第四節(jié) 會計憑證的傳遞和保管
一、會計憑證的傳遞
定義:是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中,在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳遞程序。
(一)憑證傳遞程序
各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況,明確會計憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
(二)憑證傳遞時間
各單位應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時間。
(三)會計憑證傳遞過程
各單位在會計憑證傳遞過程中的銜接手續(xù),應(yīng)該做到既完備嚴(yán)密,又簡便易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)按一定的手續(xù)制度辦理,以保證會計憑證的安全和完整。
二、會計憑證的保管
指整理、裝訂、歸檔、存查等
會計憑證是各項經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄,是重要的經(jīng)濟(jì)檔案。
(一) 會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊,防止散失
從外單位取得的原始憑證遺失時,(重點)
(1)應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明,并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等
(2)由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證。(3)若確實無法取得證明的,如車票丟失,則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況,由經(jīng)辦單位會計 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。
(二)會計憑證封面記載內(nèi)容應(yīng)齊全
(三)會計憑證應(yīng)加貼封條,防止抽換憑證
原始憑證不得外借,其他單位如有特殊原因確實需要使用時,經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)制。向外單位提供原始憑證復(fù)制件,應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
(四)原始憑證的單獨裝訂的要求
原始憑證較多時,可以單獨裝訂,但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期,編號,和種類,同時在所屬記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號,以便查閱。
(五)規(guī)定原始憑證的保管期限
嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求,期滿前不得任意銷毀。會計憑證除少數(shù)需要進(jìn)行永久保存外,一般都有保存期限(各種會計憑證具體的保管期限見第九章相關(guān)內(nèi)容),期滿后需要銷毀的必須開列清單并履行報批手續(xù),經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。
會計基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計》是會計學(xué)科體系的重要組成部分,也是會計的入門課程。要學(xué)習(xí)會計學(xué)科,首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計。作為會計專業(yè)的學(xué)員,以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財務(wù)會計、成本會計、管理會計、財務(wù)管理等一些深層次的會計課程,熟練掌握基礎(chǔ)會計的理論、方法,為以后學(xué)習(xí)其他會計課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學(xué)員,本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑,有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu),擴(kuò)大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在: 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課,有關(guān)的概念、理論很多,對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義,對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容,還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎(chǔ)會計將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的方法,如:設(shè)置會計科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法,要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強(qiáng),要求學(xué)員認(rèn)真完成實務(wù)操作作業(yè),并多向教師及財會人員請教,對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認(rèn)識,做到能運用所學(xué)理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),許多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的,例如:“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料,貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款?!睍嬋藛T要注意到兩筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),在會計中設(shè)置了許多獨立的賬戶,如:原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等,一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化,如:“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料,貨款未付?!睍刮镔Y采購賬戶增加10000元,應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系,會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系,在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系,掌握好各種核算方法的使用順序,如:一定要最后編制報表,因為編制報表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點的關(guān)系基礎(chǔ)會計講授的都是一些最基本的理論、方法,在要求大家全面掌握的同時,還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點內(nèi)容,只有處理好全面與重點的關(guān)系,才能高效率地學(xué)好這門課程,達(dá)到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計課程主要教給學(xué)員能夠獨立完成會計實際工作的方法,以注重實踐為特點,因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的,要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系,即在理解的基礎(chǔ)上加強(qiáng)記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限,所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進(jìn)行自學(xué),處理好自學(xué)與面授之間的互補(bǔ)關(guān)系,達(dá)到最佳的學(xué)習(xí)效果。
