fā)展。
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摘要：近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進步，人們對人事檔案管理工作新的認識，人事檔案管理的重要性也越來越被人們重視。在目前，人事檔案管理工作中還存在諸多不足，急需改進。本文就人事檔案管理中存在的不足進行分析，并就這些問題提出了一些自己的看法。
近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認為人事檔案管理工作難以獲取利益，認為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)的這種不重視，導(dǎo)致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務(wù)。
2.檔案管理方式過于單一。
目前，我國企事業(yè)單位和機關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。
目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當(dāng)前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，導(dǎo)致人事檔案的管理不能很好地對人才進行全方面、深度的考核。
隨著社會與知識經(jīng)濟的不斷進步，各行各業(yè)都在不斷地進行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。然而，目前，多數(shù)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上難以配合迅速發(fā)展的技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴重阻礙檔案管理的創(chuàng)新與變革。
在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強對人事檔案管理的認識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認識與重視。在單位中，管理層人員要加強對人事檔案管理重要性的認識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
要加強對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應(yīng)。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學(xué)價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實性、可靠性，進而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。
3.提高檔案管理信息化水平。
由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源,從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時俱進，將先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)無紙化檔案，使人事檔案的`紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，提高相關(guān)人事部門閱覽檔案的便利性，提高管理效率。在人事檔案管理中，要加強計算機在人事檔案管理過程中的運用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)在各個行業(yè)中的運用越來越普及，利用計算機自身的優(yōu)勢，可以加強人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)管理的實現(xiàn)。
隨著科學(xué)技術(shù)與社會時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的方式也發(fā)生了巨大變化。而對人事檔案管理人員來說，其不再是簡單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又會運用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，我們要不斷地提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責(zé)任心強、作風(fēng)嚴謹?shù)娜藛T。人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學(xué)習(xí)來完善自身的業(yè)務(wù)知識，同時，要加強人事檔案管理工作的服務(wù)意識。
三、結(jié)語。
加強人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強的工作，因此，我們要不斷加強對人事檔案管理工作中遇到的問題進行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。
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隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作的技術(shù)手段也在不斷更新，雖然事業(yè)單位人事的其他各方面工作都已經(jīng)逐漸步入了信息化以及現(xiàn)代化的階段，但是大多數(shù)事業(yè)單位人事的檔案管理工作還是靠手工操作完成的。現(xiàn)代化的技術(shù)手段在檔案管理方面效率很高，而且還能降低檔案管理工作的難度，增強事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，相反，如果事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平低下，工作的難度就是增加。
