第12章 ビジネス電話と伝言
ここで取り上げるのはビジネス電話の基本型です。ここでは取引先から會(huì)社にかかってきた電話の応対を、受話器を取り上げたときから受話器を置くまで、會(huì)話の流れに沿って取り上げていきますが、ビジネス電話の応対はそのまま覚えてしまうのが一番の早道です。また、ビジネスでの伝言は日常會(huì)話での伝言の仕方と少し違うので注意しましょう。
１、 最初の応対
（１） 基本型
李 ?。氦悉ぁⅰ稹穑ㄉ缑─扦?。
取引先：○○社の△△（名前）と申します。いつもお世話になっております。営業(yè)課長(zhǎng)の木村様をお願(yuàn)いしたいのですが。
李 ：△△様でございますね。ただ今代わりますので、少々お待ちください。
（２） 午前中にかかってきた電話
李 ?。氦悉瑜Δ搐钉い蓼?。○○（社名）です。
取引先：あのう、申し訳ございませんが、営業(yè)第一課の李様をお願(yuàn)いしたいのですが。
李 ：李は私ですが、失禮ですが、どちら様でございましょうか。
取引先：申し遅れまして、私、○○社の△△（名前）と申します。
（３） 電話を取るのが遅れたとき
李 ：待たせいたしました?！稹穑ㄉ缑─扦?。
取引先：お忙しいところを申し訳ございませんが、私、○○社の△△（名前）と申します。営業(yè)部長(zhǎng)の佐藤様をお願(yuàn)いしたいのですが。
李 ：申し訳ございません。佐藤はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。
（４） 他部署あての電話を受けたとき
李 ?。氦悉ぁⅰ稹穑ㄉ缑─扦?。いつもお世話になっています。
取引先：私、○○社の△△（名前）と申します。人事課の藤井様をお願(yuàn)いしたいのですが。
李 ?。荷辘吩Uございません。こちらは営業(yè)課ですので、人事課の方にお回しいたします。そのままお待ちください。
取引先：お願(yuàn)いいたします。
・・・（電話を取り次ぐ）・・・
藤井?。氦娫挻铯辘蓼筏俊Ｈ耸虏郡翁倬扦工?、・・・
（５） 擔(dān)當(dāng)外の電話を受けたとき
李 ?。骸稹穑ㄉ缑─扦埂?BR> 客Ａ?。氦ⅳ韦Α⑾热?、そちらで買ったパソコンの調(diào)子がどうもよくないんですが、それでお電話を。
李 ?。氦嗓Δ馍辘吩Uございません。ただ今、擔(dān)當(dāng)の者と代わりますので、少々お待ちください。
客Ａ?。氦铯辘蓼筏?。
・・・（電話を取り次ぐ）・・・
擔(dān)當(dāng)者：お待たせいたしまして、申し訳ございません。擔(dān)當(dāng)の山田と申しますが・・・。
（６） 電話の聲が聞き取りにくいとき
李 ：はい、○○です。
取引先：○○社の△△と申しますが、・・・□□△△××・・・。
李 ：あのう、申し訳ございません。少しお電話が遠(yuǎn)いようなのですが、・・・。
取引先：あっ、申し訳ありません。
・・・（大きい聲で）・・・
私、○○社の△△と申します。
常套表現(xiàn)と解説
・ はい、○○（社名）です。
おはようございます?！稹穑ㄉ缑─扦?。
待たせいたしました?！稹穑ㄉ缑─扦?。
・ 私、○○社の△△（名前）と申します。××課の△△様をお願(yuàn)いしたいのですが
私、○○社の△△（名前）と申します?！痢琳nの△△さんをお願(yuàn)いします
・ 失禮ですが、どちら様でしょうか
少しお電話が遠(yuǎn)いようなのですが
・ △△様でございますね。ただ今代わりますので、少々お待ちください
△△はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。
こちらは営業(yè)課ですので、××課の方にお回しいたします
ただ今、擔(dān)當(dāng)の者と代わりますので、少々お待ちください
これらはビジネス電話の定型ですから、そのままケース毎に覚えて使ってください。なお、電話を掛けた側(cè)が先に社名と氏名を名乗るのが禮儀ですが、うっかり言い忘れる場(chǎng)合もあるでしょう。そんなときは、「申し遅れました。私は～」と非禮を詫びるようにしましょう。また、相手の聲が小さかったり、電話の騒音がひどくてして、電話がよく聞き取れないときは、「申し訳ございません。少しお電話が遠(yuǎn)いようなのですが、・・・」が定型です。あくまで電話の狀態(tài)がよくないことを伝えればよく、これで十分意味は伝わりますから、「もう少し大きい聲で話してください」などの言葉は使わないようにします。
