如何提高辦文、辦會(huì)、辦事能力
     辦公室的工作簡單地歸納是三件事——辦文、辦會(huì)、辦事，在辦公室工作的各位同仁可能也都很關(guān)心如何提高辦文、辦會(huì)、辦事的能力。我在辦公廳工作了二十年，在做這三件事上面有一些經(jīng)驗(yàn)，也有很多的教訓(xùn)。今天我想跟大家交流的是我工作中獲取的一些體會(huì)、一些心得。
     如何提高辦文、辦會(huì)、辦事的能力？我認(rèn)為關(guān)鍵的一條還是要尋找辦文、辦會(huì)、辦事的規(guī)律。過去李瑞環(huán)同志講過一句名言，“在這條路上，如果有一位同志跌倒了，那么是個(gè)例，是特殊的情況；十個(gè)同志經(jīng)過，有九個(gè)同志跌倒了，那么就是有規(guī)律可循了”。“歷史和事實(shí)證明，凡是重復(fù)的事情都是有規(guī)律可循的”,毛澤東同志曾經(jīng)囑咐。同時(shí)要想得到工作的勝利，取得預(yù)想的效果，一定要使自己的思想合乎客觀外界的規(guī)律性，如果不合就會(huì)在實(shí)踐中失敗。我理解這個(gè)“合”指的就是要正確把握事物的客觀規(guī)律，今天我想分三個(gè)問題來講。
    第一章       如何提高辦文的能力
    首先講“辦文”。“辦文”里邊我分兩個(gè)問題，第一個(gè)是如何寫材料，第二個(gè)是如何辦公文，我們辦公室在“辦文”方面主要就是這兩個(gè)方面。其實(shí)也不光是辦公室的同志們，機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)……無論你是干哪一行的，在“辦文”方面無非也就這兩個(gè)方面。
     第一節(jié)   如何寫材料
    我首先給大講一講怎么寫材料，就是關(guān)于綜合文字材料的起草。綜合文字材料的起草主要有哪些呢？有領(lǐng)導(dǎo)講話、有工作總結(jié)、有調(diào)研報(bào)告等等。不管是領(lǐng)導(dǎo)講話還是寫工作總結(jié)，還是寫調(diào)研報(bào)告，其中是有規(guī)律可循的。
    我首先要講的是寫材料是很難的一件事情，我在辦公室工作了二十多年，寫了二十多年的材料，也不敢保證我能把每一個(gè)材料都寫，可見寫材料不是一件簡單的事情，尤其是寫領(lǐng)導(dǎo)講話。因?yàn)槲铱偨Y(jié)過，如果我們辦公室同志替領(lǐng)導(dǎo)草擬講話稿有三難。第一是我們沒有領(lǐng)導(dǎo)崗位的經(jīng)歷，替市長寫講話稿，我們沒當(dāng)過市長；經(jīng)常替部長寫講話稿我們沒有當(dāng)過部長，沒有崗位的經(jīng)歷。第二是我們沒有領(lǐng)導(dǎo)掌握的那么多信息，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)每天匯報(bào)的時(shí)候我們不一定都在場(chǎng)。領(lǐng)導(dǎo)獲取信息也是多渠道的，我們不可能掌握領(lǐng)導(dǎo)那么多信息。第三是我們的學(xué)識(shí)沒有領(lǐng)導(dǎo)高。
     所以寫材料也就是工作上的材料，特別是給領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿難處是顯而易見的，我老講是屬于趕鴨子上架。那么我們自己的工作又必須把這項(xiàng)工作做好，我們寫的材料也必須讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，要對(duì)推動(dòng)工作起重要的作用，怎么解釋這個(gè)問題呢？這里面既有個(gè)人素質(zhì)的問題，知識(shí)積累的問題、洞察力，觀察問題、分析問題、解決問題的能力，甚至包括創(chuàng)新能力等等，這些是跟個(gè)人素質(zhì)是有關(guān)的。
    同時(shí)也有一些技術(shù)上的問題，就是方法問題。怎么寫好材料，我講的是方法上的問題，歸納的是要寫好領(lǐng)導(dǎo)材料要注意四個(gè)方面。