2.流動人員檔案處理不及時。
在實際管理過程中，有的事業(yè)單位對流動人事管理效率低下，處理不夠及時。比如有的工作人員在由單位人轉(zhuǎn)化為社會人過程中，出現(xiàn)了分過棄檔不用的情況，導(dǎo)致檔案成為死檔，不僅會給當(dāng)事人帶來不利影響，也會給事業(yè)單位人事部門帶來極大的不便，降低人事檔案管理的效率。另外，如果對流動人員檔案處理不及時，也會影響到事業(yè)單位人事工作的正常運行。
要保證事業(yè)單位人事檔案管理工作順利進行，改變事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須要有完善的管理制度來規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，逐步健全事業(yè)單位人事員工的業(yè)務(wù)檔案，提升員工的思想以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有建立完善的事業(yè)單位人事檔案管理制度，才能為人事管理各項工作提供必要的依據(jù)，提高人事管理的效率。
事業(yè)單位人事檔案管理工作主要是對事業(yè)單位人事的檔案材料進行收集和管理，增強檔案管理的實效性和針對性。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該確保有一定的周期性，要定期對工作進行檢查、整改以及自建，并且對檔案管理的日常工作進行質(zhì)量監(jiān)控。對材料信息的管理要統(tǒng)一集中，而且要對收集的檔案材料按類歸檔，提高檔案管理的條理性，避免出現(xiàn)混亂的情況，造成不利影響。人事檔案管理人員要樹立現(xiàn)代化管理意識，保證檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。同時要不斷積累經(jīng)驗，創(chuàng)新管理方法和手段，做好人事檔案的管理工作。
需要進行歸檔保存的文件，在對其進行管理的過程中，一定要遵循檔案的'自然形成規(guī)律，而且要保證材料之間的聯(lián)系，對檔案進行系統(tǒng)的存儲和利用，發(fā)揮檔案的新功能和新作用。事業(yè)單位人事的檔案一定要盡可能保存原件，并且要統(tǒng)一規(guī)格，妥善保存，不斷完善相應(yīng)的管理制度，避免出現(xiàn)損毀或者丟失的情況，給人事檔案管理帶來各種不便。
隨著信息化的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然的趨勢，而且檔案管理的電子化以及網(wǎng)絡(luò)化，可以大大的提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，同時還能減輕工作人員的負擔(dān)，提升事業(yè)單位人事管理工作的整體質(zhì)量和效率。為此，人事檔案管理人員要不斷提升自身素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)先進的人事檔案管理方法和思路，最大限度地保護好檔案，為廣大的員工服務(wù)。信息化在很大程度上提高了檔案管理的效率。綜上所述，隨著事業(yè)體制的改革，對當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)部門要不斷引進新的人事檔案管理方法和途徑，針對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題制定詳細的應(yīng)對方法，推動事業(yè)部門人事檔案管理工作的良性發(fā)展。
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人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考評)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的`有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容，是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。
1.2現(xiàn)實性。
由于員工仍在工作，其人事檔案成為人事(勞動)部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。
直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
1.3真實性。
這是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。
人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1.4動態(tài)性。
人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。
因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。
1.5流動性。
人事檔案要發(fā)揮應(yīng)用的作用，必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。
1.6機密性。
人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。
即使是處于檔案管理機構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。
人事檔案的六大性質(zhì)要求檔案管理人員在進行檔案管理時，必須本著認真、負責(zé)、嚴謹?shù)膽B(tài)度并采用科學(xué)的手段，保守檔案機密，維護人事檔案材料的完整，以便檔案材料的高效利用。
因此檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作有著極大的影響。
2檔案管理工作對檔案管理員的要求。