２、 本人が出られないとき
（１） 本人が不在のとき
李 ?。赫\(chéng)に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。
取引先：ええ、ちょっとご相談したいことがございまして。
李 ?。氦ⅳ韦?、木村でしたら、間もなく戻ると思いますので、後ほどお電話いただけないでしょうか。
取引先：では、10分後ぐらいにもう一度お電話さし上げます。
李 ：はい、木村にもそう伝えておきます。
（２） 本人が接客中のとき
李 ：誠(chéng)に申し訳ございません。木村はただ接客中でございまして、ちょっと席が外せないのですが、・・・。
取引先：そうですか。
李 ?。氦ⅳ韦?、もう一度お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか。
取引先：では、一時(shí)間後にもう一度お電話さし上げますので、そう木村様にお伝えいただけませんか。
李 ?。捍_かに承りました。
（３） 本人が外出しているとき
李 ?。赫\(chéng)に申し訳ございません。木村はただ今外出しておりまして。
取引先：そうですか。困りましたねえ。
李 ?。氦猡贰ⅳ瞍分Гà胜堡欷?、私が代わってお話をお伺いしましょうか。
取引先：では、○○社の△△が契約の件で、至急お目にかかってお話ししたいことがあるとお伝えいただけませんか。
李 ?。氦筏长蓼辘蓼筏?。木村が戻りましたら、さよう伝えておきます。
（４） 本人が電話中のとき
李 ：申し訳ございません。佐藤はただ今電話中ですので、このまましばらくお待ちいただけますか。
取引先：はい。
・・・（佐藤部長(zhǎng)の電話が長(zhǎng)引いているのを見(jiàn)て）・・・
李 ?。赫\(chéng)に申し訳ございません。佐藤の電話はどうも長(zhǎng)引きそうですので、こちらからおかけ直しいたしましょうか。
取引先：では、そうお願(yuàn)いいたします。
李 ?。骸鳌鳂敜韦娫挿?hào)をお教えいただけますか。
取引先：はい、03-××××-××××です。
李 ：もう一度確認(rèn)させていただきます。03-××××-××××でよろしいでしょうか。
取引先：はい。
李 ：では、ただ今の電話が終わり次第、折り返し△△様の方へ電話させます。
常套表現(xiàn)と解説<br>
・ 申し訳ございません?！鳌鳏悉郡澜瘛⑾蛲猡筏皮辘蓼?BR> 申し訳ございません?！鳌鳏悉郡澜瘛⑼獬訾筏皮辘蓼?BR> 申し訳ございません?！鳌鳏悉郡澜?、出張中でございます
申し訳ございません?！鳌鳏悉郡澜?、（電話・接客・會(huì)議…）中でございまして、何か急用でございましょうか
・ 折り返しお電話するように伝えておきましょうか
こちらからおかけ直しいたしましょうか
△△でしたら間もなく戻ると思いますので、後ほどお電話いただけないでしょうか
もう一度、お電話をおかけ直しいただくわけにはいかないでしょうか
もし、お差し支えがなければ、私が代わってお話をお伺いしましょうか
・ かしこまりました
確かに承りました
これらも本人が不在、または他の用件で電話口に出られないときのビジネス電話の定型ですから、そのままケース毎に覚えて使ってください。なお、本人がすぐ戻ってくることがわかっているときは「△△でしたら間もなく戻ると思いますので」と一言添えてあげるのが親切です。このケースでは相手からの伝言を受けることも多くなりますから、それを次の項(xiàng)で取り上げます。
３、 ビジネスの伝言
（１）伝言の仕方と受け方
＜短い伝言の場(chǎng)合＞
李 ?。赫\(chéng)に申し訳ございません。木村はただ今席を外しておりますが、何かお急ぎのご用でしょうか。
取引先：では、木村様がお戻りになられましたらお電話をいただきたいと、お伝えいただけませんか。
李 ?。氦筏长蓼辘蓼筏俊￥猡σ欢?、ご連絡(luò)先を確認(rèn)させていただきます?！稹鹕绀巍鳌鳂敜扦瑜恧筏い扦工汀?BR> 取引先：ええ、けっこうです。
李 ?。氦悉?、確かにその旨伝えておきます。私、営業(yè)一課の李と申します。
取引先：では、よろしくお願(yuàn)いいたします。
＜長(zhǎng)い伝言の場(chǎng)合＞
李 ?。赫\(chéng)に申し訳ございません。木村はただ今、外出しておりますが、いかがいたしましょうか。
取引先：では、恐れ入りますが、ご伝言をお願(yuàn)いします。
李 ：かしこまりました。
取引先：実は・・・・（長(zhǎng)い內(nèi)容）・・・