    第一是要有針對(duì)性，一個(gè)材料寫得好不好關(guān)鍵是有沒有針對(duì)性。今天我們有一個(gè)會(huì)，有一位領(lǐng)導(dǎo)要講話，那么首先要了解聽眾愿意聽什么，他們希望了解什么。比如說華爾街刮起了“金融海嘯”，我們到一個(gè)金融企業(yè)講課，給他講怎么加強(qiáng)理論武裝、加強(qiáng)思想作風(fēng)建設(shè)是沒有針對(duì)性的。我們應(yīng)該了解他們，金融企業(yè)怎么在這次“金融海嘯”中能夠盡量的避免，減少我們的損失，要分析形勢(shì)、提出問題、找出對(duì)策，供他們參考。
    習(xí)近平同志在上海當(dāng)書記時(shí)曾經(jīng)講過一段名言，他講“有的同志講話沒有針對(duì)性，就沒有號(hào)召力、沒有感染力。有的同志與新社會(huì)群體說話說不上去；與困難群體說話說不下去；與青年學(xué)生說話說不進(jìn)去；與老同志說話給頂了回去”，這就是典型的講話沒有針對(duì)性。
     我們寫材料首先要把握一點(diǎn)是有的放矢，具有針對(duì)性。如果機(jī)關(guān)開一個(gè)會(huì)講內(nèi)部建設(shè)，首先要找出內(nèi)部建設(shè)存在哪些問題，怎么解決這些問題。照著這個(gè)思路起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿我們就成功了一半，這是我給大家講的第一點(diǎn)。
    第二點(diǎn)搞好文章的布局也是非常重要的。就是文章的框架結(jié)構(gòu)要設(shè)計(jì)好，大小標(biāo)題要設(shè)計(jì)好，這一點(diǎn)同樣非常重要。我們黨的第一支筆桿胡喬木同志曾經(jīng)說過一句話，他說“寫文章和蓋房子一樣，要看如何布局設(shè)計(jì)，是否經(jīng)濟(jì)、合理、實(shí)用”。這是我們當(dāng)?shù)谝恢还P桿子的畢生體會(huì)。
    文章的框架結(jié)構(gòu)怎么確定？我認(rèn)為每一篇文章、每一個(gè)講話、每一個(gè)調(diào)研報(bào)告、每一個(gè)工作總結(jié)，它的結(jié)構(gòu)是不完全一樣的。我們認(rèn)為是有變化的，從古到今就說寫文章“文章無定法”，說的也是這個(gè)道理，但是萬變不離其宗。文章結(jié)構(gòu)我認(rèn)為可以簡單的歸結(jié)為兩種結(jié)構(gòu)，一種是塊狀結(jié)構(gòu)，一種是條狀結(jié)構(gòu)。塊狀結(jié)構(gòu)可以理解為就是三部分，簡單說第一就是“為什么”，第二就是“是什么”，第三就是“怎么辦”。
     第一，“為什么”，就是講這項(xiàng)工作有什么意義。比如說，開一個(gè)干部大會(huì)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的思想作風(fēng)建設(shè)、加強(qiáng)干部隊(duì)伍的思想文明作風(fēng)建設(shè)。我首先要講為什么要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的干部隊(duì)伍建設(shè)，有什么樣的意義。它是我們做好工作的組織保障，是做好工作的前提條件，是工作進(jìn)一步向前推進(jìn)的基礎(chǔ)，這是我歸納的幾條意義。
    第二，“是什么”，就是這項(xiàng)工作的內(nèi)容是什么。比如說我們的干部隊(duì)伍建設(shè)、班子建設(shè)，要加強(qiáng)哪些方面的建設(shè)要給大家交代明白。我們的班子要配齊，怎么配齊？我們的班子要配強(qiáng)，我們的干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)是怎么樣，如何調(diào)整結(jié)構(gòu)、改善結(jié)構(gòu)，這是講“是什么”。
    第三，“怎么辦”，要有措施，要提出要求。領(lǐng)導(dǎo)講話要提出要求，有幾個(gè)方面的要求。
     所以說塊狀結(jié)構(gòu)是最常用的一種結(jié)構(gòu)，大家要有這個(gè)概念，拿這個(gè)結(jié)構(gòu)寫任何文章都是管用的。比如說我們現(xiàn)在全黨要開展深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)，怎么開展好學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)，我們要提出要求，不就是這三部分嗎？其實(shí)再深入一層，每一段話都有一個(gè)小觀點(diǎn)，每一段話都可以體現(xiàn)這三個(gè)結(jié)構(gòu)：為什么、是什么、怎么辦。有些同志寫文章一籌莫展，實(shí)際上每一段話都可以寫三句話，大小標(biāo)題拿出來都可以寫三句話，至少可以寫三句話，這是一種結(jié)構(gòu)。
