(二)日常業(yè)務(wù)處理
    1.填制憑證
    初始化工作設(shè)置完成后，就可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。使用計(jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)后，記賬、賬簿查詢、會計(jì)數(shù)據(jù)分析等工作都已高度自動(dòng)化，只要用戶操作得當(dāng)，瞬間就會得出結(jié)果。工作量相對較大、較頻繁的是填制憑證，因?yàn)樗械臅?jì)數(shù)據(jù)都要通過填制憑證這個(gè)途徑進(jìn)入系統(tǒng)。如個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、外幣業(yè)務(wù)、部門核算、項(xiàng)目核算等輔助賬，在記賬時(shí)是自動(dòng)完成的，但系統(tǒng)完成自動(dòng)記賬時(shí)需要的基本信息和輔助信息卻都是在填制憑證時(shí)錄入的。電子賬簿的準(zhǔn)確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而會計(jì)人員要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。
    (1)增加憑證
    輸入憑證時(shí)，一般有兩種處理方式，一種是會計(jì)人員在計(jì)算機(jī)上直接根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證，另一種是會計(jì)人員先手工編制記賬憑證，再批量錄入計(jì)算機(jī)中。前一種方式又稱前臺憑證處理方式，一般在會計(jì)業(yè)務(wù)量大、基礎(chǔ)工作較好的單位實(shí)施，后一種方式又稱后臺憑證處理方式，一般在業(yè)務(wù)不多、剛開展會計(jì)電算化的單位實(shí)施。
    憑證填制內(nèi)容包括：
    增加會計(jì)憑證。進(jìn)入填制憑證界面時(shí)，用鼠標(biāo)單擊“增加”圖標(biāo)，增加一張新憑證，這時(shí)光標(biāo)定位在憑證類別選擇項(xiàng)上。
    憑證類別及憑證編號。在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設(shè)置。如果用戶選用自動(dòng)編號方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動(dòng)生成該張憑證編號。
    關(guān)于憑證編號，有幾點(diǎn)補(bǔ)充說明：
    憑證編號也可以采用手動(dòng)方式編制，但需要在設(shè)置菜單的“憑證”功能中將制單編制方式由系統(tǒng)編號改為手工編號。在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當(dāng)記賬時(shí)，系統(tǒng)會檢測憑證編號的正確性，不允許出現(xiàn)漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是0001—9999。
    對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證的右上角，系統(tǒng)會提示一個(gè)參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。
    系統(tǒng)自動(dòng)管理憑證頁號。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五筆分錄，當(dāng)某張憑證不止五筆時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)在憑證號后標(biāo)上分單號，如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三張分單，當(dāng)前是第二張分單。
    制單日期。系統(tǒng)自動(dòng)獲取計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進(jìn)行修改或按參照輸入。在一般情況下，系統(tǒng)自動(dòng)采用制單序時(shí)控制，即憑證編號與憑證日期保持同步遞增的關(guān)系，不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進(jìn)入憑證設(shè)置功能，取消制單序時(shí)控制。
    附單據(jù)數(shù)。在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)，操作者按實(shí)際情況輸入。有的情況下，記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。
    憑證摘要。在摘要欄內(nèi)輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。在賬務(wù)處理環(huán)境下，憑證摘要采用多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會自動(dòng)復(fù)制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操作者可以修改，使其更符合本筆分錄的業(yè)務(wù)說明。
    會計(jì)科目。科目必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，一般情況下輸入科目編碼。輸入科目時(shí)也可在科目區(qū)中用鼠標(biāo)單擊參照錄入。采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會自動(dòng)轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級科目，便于操作者檢查。
    金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向，如本應(yīng)在借方金額欄輸入100，但在貸方金額欄輸入了100，此時(shí)，可按空格鍵調(diào)整。
    制單人員。制單人員的名字不需要操作人員輸入。誰調(diào)用填制憑證功能，系統(tǒng)就自動(dòng)將誰的名字確認(rèn)為本張憑證的制單員。
    當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按“保存”圖標(biāo)保存這張憑證，按“放棄”圖標(biāo)放棄當(dāng)前增加的憑證，也可用鼠標(biāo)單擊“增加”繼續(xù)填制下一張憑證。當(dāng)保存憑證時(shí)，系統(tǒng)會檢測憑證的合理性。如沒有摘要時(shí)，強(qiáng)制要求輸入摘要;借方金額合計(jì)與貸方金額合計(jì)不等時(shí)，不允許保存憑證。
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