檔案管理人員在工作中，要嚴格遵守材料歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、統(tǒng)計制度和保衛(wèi)保密制度。
歸檔材料時，對材料進行鑒別，保證其真實性，將符合歸檔要求的材料按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
如有新的檔案材料應(yīng)及時歸檔，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”;出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移情況時，須填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》，密封包裝檔案資料，通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。
收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回，并及時在檔案底賬上注銷，做到“檔隨人走”，避免“有檔無人”;定期對檔案進行檢查核對和統(tǒng)計，確保檔案材料無霉?fàn)€、蟲蛀等損害。
統(tǒng)計人事檔案材料收集補充、整理、保管、利用以及庫房設(shè)備等情況，檢查檔案保管環(huán)境的安全性;檔案應(yīng)由專人保管，庫房、檔案柜保持清潔，不存放無關(guān)物品。
任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
無關(guān)人員不得進入庫房。
2.2具有檔案意識。
檔案意識，是指人們對檔案的性質(zhì)和價值的認識，對檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認識。
檔案管理人員要有檔案意識，要認識到檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務(wù)的一項業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
作為服務(wù)“窗口”，檔案部門及檔案管理人員應(yīng)堅持“以人為本”的服務(wù)理念，提供周到、細致、全面的服務(wù)，積極為利用者解決檔案利用過程中出現(xiàn)的一些難題，滿足使用人、使用部門的利用需求。
由于人事檔案具有記載人生軌跡的真實性和全面性，因此，人事檔案的收集、整理、開發(fā)、利用十分重要。
這就要求檔案管理人員要有較強的責(zé)任心，做到口勤、手勤、腳勤，認真、及時地到各部門、科室收集應(yīng)該歸檔的檔案材料，并對檔案材料內(nèi)容認真審核之后將材料進行鑒別歸檔。
此外，檔案管理人員還應(yīng)督促職工將相關(guān)材料交給檔案部門。
使人事檔案的收集和歸檔工作做到不丟失、不積壓，客觀地反映事實，保證人事檔案工作制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。
2.3具有一定的信息處理能力。
如何利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要議題，計算機替代傳統(tǒng)的手工操作指日可待。
檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質(zhì)檔案，而是大量的電子文件。
檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等繁瑣低效的工作，而是負責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化，通過專用網(wǎng)絡(luò)向社會傳播，使檔案成為重要的信息資源。
這一趨勢要求檔案管理人員要具有一定的學(xué)習(xí)能力，掌握計算機相關(guān)知識，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，以科學(xué)高效的手段進行人事檔案管理，從而提高人事檔案信息資源的開發(fā)和利用程度。
綜上所述，檔案管理人員作為檔案與利用者之間的媒介與紐帶，要具有高度的責(zé)任感、較強的業(yè)務(wù)能力和計算機應(yīng)用能力，愛崗敬業(yè)，勤勤懇懇，不計名利，堅持以人為本的服務(wù)理念，實現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)。
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當(dāng)前，雖然我國的檔案信息化建設(shè)工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。
1.2資金投入不足,基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。
檔案信息化建設(shè)必須以高性能的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設(shè)的資金投入，相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設(shè)。
1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低。
檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行是信息化建設(shè)的保證，但就目前而言，我國各地、各系統(tǒng)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式尚未建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范性有待提高，檔案信息資源建設(shè)落后，無法全面實施。
由于缺乏一支綜合素質(zhì)高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設(shè)。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質(zhì)偏低，其技術(shù)能力、管理經(jīng)驗等不能適應(yīng)新時期檔案信息化建設(shè)的需求，同時由于人員的穩(wěn)定性不足，阻礙檔案信息化建設(shè)工作的`進展。