    第二種結(jié)構(gòu)條狀結(jié)構(gòu)，開門見山講幾個(gè)問題?？梢灾v三個(gè)問題，可以講四個(gè)問題，可以講五個(gè)問題。或者直接提出幾條要求，可以沒有前面兩個(gè)部分“為什么”、“是什么”。領(lǐng)導(dǎo)講話就是提要求，我講五條要求，這也是講話稿，這也是一個(gè)材料。這種結(jié)構(gòu)也經(jīng)常遇到，沒有前一種那么多。所以我歸納寫文章、寫講話無外乎這兩種結(jié)構(gòu)，可以在這兩種結(jié)構(gòu)里面做一個(gè)選擇，這是寫材料方法里面的第二點(diǎn)。
     第三點(diǎn)就是材料、觀點(diǎn)的統(tǒng)一。首先解決了針對(duì)性的問題，第二又解決了框架結(jié)構(gòu)問題，那么第三步就必須要實(shí)現(xiàn)材料、觀點(diǎn)的統(tǒng)一，這一點(diǎn)是文章有沒有高度，有沒有起色，能不能吸引人的關(guān)鍵。
     一個(gè)材料里面，一個(gè)講話里面，如果只有材料，只有好多的數(shù)字、事實(shí)，沒有觀點(diǎn)的提煉，那是流水賬。如果講話里面，材料里面只有觀點(diǎn)，沒有一些材料來佐證那么是空對(duì)空，同樣不能給人留下深刻的印象。所以寫文章必須兩部分相結(jié)合，我們既要有事實(shí)同時(shí)還要有觀點(diǎn)的提煉，把觀點(diǎn)用事實(shí)串起來。毛主席講“要實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一”，大家都知道毛主席的文章寫的大氣磅礴，引人入勝，深入淺出，在這方面主席教導(dǎo)了我們，即實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。
    要在實(shí)踐中不斷的提高，我們才能把握好，才能真的實(shí)現(xiàn)觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。首先是提煉觀點(diǎn)要有一定的知識(shí)積累和對(duì)局勢(shì)的把握、對(duì)問題的把握，因?yàn)橛^點(diǎn)是要符合中央的精神，要貫徹中央的精神。同時(shí)，這一觀點(diǎn)又要為群眾所接受，又要使之和實(shí)際緊密結(jié)合的，這是有難度的。事實(shí)證明我們聽聽匯報(bào)進(jìn)行調(diào)查，都可以了解很多情況，關(guān)鍵是觀點(diǎn)的提煉。這是寫材料的第三點(diǎn)，最重要的就是觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一。
     第四點(diǎn)，就是語言方面的問題，語言表達(dá)的問題，要用群眾的語言，準(zhǔn)確簡潔。如果我們寫文章、寫講話，拿一張報(bào)紙來抄，那是沒有先例的，是不會(huì)成功的。要用群眾的語言，我認(rèn)為要用自己的語言，講心話，講實(shí)話，不要講大話、空話、套話、不著邊際的話。
     在這方面，我們老一輩無產(chǎn)階級(jí)革命家給我們樹立了光輝的榜樣。比如說小平同志講的一些大家都能記住，“發(fā)展是硬道理”，還有比這更高度的概括嗎？還有比這更能讓群眾記住的嗎？“不管白貓黑貓抓住老鼠就是好貓”，“穩(wěn)定壓倒一切”。錦濤總書記講：“發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù)，穩(wěn)定是第一責(zé)任”，歸納的很好也能記住。毛主席在井岡山斗爭時(shí)期，在第一次龍?jiān)纯趹?zhàn)斗的時(shí)候有一位紅軍將領(lǐng)在回憶錄里面寫過，他親自聽到毛主席喊口號(hào)。在槍林彈雨中號(hào)召紅軍戰(zhàn)士“勇敢沖鋒，拼命殺敵，多繳槍炮，發(fā)展紅軍”，這紅軍戰(zhàn)士都能聽明白，而且也很有號(hào)召力。毛主席曾經(jīng)還講過“一天不讀報(bào)是缺點(diǎn)；三天不讀報(bào)是錯(cuò)誤”，這個(gè)我們也能記住，他講的是學(xué)習(xí)的重要性。