李 ?。荷辘吩Uございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください。
・・・・（メモ用紙を用意して）・・・
お待たせいたしました。どうぞ。
取引先：・・・・・・、・・・・・・。そう、おことづけをお願(yuàn)いいたします。
李 ?。簝?nèi)容をもう一度確認(rèn)させていただきます。
・・・・（メモの內(nèi)容を復(fù)唱する）・・・
間違いございませんでしょうか。
取引先：はい、確かに。
李 ：では、木村が戻り次第、さよう申し伝えておきます。私、営業(yè)一課の李と申します。
取引先：では、よろしくお願(yuàn)いいたします。
常套表現(xiàn)と解説<br>
・ では、△△様に△△（本人名）から電話があったとお伝えいただけませんか。
では、△△様がお戻りになられましたら、お電話をいただきたいとお伝えいただけませんか
では、恐れ入りますが、ご伝言をお願(yuàn)いします
・ 申し訳ございません。メモを取らせていただきますので、少々お待ちください
（お名前・ご連絡(luò)先・內(nèi)容…）をもう一度確認(rèn)させていただきます
・ ○○課の△△（名前）が確かに承りました
では、さよう伝えておきます。私、○○課の△△（名前）と申します
・ では、よろしくお願(yuàn)いいたします
ビジネスの伝言を受けるとき、絶対に忘れてはならないのは相手側(cè)の名前や連絡(luò)先、また伝言內(nèi)容の再確認(rèn)です。そして、最後には必ず自分の所屬部署と名前を相手に告げることです。これはビジネスマンとしての職務(wù)上の責(zé)任でもありますし、相手側(cè)に安心感を與えることができます。
（２）本人への伝言の伝え方
＜取引先から伝言を上司に伝える＞
李 ：部長(zhǎng)、○○分ほど前、○○社の△△様からお電話がございまして、至急、電話してほしいとのことでした。
部長(zhǎng)?。氦Δ?、わかった。ありがとう。
＜取引先から長(zhǎng)い伝言を上司に伝える＞
李 ：部長(zhǎng)、たった今、○○社の△△様からお電話がございまして、次のようなご伝言がございました。・・・・（メモを読む）・・・
部長(zhǎng) ：ありがとう。
＜上司の伝言を同僚に伝える＞
李 ：たった今、部長(zhǎng)から電話があって、戻ったら、すぐ、部長(zhǎng)室に來(lái)てくれとのことだったよ。
同僚?。氦Δ蟆ⅳ铯盲?。ありがとう。
常套表現(xiàn)と解説
・ 先ほど前に、△△様からお電話がございまして、・・・てほしいとのことでした
○○時(shí)間ほど前に、△△様からお電話がございまして、・・・とのご伝言でした
・?。ㄕn長(zhǎng)・部長(zhǎng)・専務(wù)…）から電話があって、・・・てくれとのことだよ
たった今、（課長(zhǎng)・部長(zhǎng)・専務(wù)…）が來(lái)て、・・・てほしいと言ってたよ
ビジネスの伝言を本人に伝えるときの基本型は、「～とのことでした」か、より敬意を込めた「～とのご伝言でした」です。特に「～とのことでした」は相手が上司か同僚かに関係なく使える一番便利で、また最も一般的な表現(xiàn)です。
なお、・の「～と言っていた」はプライベートな會(huì)話では多く使われますが、遠(yuǎn)慮のない関係でしか使えない表現(xiàn)なので、會(huì)社內(nèi)でも同僚や後輩に対して伝言を伝えるとき以外は使わないでください。これは伝言した人が取引先や上司の場(chǎng)合、大変失禮な言い方になります。
小知識(shí)：日語(yǔ)等級(jí)考試的劃分：新JLPT分為N1、N2、N3、N4、N5共5個(gè)級(jí)別，N1與原日本語(yǔ)能力測(cè)試中的1級(jí)相比（約相當(dāng)于我國(guó)大學(xué)本科專業(yè)日語(yǔ)3～4年級(jí)的水平），加深了高難度部分。但是，及格線與現(xiàn)行測(cè)試基本相同；N2與原日本語(yǔ)能力測(cè)試的2級(jí)水平基本相同；N3介于日本語(yǔ)能力測(cè)試二級(jí)與三級(jí)之間的水平（新設(shè)）；N4與原日本語(yǔ)能力測(cè)試的3級(jí)水平基本相同；N5與原日本語(yǔ)能力測(cè)試的4級(jí)水平基本相同。
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