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進入21世紀以來，以計算機和網(wǎng)絡(luò)為載體的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)正以銳不可當(dāng)之勢沖擊目前傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，事業(yè)單位人事檔案管理的方式和方法也面臨著越來越嚴峻的挑戰(zhàn)。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也使人事檔案管理數(shù)字信息化發(fā)展迎來了前所未有的機遇和春天。用現(xiàn)代化的手段做好新時期的工作，這既是新時期人事檔案管理工作的需要，也是數(shù)字信息化時代工作的必然要求。
一、檔案管理數(shù)字信息化勢在必行。
(一)傳統(tǒng)的檔案管理越來越不適應(yīng)信息時代化的要求。
人事檔案是傳統(tǒng)的人事工作重要組成部分，目前在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，仍以紙質(zhì)介質(zhì)作為唯一保存人事檔案的方式，用計算機來進行輔助傳統(tǒng)檔案管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，由于耗費大量的人力物力，已不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展和不斷深化的事業(yè)單位體制改革的需求。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口，改革創(chuàng)新人事檔案管理新模式已成當(dāng)務(wù)之急，這是時代發(fā)展潮流的趨勢。并且計算機替代人事檔案管理工作已成必然。
(二)當(dāng)今時代的物資條件和科技為檔案管理數(shù)字信息化提供了載體。
人事檔案實行計算機的管理后，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化專業(yè)設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成電子數(shù)據(jù)資料，并對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)數(shù)據(jù)與電子數(shù)據(jù)格式并存。數(shù)字檔案更易于長期保存、查詢、修改，提高人事信息管理的利用率及時效性、準(zhǔn)確性，降低了檔案管理的成本。
通過計算機在檔案信息數(shù)據(jù)庫中檢索系統(tǒng)中存在的數(shù)據(jù)，根據(jù)指定條件，可快速、便捷提取所需要的數(shù)據(jù)和信息，還可采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，進一步提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量。
通過網(wǎng)絡(luò)可以把不屬于保密范圍的檔案信息，進行信息資源的有效共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù);并可以用網(wǎng)絡(luò)化傳遞檔案信息，大大提高檔案的利用效率。
(一)人事檔案管理規(guī)章制度和管理體制建設(shè)滯后，數(shù)字信息化建設(shè)存在制度缺陷。
人事檔案管理規(guī)章制度到目前為止，除了重新修訂的《檔案法》外，僅剩下中組部重新修訂頒發(fā)的《干部檔案工作條例》。兩部法律法規(guī)從修訂至今也已經(jīng)過去十余年了，里面的內(nèi)容只字未變，而社會發(fā)展卻是翻天覆地的變化。因受當(dāng)時發(fā)展實際所限，兩部法律法規(guī)對檔案管理信息化不曾提及。當(dāng)前社會的發(fā)展為我們提供了信息化發(fā)展的環(huán)境和物質(zhì)基礎(chǔ)，而我們?yōu)榻窈箝_展建設(shè)人事檔案管理信息化的工作，由于缺乏相關(guān)法律法規(guī)及國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)規(guī)范為指導(dǎo)，人事檔案管理信息化工作需要相對較長時間的發(fā)展直至成熟完善的過程。
(二)人事檔案管理人才隊伍不穩(wěn)定，專業(yè)素質(zhì)有待提高，觀念封閉。
一是目前從事人事檔案管理的人員，多是身兼數(shù)職，對人事檔案管理工作精力投入也十分有限。且絕大多數(shù)都是“半路出家”，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。加之，人員變動頻繁，新手多、業(yè)務(wù)生;給人事檔案管理工作帶來了困難。
二是檔案管理人員中普遍存在學(xué)歷偏低、年齡偏大，對認識新生事物上普遍偏慢。新知識、新技術(shù)的引用和應(yīng)用，在接受程度上也存在較大的困難。
三是目前人事檔案管理人員有部分是從事人事檔案管理工作多年，且有著豐富工作經(jīng)驗，而他們往往又是檔案管理工作的負責(zé)人或一線工作人員。他們對檔案管理卻還停留在傳統(tǒng)的管理觀念上，較為因循守舊、固步自封，知識更新緩慢;對先進的檔案管理理念的引用和新技術(shù)應(yīng)用缺乏足夠的認識。
(三)建設(shè)資金投入十分有限，推進信息化工作舉步維艱。