過去我們古代有一句名言：“一日不見如隔三秋”，還有一句名言講“領(lǐng)導(dǎo)干部要思考一些大的問題”。陳云同志有一句名言“領(lǐng)導(dǎo)干部要拿出一定時(shí)間‘踱方步’,考慮戰(zhàn)略性問題”，就是走方步，反復(fù)思考。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該有這么一個(gè)基本功，戰(zhàn)略性問題一定要經(jīng)常思考，要反復(fù)思考，戰(zhàn)略方向如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么后果不堪設(shè)想。
     語言非常重要，語言要有群眾的語言，我們不是搞一些生僻的詞，搞一些生澀難懂的語句來證明我們的水平，這是難以為群眾所接受的。同樣的我們的語言應(yīng)該準(zhǔn)確、簡潔，特別是準(zhǔn)確，這一點(diǎn)非常重要。
    我們?cè)跈C(jī)關(guān)經(jīng)常遇到這樣的問題，好多同志寫的材料不能說沒有表達(dá)這個(gè)意思，但是一句也不能用，為什么呢？就是表達(dá)不到位，不準(zhǔn)確，不明了，白開水一樣的。用詞方面我們要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確，特別在機(jī)關(guān)工作不追求華麗，不追求優(yōu)美，但是必須追求準(zhǔn)確。在外交詞令方面我們經(jīng)常能遇到，用詞是非常講究的。比如說在有的外交場(chǎng)合對(duì)國內(nèi)外一些重大事件，對(duì)外方的發(fā)言，我們外交部新聞發(fā)言人怎么說？我們“注意到”三個(gè)字，有的時(shí)候說我們“不贊成”，這又不一樣。有的時(shí)候說我們“表示遺憾”，有的時(shí)候會(huì)說我們“表示不滿”。有的時(shí)候會(huì)說我們“表示抗議”，甚至有的時(shí)候會(huì)說我們“表示強(qiáng)烈抗議和堅(jiān)決反對(duì)”，這是很有分寸的。我們的講話，寫的材料、用詞也要朝著這個(gè)方向去努力。
    我給青年干部曾經(jīng)多次講過 “三辦”的問題，怎么練習(xí)用詞準(zhǔn)確，就是強(qiáng)調(diào)要看人民日?qǐng)?bào)，人民日?qǐng)?bào)第一版特別重要，這是我這么多年的體會(huì)。人民日?qǐng)?bào)第一版刊登的大量的是黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見外賓的新聞，領(lǐng)導(dǎo)同志會(huì)見外賓時(shí)的講話是最明面，用詞最準(zhǔn)確，最值得我們學(xué)習(xí)的。如果我們經(jīng)常訓(xùn)練自己，那么我們的用詞會(huì)日益準(zhǔn)確。
    我的體會(huì)是把自己擺進(jìn)去，假如今天有一位外國元首來了，我們黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見。人民日?qǐng)?bào)第一版有一個(gè)報(bào)道，我們先不看這個(gè)報(bào)道，先把自己擺進(jìn)去。假如你今天代表中國會(huì)見這位外賓，你怎么來談？回頭你思考完了之后再去看新華社的通稿，就會(huì)有很多的啟示，能學(xué)到很多的東西。過去有很多的同志看報(bào)看標(biāo)題，認(rèn)為黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見外賓和我有什么關(guān)系，還不就是那幾句套話，實(shí)際不然。這里面涉及到會(huì)見國家元首和涉及到兩國關(guān)系的評(píng)價(jià)，涉及到兩國元首對(duì)兩國關(guān)系發(fā)展做出的貢獻(xiàn)，涉及到中方如何在下一步發(fā)展兩國關(guān)系的愿望和我們的期許，不是看標(biāo)題就能得到的收獲。
     我講的多一點(diǎn)，怎么寫材料是辦公室同仁經(jīng)常遇到的一些問題，第一個(gè)“辦文”里面的寫材料就講完了。
     
    

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