公文格式及行文規(guī)則
    【1】
    作為一種特定體式的文體，公文在國家政治生活、經(jīng)濟建設和社會管理活動中起著十分重要的作用。正因為如此，規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關的權威性、嚴肅性，而且也有利于提高工作效率，保證政令暢通。同時，對于我們國家工作人員來講，能夠熟練、正確的制作公文、處理公文，也是個人能力和基本素質的一種體現(xiàn)。
    公文中的要素主要為：秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等。
    為了配合《國家行政機關公文處理辦法》，國家質量技術監(jiān)督局　1999年12月27日　發(fā)布了《國家行政機關公文格式》，這個標準不是由政府行政文秘部門發(fā)布的，而是由質量技術監(jiān)督局發(fā)布，是一種強制性的標準，其中對公文格式、公文紙張的紙型、厚度、透明度等等都做了詳細的規(guī)定。
    這個格式規(guī)定，公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即　156mm　) 以上的各要素統(tǒng)稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體;置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。下面，對公文各要素和標識作一簡單介紹。
    一、眉首部分
    主要標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等要素。
    1.公文份數(shù)序號。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。標識時，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。(但是這個我們市一級沒有執(zhí)行，只是在收文的時候標號，但中央一級的很多公文都有份數(shù)的序號)
    2.秘密等級和保密期限。秘密等級是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“機密”、“絕密”三級?！掇k法》規(guī)定，涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號，“秘密”、“機密”、“絕密”公文均應標注保密期限。標識秘密等級時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
    3.緊急程度。急件公文分為“特急”、“急件”兩種。其中，電報應當分別標識“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。標識時，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊密程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
    4.發(fā)文機關標識。發(fā)文機關標識由發(fā)文機關名稱和“文件”二字組成，如“錦州市人民政府文件”等。對一些特定公文可只標識發(fā)文機關名稱(此類為便函類發(fā)文文頭)。發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。標識位置是上邊緣到版心上邊緣　25mm　處，上報的公文發(fā)文機關標識在上邊緣到版心上邊緣 　80mm　處。國家質量技術監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機關公文格式》還規(guī)定，發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號一般應小于22mmX 　15m　。。聯(lián)合行文時，主辦機關名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側，上下居中排布。聯(lián)合行文機關過多時，必須保證公文首頁顯示正文。
    5.發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、序號組成，如“錦財發(fā)〔2010〕82號”，“錦財發(fā)”指發(fā)文機關代字，“ 〔2010〕 ”指年份，“ 82號”指發(fā)文序號。整個意思就是錦州市財政局在2010年所發(fā)的第82號文件。標識位置在發(fā)文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年代應用全稱，用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位，即不編為001，不加“第”字。
    6.簽發(fā)人。上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。簽發(fā)人姓名居右空l字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在與主辦單位簽發(fā)人姓名對齊處按發(fā)文機關順序依次順排，同時，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為　4mm　。
    二、主體部分
    主要標識公文標題、主送機關、正文、附件、成文時間、發(fā)文機關印章、附注等要素。
    1.公文標題。一般由發(fā)文機關名稱、概括而成的公文主要內容和公文種類組成，如《錦州市財政局關于開展公務員基本功培訓活動的通知》等。公文標題是文件內容的高度概括，文字要求準確、簡要、概括，書寫時要居中書寫，用2號小標宋體字?；匦袝r要注意做到詞意完整，排列居中對稱，間距恰當，做到既有美感，又要避免產(chǎn)生異義。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，公文標題一般不用標點符號。