一、會計憑證的傳遞
定義:是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中,在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳遞程序。
(一)憑證傳遞程序
各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況,明確會計憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
(二)憑證傳遞時間
各單位應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時間。
(三)會計憑證傳遞過程
各單位在會計憑證傳遞過程中的銜接手續(xù),應(yīng)該做到既完備嚴(yán)密,又簡便易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)按一定的手續(xù)制度辦理,以保證會計憑證的安全和完整。
二、會計憑證的保管
指整理、裝訂、歸檔、存查等
會計憑證是各項經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄,是重要的經(jīng)濟(jì)檔案。
(一) 會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊,防止散失
從外單位取得的原始憑證遺失時,(重點)
(1)應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明,并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等
(2)由經(jīng)辦單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證。(3)若確實無法取得證明的,如車票丟失,則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況,由經(jīng)辦單位會計 機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證。
(二)會計憑證封面記載內(nèi)容應(yīng)齊全
(三)會計憑證應(yīng)加貼封條,防止抽換憑證
原始憑證不得外借,其他單位如有特殊原因確實需要使用時,經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)制。向外單位提供原始憑證復(fù)制件,應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記,并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
(四)原始憑證的單獨裝訂的要求
原始憑證較多時,可以單獨裝訂,但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期,編號,和種類,同時在所屬記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號,以便查閱。
(五)規(guī)定原始憑證的保管期限
嚴(yán)格遵守會計憑證的保管期限要求,期滿前不得任意銷毀。會計憑證除少數(shù)需要進(jìn)行永久保存外,一般都有保存期限(各種會計憑證具體的保管期限見第九章相關(guān)內(nèi)容),期滿后需要銷毀的必須開列清單并履行報批手續(xù),經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。
會計基礎(chǔ)延伸閱讀
《基礎(chǔ)會計》是會計學(xué)科體系的重要組成部分,也是會計的入門課程。要學(xué)習(xí)會計學(xué)科,首先要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)會計。作為會計專業(yè)的學(xué)員,以后還將繼續(xù)學(xué)習(xí)中級財務(wù)會計、成本會計、管理會計、財務(wù)管理等一些深層次的會計課程,熟練掌握基礎(chǔ)會計的理論、方法,為以后學(xué)習(xí)其他會計課程打好基礎(chǔ)是非常重要的。作為非會計專業(yè)的學(xué)員,本課程是了解會計基本理論和基本方法的途徑,有助于完善學(xué)生的專業(yè)知識結(jié)構(gòu),擴(kuò)大學(xué)生的知識面。掌握科學(xué)的學(xué)習(xí)方法是學(xué)好這門課程的關(guān)鍵所在: 會計從業(yè)論壇
一、掌握三個基本
1、掌握會計的基本概念、基本理論本課程作為一門專業(yè)基礎(chǔ)課,有關(guān)的概念、理論很多,對于這些概念一定要準(zhǔn)確地理解其含義,對于相關(guān)理論不僅要掌握其內(nèi)容,還有能夠靈活運用。
2、掌握會計的基本方法基礎(chǔ)會計將教會我們?nèi)绾螌唧w的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的方法,如:設(shè)置會計科目與帳戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等等。對于這些核算方法,要求大家熟練掌握。
3、掌握會計的基本技能本課程的實踐性較強(qiáng),要求學(xué)員認(rèn)真完成實務(wù)操作作業(yè),并多向教師及財會人員請教,對憑證、賬簿、報表等增加一些感性認(rèn)識,做到能運用所學(xué)理論、方法獨立完成一系列的會計工作。
二、注意三個聯(lián)系
1、注意各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中會發(fā)生許多筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),許多經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間是有聯(lián)系的,例如:“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料,貨款未付。 業(yè)務(wù)二 用銀行存款支付10000元的貨款?!睍嬋藛T要注意到兩筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之間的連貫關(guān)系。
2、注意各賬戶之間的聯(lián)系為了更方便地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),在會計中設(shè)置了許多獨立的賬戶,如:原材料賬戶、現(xiàn)金賬戶、銀行存款賬戶、應(yīng)付賬款賬戶等等,一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響到兩個或兩個以上賬戶的數(shù)量變化,如:“業(yè)務(wù)一 企業(yè)購10000元的材料,貨款未付?!睍刮镔Y采購賬戶增加10000元,應(yīng)付賬款賬戶增加10000元。所以在學(xué)習(xí)中要注意各賬戶的相互聯(lián)系,會判斷一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生會影響哪些賬戶的增減變化。
3、注意會計核算方法之間的聯(lián)系前面介紹的設(shè)置會計科目與賬戶、復(fù)式記賬、填制與審核憑證、 登記賬簿、資產(chǎn)計算、負(fù)債計算、所有者權(quán)益計算、成本計算、利潤計算、財產(chǎn)清查、編制會計報表等會計核算方法之間有著內(nèi)在的聯(lián)系,在學(xué)習(xí)中要注意這種聯(lián)系,掌握好各種核算方法的使用順序,如:一定要最后編制報表,因為編制報表要使用前面核算方法得出的數(shù)據(jù)。
三、處理三個關(guān)系
1、處理好全面與重點的關(guān)系基礎(chǔ)會計講授的都是一些最基本的理論、方法,在要求大家全面掌握的同時,還要求學(xué)員能夠從中總結(jié)出重點內(nèi)容,只有處理好全面與重點的關(guān)系,才能高效率地學(xué)好這門課程,達(dá)到事半功倍的效果。
2、處理好理解與記憶的關(guān)系會計課程主要教給學(xué)員能夠獨立完成會計實際工作的方法,以注重實踐為特點,因此死記硬背的學(xué)習(xí)方法是不能很好地完成學(xué)習(xí)任務(wù)的,要求學(xué)員能夠處理好理解與記憶的關(guān)系,即在理解的基礎(chǔ)上加強(qiáng)記憶。
3、處理好自學(xué)與面授的關(guān)系由于面授時間有限,所以要求學(xué)員充分利用教材、錄像、課件、網(wǎng)上資源等多種媒體進(jìn)行自學(xué),處理好自學(xué)與面授之間的互補(bǔ)關(guān)系,達(dá)到最佳的學(xué)習(xí)效果。