理由書要寫成一篇文章，必須把諸點(diǎn)聯(lián)貫成文，并且段落清晰，一目了然。可以把整個(gè)理由書分為五段寫，各段以“有關(guān)……(如‘有關(guān)留學(xué)目的’)”開頭，這樣可以使文章清晰明了。
在填寫時(shí)的注意點(diǎn)：
1、在填寫有關(guān)經(jīng)費(fèi)支付的內(nèi)容時(shí)，要與“經(jīng)費(fèi)支付申告書”的內(nèi)容一致。
2、填寫前要打草稿，注意在正式填寫時(shí)不要勾抹，也不能用涂改液修改。
3、填寫之前把原稿復(fù)印留底。
4、正式填寫時(shí)一定要申請(qǐng)人親筆填寫。
按照下面的要點(diǎn)逐條添入具體內(nèi)容，然后聯(lián)貫成文。
1、留學(xué)動(dòng)機(jī)――結(jié)合自己現(xiàn)狀，把向往留學(xué)日本的初衷寫清楚。
一直都對(duì)日本的文化、語言感興趣，向往日本留學(xué)。在多年的學(xué)習(xí)和工作中磨練自己的意志，覺得留學(xué)時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。在職工作中發(fā)現(xiàn)自己水平(日語方面、業(yè)務(wù)方面)的不足，欲進(jìn)修的欲望更加強(qiáng)烈。得到日本友人的鼓勵(lì)，留學(xué)決心更加堅(jiān)定。
2、留學(xué)目的――來日本的具體學(xué)習(xí)目的寫清楚(包括為何學(xué)習(xí)日語的理由)。
一直以來對(duì)日語學(xué)習(xí)的熱愛。經(jīng)過自己的努力，日語水平已經(jīng)達(dá)到何種水平。在自己現(xiàn)有的水平之上進(jìn)一步提高日語水平，彌補(bǔ)在與日本人交流時(shí)的不足。學(xué)習(xí)日本先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)(結(jié)合將來欲進(jìn)學(xué)的學(xué)科)，為將來的工作打好基礎(chǔ)。了解日本的文化，為中日友好事業(yè)盡自己的一份力量。
3、日語學(xué)校畢業(yè)后的進(jìn)學(xué)希望――對(duì)將來欲進(jìn)學(xué)的學(xué)科以及大學(xué)(院)選擇上的志愿。
目前從事何種工作、發(fā)現(xiàn)自己在哪方面的不足，所以希望語言學(xué)校后進(jìn)入大學(xué)(院)進(jìn)修何種學(xué)科。
希望進(jìn)入何種水平的大學(xué)(舉出學(xué)校的具體名稱)。為了考上這樣的大學(xué)，在語言學(xué)校學(xué)習(xí)的過程中還要注意那些科目的學(xué)習(xí)(文化課方面，如數(shù)學(xué)、英語等，或?qū)I(yè)課知識(shí))
4、大學(xué)畢業(yè)后的進(jìn)路――畢業(yè)后欲留日還是回國(guó)，這要跟你前面書寫的內(nèi)容一致。
大學(xué)(院)畢業(yè)后希望回國(guó)從事與自己所學(xué)專業(yè)有關(guān)的工作。為了活用自己的日語知識(shí)，欲找日資或中日合資企業(yè)就職?；貒?guó)工作的同時(shí)傳播日本的文化，為中日友好做貢獻(xiàn)。或者，畢業(yè)后想在日本就職一、二年，體驗(yàn)一下日本公司的工作環(huán)境，更進(jìn)一步了解日本社會(huì)，鍛煉自己的工作經(jīng)歷。然后再回國(guó)發(fā)展，傳播日本的文化，為中日友好做貢獻(xiàn)。
5，留學(xué)中的經(jīng)費(fèi)支付――非常重要!!無論提出什么樣的經(jīng)費(fèi)支付理由，都需要提出證明這種理由的證明書以及公證等。
幾年來工作的積蓄(在職證明書、年收證明書)
父母親屬的支持(親屬關(guān)系證明和公證書、在職證明書、年收證明書)
提供上述證明后金額還是過大，說明剩余金額的來源(遺產(chǎn)、或其他)
上述諸點(diǎn)作為參考，還有其他認(rèn)為有必要填寫的內(nèi)容，可以添加進(jìn)去。要注意文字的簡(jiǎn)練和觀點(diǎn)的清晰，不要給人一種在湊字?jǐn)?shù)的感覺。盡量把理由書的一頁紙寫滿，但是不要寫得太多出格，這樣會(huì)給人一種冗長(zhǎng)的感覺。