    2.主送機關。指公文的主要受理機關，書寫時應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個主送機關，必須同時報送幾個主送機關的，可以用抄送形式;下行文可以有兩個以上的主送機關，但是，如果主送機關過多，則一般用規(guī)范的統(tǒng)稱，如“各縣(市)區(qū)財政局”等。標識位置在標題下空1行處，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。
    3.公文正文。標識在主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。
    4.附件。公文如有附件，在正文下空一行左空2字處，用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。附件如有序號，使用阿拉伯數(shù)碼，如“附件：1××××××、”。附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。如附件與公文正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。
    5.成文日期。以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫(“零”寫為“　0”　)。成文時間標識時，右邊要空4字。
    6.發(fā)文機關印章。單一機關制發(fā)的公文蓋印的位置一般應上距正文　2mm　～　4mm　。，以端正、居中、下壓成文時間為標準。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。聯(lián)合行文的印章：當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關印章在前;兩個印章均壓成文時間。兩印章間互不相交或相切，相距不超過　3mm　。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應將各發(fā)文機關名稱排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布。最后一排印章之下右空2字標識成文時間。
    7.附注。指需要說明的其他事項。公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。上行文的“請示”文種中，應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
    三、版記部分
    主要標識主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等要素。
    1.主題詞。是進行文獻標引、存儲、檢索等工作的工具，位于附注之下，抄送機關之上，它是實現(xiàn)機關辦公自動化，提高辦公效率和質量的一個重要環(huán)節(jié)。一般的排列次序為：反映公文內容的主題詞在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內容的主題詞在前，反映公文分述內容的主題詞在后;在多主題詞公文中，反映公文內容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。(目前我們的主題詞使用很成問題)
    2.抄送機關。指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號。抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊。在最后一個抄送機關后標句號。
    3.印發(fā)機關和印發(fā)時間。位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
    四、其他
    1.格式中的幾個用線。
    (1)在眉首與主體之間，一般用一條紅色的間隔線。使用這條線的區(qū)別是，黨的領導機關如中央、省委、地委、縣委文件的間隔線中間有一顆紅角星，行政機關如國務院、省政府、市政府、縣政府的文件一般采用一條連續(xù)的橫線，中間沒有紅角星。這條線一般在發(fā)文字號下　4mm　處與版心等寬，采用紅色反線。
    (2)版記中各要素之下均加一條黑色反線，寬度同版心。
    2.用紙。公文用紙一般采用GBA 4型，成品幅面尺寸為　210mm　×　297mm　，紙張定量為　60g　/m2 ～　80g　/m2 的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%,橫向耐折度大于或等于15次，不透明度大于或等于85%，PH值為 7.5～9.5。
    3.當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
    4.排版規(guī)格與印制裝訂要求。
    (1)排版規(guī)格。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
    (2)印刷要求。雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過　2mm　。黑色油墨應達到色譜所標 BI100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%.M80%。印品著墨實、均勻，字面不花、不白、無斷劃。
    (3)裝訂要求。公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過　4mm　。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±　4mm　。平訂釘鋸與書脊間的距離為　3mm　～　5mm　。
    5.頁碼。用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行處。數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣　7mm　。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁與空白頁以后的頁不標識頁碼。
    行文規(guī)則
    行文規(guī)則，是制發(fā)、辦理公文中必須遵循的基本準則?！秶倚姓C關公文處理辦法》第四章規(guī)定的“行文規(guī)則”，共 11條。主要是從行文原則、行文方向和行文要求三個方面確立了國家行政機關公文的行文規(guī)則。我們在實際工作中必須嚴格遵守和執(zhí)行這些規(guī)則，以利提高行文效用，把握行文權限，規(guī)范行文體式。