如果要進行檔案管理信息化工作，從硬件到軟件，都需要較大投入。絕非添置幾臺計算機、幾部打印機就能完成人事檔案管理信息化的。人事檔案管理信息化是一個系統(tǒng)的工程，需要專門的建設(shè)資金投入，初期的硬件設(shè)施和專業(yè)化設(shè)備方能達到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。同時需要完善規(guī)章制度建設(shè)、開發(fā)人事檔案管理信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)能夠勝任此項工作的人員。這些工作的推進都離不開資金的投入，而財政難以劃撥專項資金供基層單位進行此項工作的開展，所需資金也只能由單位自行籌措。在基層單位開展的所有工作中，檔案管理工作多處于從屬地位;這樣的現(xiàn)狀決定了資金投入力度和建設(shè)進度，檔案管理信息化工作的推進也必將是艱難歷程。
(一)完善檔案管理信息化的頂層制度設(shè)計和相應(yīng)法規(guī)建設(shè)。
目前人事檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護，人事檔案管理工作數(shù)字信息化的開展更需要法律法規(guī)的保駕護航。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，才能制定人事檔案管理信息化工作的長遠規(guī)劃，建立起相應(yīng)完整配套的管理制度和操作細則，使人事檔案信息化工作有章可循。同時以此為契機加大檔案管理數(shù)字信息化的宣傳力度，引起各級部門和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，創(chuàng)造一個良好的社會輿論氛圍，為信息化工作的順利展開提供一個有利的大環(huán)境。
(二)學(xué)習(xí)引進當(dāng)今檔案管理的先進理念，穩(wěn)定檔案管理人才隊伍，提高專業(yè)素質(zhì)。
盡管先進技術(shù)引用對信息化的構(gòu)建起著非常重要的作用，而人仍舊是決定的首要因素，檔案管理人員素質(zhì)的高低和管理信息化意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵因素。這就需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、專業(yè)化、穩(wěn)定的人才隊伍，要讓目前的管理工作人員由兼職向?qū)Ｂ氜D(zhuǎn)變。
隨著信息化的普遍應(yīng)用，這對檔案管理人員在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的'要求，要不斷增強數(shù)字信息化的管理意識，培養(yǎng)檔案數(shù)字信息化管理的能力。同時還要加強業(yè)務(wù)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，加強計算機實際操作能力，提高自身綜合素質(zhì)能力;努力成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
此外，鑒于人事檔案管理工作的特殊性，需要不斷加強對檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使之具有較高的政治思想覺悟、政治敏銳性和良好的職業(yè)道德。
目前的人事檔案管理模式是相對集中管理，基本上由基層單位或上級主管單位管理。管理規(guī)模決定了資金投入的規(guī)模。為基層管理的幾百本人事檔案去配備專職人員和專業(yè)的設(shè)施及裝備等，以建設(shè)檔案管理數(shù)字信息化缺乏可行性。管理人事檔案較之其他工作，不易取得明顯的成績，更不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益;因此不易引起領(lǐng)導(dǎo)重視，故單位難以投入較多資金發(fā)展檔案管理數(shù)字信息化。
改變現(xiàn)有困境首先就要從打破現(xiàn)有管理模式開始，將人事檔案相對集中管理變?yōu)榻^對集中管理，成立專門的人事檔案管理機構(gòu)，積沙成塔，將原先各部門管理幾百本變?yōu)榧泄芾砩先f本甚至上十萬本人事檔案。管理規(guī)模的變大，專職人員、軟硬件設(shè)施等的配備，由原來從屬工作變?yōu)橹饕ぷ骱螅瑒荼貢玫缴霞壗M織部門和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，由此能逐步爭取到相應(yīng)的建設(shè)資金投入。
前期若能靠財政或?qū)ｍ椯Y金投入建成后，后期則可探討按市場經(jīng)濟運行規(guī)律進行部分市場化運作，而非太過于商業(yè)化。因為過分商業(yè)化運作，可能會導(dǎo)致內(nèi)部人員從中販賣人事檔案信息非法獲利或滋生其它非法交易，這樣會直接威脅檔案信息數(shù)據(jù)安全。
如何能讓新的管理模式即能適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字信息化工作的需求，又能滿足市場經(jīng)濟的運行規(guī)律，將二者科學(xué)有機的統(tǒng)一起來，還需要廣大有識之士一起去探索。
綜合以上情況，事業(yè)單位人事檔案管理模式數(shù)字信息化的建設(shè)對深化事業(yè)單位體制改革和實現(xiàn)檔案管理社會化服務(wù)有著非常深遠的現(xiàn)實意義。要緊跟時代的潮流積極創(chuàng)造和利用現(xiàn)有條件，盡快對現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理模式進行根本的變革，爭取早日將人事檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)進程納入正軌。
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近年來,國內(nèi)許多高校在數(shù)字化校園建設(shè)方面做了各種有益嘗試,其中以“校園一卡通”尤為普遍.“校園一卡通”是“數(shù)字化校園”建設(shè)的切入點,是校園數(shù)字化的重要手段與介質(zhì)之一,是促進高校財務(wù)管理信息化建設(shè),提高財務(wù)管理水平和管理效益的.重要舉措.隨著“一卡通”系統(tǒng)在高校管理中優(yōu)越性的顯現(xiàn),國內(nèi)許多高校都紛紛投資建設(shè).深圳大學(xué)與銀行聯(lián)手,也研制開發(fā)了“校園一卡通”.