在填寫時(shí)的注意點(diǎn)：
1、在填寫有關(guān)經(jīng)費(fèi)支付的內(nèi)容時(shí)，要與“經(jīng)費(fèi)支付申告書”的內(nèi)容一致。
2、填寫前要打草稿，注意在正式填寫時(shí)不要勾抹，也不能用涂改液修改。
3、填寫之前把原稿復(fù)印留底。
4、正式填寫時(shí)一定要申請(qǐng)人親筆填寫。
按照下面的要點(diǎn)逐條添入具體內(nèi)容，然后聯(lián)貫成文。
1、留學(xué)動(dòng)機(jī)――結(jié)合自己現(xiàn)狀，把向往留學(xué)日本的初衷寫清楚。
一直都對(duì)日本的文化、語言感興趣，向往日本留學(xué)。在多年的學(xué)習(xí)和工作中磨練自己的意志，覺得留學(xué)時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟。在職工作中發(fā)現(xiàn)自己水平(日語方面、業(yè)務(wù)方面)的不足，欲進(jìn)修的欲望更加強(qiáng)烈。得到日本友人的鼓勵(lì)，留學(xué)決心更加堅(jiān)定。
2、留學(xué)目的――來日本的具體學(xué)習(xí)目的寫清楚(包括為何學(xué)習(xí)日語的理由)。
一直以來對(duì)日語學(xué)習(xí)的熱愛。經(jīng)過自己的努力，日語水平已經(jīng)達(dá)到何種水平。在自己現(xiàn)有的水平之上進(jìn)一步提高日語水平，彌補(bǔ)在與日本人交流時(shí)的不足。學(xué)習(xí)日本先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)(結(jié)合將來欲進(jìn)學(xué)的學(xué)科)，為將來的工作打好基礎(chǔ)。了解日本的文化，為中日友好事業(yè)盡自己的一份力量。
3、日語學(xué)校畢業(yè)后的進(jìn)學(xué)希望――對(duì)將來欲進(jìn)學(xué)的學(xué)科以及大學(xué)(院)選擇上的志愿。
目前從事何種工作、發(fā)現(xiàn)自己在哪方面的不足，所以希望語言學(xué)校后進(jìn)入大學(xué)(院)進(jìn)修何種學(xué)科。
希望進(jìn)入何種水平的大學(xué)(舉出學(xué)校的具體名稱)。為了考上這樣的大學(xué)，在語言學(xué)校學(xué)習(xí)的過程中還要注意那些科目的學(xué)習(xí)(文化課方面，如數(shù)學(xué)、英語等，或?qū)I(yè)課知識(shí))
4、大學(xué)畢業(yè)后的進(jìn)路――畢業(yè)后欲留日還是回國(guó)，這要跟你前面書寫的內(nèi)容一致。
大學(xué)(院)畢業(yè)后希望回國(guó)從事與自己所學(xué)專業(yè)有關(guān)的工作。為了活用自己的日語知識(shí)，欲找日資或中日合資企業(yè)就職?；貒?guó)工作的同時(shí)傳播日本的文化，為中日友好做貢獻(xiàn)。或者，畢業(yè)后想在日本就職一、二年，體驗(yàn)一下日本公司的工作環(huán)境，更進(jìn)一步了解日本社會(huì)，鍛煉自己的工作經(jīng)歷。然后再回國(guó)發(fā)展，傳播日本的文化，為中日友好做貢獻(xiàn)。
5，留學(xué)中的經(jīng)費(fèi)支付――非常重要!!無論提出什么樣的經(jīng)費(fèi)支付理由，都需要提出證明這種理由的證明書以及公證等。
幾年來工作的積蓄(在職證明書、年收證明書)
父母親屬的支持(親屬關(guān)系證明和公證書、在職證明書、年收證明書)
提供上述證明后金額還是過大，說明剩余金額的來源(遺產(chǎn)、或其他)
上述諸點(diǎn)作為參考，還有其他認(rèn)為有必要填寫的內(nèi)容，可以添加進(jìn)去。要注意文字的簡(jiǎn)練和觀點(diǎn)的清晰，不要給人一種在湊字?jǐn)?shù)的感覺。盡量把理由書的一頁紙寫滿，但是不要寫得太多出格，這樣會(huì)給人一種冗長(zhǎng)的感覺。