    一、堅持行文原則，提高行文效用
    “行文應當確有必要，注重效用。”(《辦法》第十三條)這是行文的基本原則，也是行文的出發(fā)點。確定行文一定要首先明確行文的目的和作用，要有的放矢，有針對性，使發(fā)出的公文產(chǎn)生預期的效用。
    二、明確行文方向，把握行文權限
    行文方向和行文權限主要從以下四個方面掌握：
    (一)明確隸屬關系和職權范圍。
    《辦法》第十四條規(guī)定：“行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。”隸屬關系，主要是指行政隸屬關系。要向某一個機關行文，必須搞清楚和行文機關是上下級關系、下上級關系、平行關系。對于業(yè)務性強的行政系統(tǒng)，也要注意業(yè)務指導關系。明確了這一點就便于確定文種。下級機關向上級機關行文，一般用“請示”、“報告”、“意見”等;不相隸屬機關之間互相行文，一般用“函”。對需要周知或共同執(zhí)行的事項，也可以使用“通告”、“通知”、“通報”、等;上級機關向下級機關行文，一般用“命令(令)”、“決定”、“通告”、“通知”、“通報”、“批復”、“意見”等。
    職權范圍。就是文件內容、事項是不是行文機關和授文機關職權和職責內的事宜?！掇k法》依據(jù)行文的隸屬關系和職權范圍，對行文的方向和權限做出了明確規(guī)定。
    (二)嚴格遵守限制條件。
    1.政府各部門“除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。”(《辦法》第十五條)
    2.“部門內設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。”(《辦法》第十五條)
    (三)按照劃定的范圍行文。
    1.“政府各部門依據(jù)部門職權可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文。”(《辦法》第十五條)
    2.“屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。”(《辦法》第十七條)
    3.“屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。”(《辦法》第十八條)。
    4.“向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”(《辦法》第二十條)
    (四)掌握聯(lián)合行文的要求。
    “同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。”(《辦法》第十六條)。
    三、嚴格行文要求，規(guī)范行文體式
    《辦法》在“行文規(guī)則”中，對行文從行文紀律到行文體式都做出了明確規(guī)定。特別是對上行文做出了嚴格的規(guī)定。
    (一)“部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。”(《辦法》第十九條);這些規(guī)定主要是解決和防止政出多門的問題.“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’。”(《辦法》第二十二條)。這一條含義深刻，不僅是公文處理中的紀律，而且對于保證領導機關決策的科學化、民主化具有重要意義。也能夠保證領導同志抓大事，抓主要問題。
    (二)對上行文的體式要從嚴把關。主要是向上級行“請示”、“報告”、“意見”時，“‘請示’應當一文一事;一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。
    “報告”不得夾帶請示事項。”(《辦法》)第二十一條)
    “報告”與“請示”兩個文種混用、“報告”中夾雜“請示”事項的問題是目前公文制發(fā)中最常出現(xiàn)的問題，有的還編造了“請示報告”這樣一個文種?！掇k法》在第二章“公文文種”中明確規(guī)定了“請示”與“報告”的作用。“報告”：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。“請示”：適用于向上級機關請求指示、批準，在制發(fā)文件中要根據(jù)行文目的確定。概括地講“報告”與“請示”的不同主要表現(xiàn)在三個方面：一是發(fā)文機關對上級機關的要求不同。“報告”是為了讓上級知道情況，而“請示”是為了讓上級對下級機關的請求做出答復或批準。二是發(fā)文的時間不同。“報告”一般是在事后，即在某項工作任務完成之后，或上級機關明確要求答復有關問題時制發(fā)。而“請示”則多在事前或事中制發(fā)。三是正文中的結束語不同“報告”一般使用“特此報告，請閱知。”或“專此報告，請周知。”等語。而“請示”則多用“特此請示，望予批準。”或“專此請示，請予指示。”等語。行文規(guī)則對于文件的質量和高效運轉，保證行政公文發(fā)揮作用至關重要。在擬制文稿中要嚴格遵守，文秘部門在核稿中要從嚴掌握，領導同志要帶頭執(zhí)行。
    【2】行文關系
    行文的關系，指的是發(fā)文機關與收文機關之間的關系。
    一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。
    二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文(如函、通知等)，不能使用上行文(如請示、報告等)，更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。
    三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示，應當根據(jù)內容寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答復所請求的問題;上級機關向受雙重領導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關。
    四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。