作者：劉付婷作者單位：深圳大學(xué)財務(wù)處刊名：職業(yè)時空（上半月版）pku英文刊名：careerhorizon年，卷(期)：20073(10)分類號：g47關(guān)鍵詞：
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建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
摘要：隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，各項制度的完備，事業(yè)單位人事檔案的管理開始備受關(guān)注，為了更好地滿足現(xiàn)代社會人事管理，本文從人事檔案管理基本內(nèi)容出發(fā)，闡述了事業(yè)單位人事檔案管理的重要意義，并從實際出發(fā)，對我國事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題進行了剖析。
人事檔案是圍繞著個人開展的，一個人的基本情況和工作表現(xiàn)等等都會記錄在這個檔案里，包括出身背景、社會關(guān)系、工作表現(xiàn)以及社會獎懲等等。這些檔案是上級組織在選拔、任命時的重要參考依據(jù)。但是我國事業(yè)單位人事檔案管理存在很多問題，比如制度不完善、管理人員素質(zhì)不高、管理信息不普及以及利用率低等等。但是隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人事檔案管理水平提高是一種必然的趨勢。
(1)事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)涵。眾所周知，事業(yè)單位是我國國家機構(gòu)中不可忽視的一部分，發(fā)揮著科學(xué)、教育、社會福利等多方面的社會功能，以服務(wù)為主，因此此項工作直接關(guān)系到國家的發(fā)展，社會的穩(wěn)定以及人民安定的生活。事業(yè)單位人事檔案是由一系列文檔組合而成的，記錄著每個員工的成長階段與經(jīng)歷，社會關(guān)系和所獲榮譽、獎懲，是可以反映一個人思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力水平的關(guān)鍵憑證。領(lǐng)導(dǎo)可以通過人事檔案對一個人的德、能、勤、績、廉等各方面進行考察，了解他們的錄用、干部任免、崗位調(diào)換等等。因此，人事檔案的管理事關(guān)國家發(fā)展與經(jīng)濟命脈，是推動社會主義事業(yè)的加速器。
(2)做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案是事業(yè)單位開展各項工作的基礎(chǔ)性材料，也是維護事業(yè)單位工作人員個人利益的關(guān)鍵憑證。因此，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會各項制度的改革，簡單的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會的需要，各種工作單位與個人之見的利益糾葛已經(jīng)是必須要解決的問題，檔案管理可以很好地解決由于歷史遺忘帶來的問題，也是法律依據(jù)之一。由于人事檔案記載了一個人的出身、生活經(jīng)歷、學(xué)習(xí)狀況、工作能力以及社會榮譽的獎懲，而且很多材料都是原始材料，不可復(fù)制的，因此在必要的時候是解決矛盾的重要砝碼。
(1)一些領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作重視不足。對于人事檔案的管理一直存在一定的誤區(qū)，大家都以為這種工作比較瑣碎且沒有技術(shù)含量，不容易獲得成績或者提升的可能。尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，更覺得對于人事檔案的管理，任何人都可以通過抄抄寫寫來完成，只要保證保密性、完整性即可。因此很多人事部門的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常會安排一些兼職人員來負責(zé)此項工作。也導(dǎo)致了實際工作中很多應(yīng)付的現(xiàn)象發(fā)生，這些都阻礙了各個事業(yè)單位的進一步發(fā)展和改革，甚至降低了服務(wù)質(zhì)量。
(2)人事檔案管理人員素質(zhì)需提高。檔案管理，大家都知道是一項十分重要而且繁瑣的事情，而且隨時時代的發(fā)展，對這項工作的要求逐漸向著專業(yè)性發(fā)展，工作人員往往需要連續(xù)工作很久，而且不宜頻繁地流動人事?？傊?，沒有一定的物力、財力就不可能保障人事檔案的真實性、及時更新性以及準(zhǔn)確性。因此如果讓人事部門的相關(guān)人員來兼任這項工作，或者是臨時借調(diào)都是很難高效率、高質(zhì)量地完成這項工作的，現(xiàn)實當(dāng)中也出現(xiàn)過很多不能及時歸檔、材料丟失等問題的，以致于造成了很多不能挽回的損失。
