索取入學(xué)及獎學(xué)金表格是申請程序的第一步，這一步比較簡單容易。只要學(xué)校初選名單確定下來，便可發(fā)函索取表格。索取申請表格的信函格式與商業(yè)書信大致相同。這類申請信函最好寄到單位，而不要寫給個(gè)人，以免因工作調(diào)動而耽擱。以美國大學(xué)為例，申請的受理單位可能有以下幾種：
    1. 由Office of Admissions統(tǒng)一受理一切入學(xué)申請函件，包括大學(xué)部與研究生院；
    2. 由Office of the Registrar 受理，權(quán)限同1；
    3. 由Office of Student Service受理，權(quán)限同1；
    4. 由Office of Foreign Student Advisor 受理國外學(xué)生入學(xué)申請函件；
    5. 由Office of Foreign Admissions 或Office of International Scholars 受理國外學(xué)生入學(xué)申請函件；
    6. 由Graduate School, Graduate College 或Office of Graduate Studies 受理研究生院的入學(xué)申請函件；而Office of Admissions 受理本科部的申請；
    7. 由各所屬分院（如College of Eng.) 分別受理入學(xué)申請信件，也有很多學(xué)校先由Office of Admissions 接受申請，供給所需表格，然后一切通信改由各分院負(fù)責(zé)，大的學(xué)校大多采用這種方式，因?yàn)樗麄兠磕晔芾淼纳暾埡哌_(dá)上萬件。
    有的申請人對所報(bào)學(xué)?？赡懿粔蛄私?。這樣，如果申請讀本科，就應(yīng)寫信給Office of Admissions; 如果申請讀研究生，就應(yīng)寫信給Office of Graduate Admissions. 這種寫法的信件肯定能到達(dá)承辦人的手中，稱呼的方法可采用下列二種方式之一：
    (1) Director Office of Admissions Dear sir: (2) Office of Admissions Dear Sirs:
    順便提一下，在選擇學(xué)校時(shí)，應(yīng)考慮各種利弊因素。其中包括地理位置、學(xué)科設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校規(guī)模、錄取標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用高低、資助條件、住房情況、服務(wù)設(shè)施等。