第五節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案包括以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，還有會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計財簿、報表)相一致。
會計軟件及相關(guān)文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。
此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計賬簿、報表的生成與管理
計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財政部的規(guī)定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
7.各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)會計部門按照歸檔的要求，負責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿后，原則上應(yīng)由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。
8.各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。
9.各單位對會計檔案必須進行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
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