(3)人事檔案管理信息化尚未普及。為了適應(yīng)信息化的時代，我國很多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”，但是由于此系統(tǒng)在設(shè)計的時候定位并不專一，因此在適用的過程當(dāng)中只能記錄員工的一些基本資料，對于員工在工作中的資料或者社會獎懲很難一一記錄，這也就導(dǎo)致了員工檔案材料記錄不全、準(zhǔn)確性等問題。再加上事業(yè)單位人事檔案管理在實際操作中手工的內(nèi)容比較多，紙質(zhì)檔案仍然普遍存在，這是很多資料和檔案不能長期保存的根源所在。因此事業(yè)單位的信息化管理有待進一步加強，這樣才能更好地推動其信息化發(fā)展。
(4)人事檔案材料制作不規(guī)范。人事檔案材料制作不規(guī)范是現(xiàn)實中常見的，主要的表現(xiàn)也不過以下兩大類：第一，人事檔案材料的分類不規(guī)范，比如管理人員確實知道人事檔案需要分類管理方便查詢和更替，但是在實際操作中，分類標(biāo)準(zhǔn)并不好把握，這也就給人事檔案的查閱和利用帶來了很大的不便。第二，材料制作過程不嚴謹，很多材料在制作過程當(dāng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，都是一些默認的規(guī)則。
三、總結(jié)。
綜上，我國目前事業(yè)單位人事檔案管理當(dāng)中的問題還很多，已經(jīng)影響了我國人事檔案管理工作的改革與進一步發(fā)展。因此我國應(yīng)該采取相關(guān)措施進一步完善各項管理制度，重點提升管理人員的素質(zhì)以及事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的重視程度，這樣才能推動我國事業(yè)單位人事檔案管理進一步發(fā)展。加強人事檔案管理隊伍的素質(zhì)建設(shè)，引進先進的管理設(shè)備和手段，充分利用信息化時代帶來的便利，建設(shè)對社會開放的管理平臺，這樣既可以制約人才流動，也可以解決很多現(xiàn)有的問題。只有這樣，我國事業(yè)單位的人事檔案管理才能再上新臺階，從而為我國社會主義事業(yè)貢獻一份力量。
參考文獻：
[3]張榮華.事業(yè)單位人事檔案管理制度與管理水平關(guān)系的分析[j].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，，9(18)：56～58.
新形勢下單位人事檔案信息化管理淺談?wù)撐钠?/strong>
加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，抓好檔案工作，其基礎(chǔ)就是要提升人們對其的認識，從管理和監(jiān)督兩方面入手實施管理。具體來說，檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)干部要加強宣傳，在資金、技術(shù)、管理等多個方面給予支持，規(guī)范檔案管理的內(nèi)容，將工作落實到實處。另外，還要提高監(jiān)管力度，定期對人事檔案進行檢查，成立專門的調(diào)研小組，親自指導(dǎo)監(jiān)督，并建立考評機制，采用動態(tài)化的手段實施管理，完善管理效力。
隨著社會科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化設(shè)備逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)，在事業(yè)單位中采用現(xiàn)代化技術(shù)實施檔案管理就顯得尤為重要。人事檔案被稱為單位的資料庫，是人才信息的.集散地，以往的手動管理和記錄形式，很容易引起資料的丟失，不利于妥善保管。利用信息化設(shè)備對檔案進行管理，有助于提高檔案的科學(xué)性，也更加易于保管，基本不會出現(xiàn)由于人事變動而造成的資料丟失現(xiàn)象，并且計算機技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高檔案數(shù)據(jù)的記錄的正確性，節(jié)約手段記載花費的時間，使工作效率得到提升。
（三）加強培訓(xùn)，提高檔案管理者的素質(zhì)能力。
從根本上而言，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)能力，是檔案管理工作是否科學(xué)合理的關(guān)鍵。人事檔案管理是集政策性和業(yè)務(wù)性于一體的工作，對管理者的素質(zhì)水平具有很高的要求。對此，單位內(nèi)部要做好工作人員的選拔工作，挑選能力強的人員進行工作，定期組織培訓(xùn)，幫助檔案管理者明確管理內(nèi)容，提高管理科學(xué)性，并擴寬他們的知識面，充分調(diào)動他們的工作積極性，提高他們的責(zé)任心，全面提升檔案管理隊伍的綜合能力，為管理工作的有效開展作鋪墊。
二、結(jié)束語。
檔案記載著職工的實際情況，對選拔干部也具有較高的參考價值。對此，我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認識，加強重視，全面了解人事檔案的重要性，從全局角度實施把控，并逐步改進以往工作中存在的弊端，采用科學(xué)的現(xiàn)代化手段實施管理，切實提高管理的有效性，為單位的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。