以下是出國留學(xué)網(wǎng)小編整理的文秘知識基礎(chǔ)模擬試題及答案，經(jīng)常會問到的問題，一定要記下來。
    1、什么是秘書?
    答：在我國現(xiàn)階段，通常是指黨政機關(guān)、部隊、社會團體或企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的助手，這一職業(yè)的工作具有輔助性和服務(wù)性。
    2、秘書部門的職能性和工作特點?
    答：(1)綜合性。(2)輔助性。(3)門面性。(4)機要性。
    3、秘書工作的主要內(nèi)容?(風(fēng)險題)
    答：(1)處理文電。(2)撰擬文稿。(3)辦理會務(wù)。(4)調(diào)查研究。(5)查辦、催辦。(6)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖協(xié)議本單位的有關(guān)工作。(7)安排禮儀活動。(8)處理來信來訪。(9)組織機要交通。(10)檔案的管理。(11)其他日常事處及領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)。
    4、秘書工作的作用：
    答：(1)樞紐作用。(2)助手作用。(3)參謀作用。(4)協(xié)調(diào)作用。(5)耳目作用。
    5、秘書工作的指導(dǎo)思想：
    答：一是為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù);二是為與本系統(tǒng)有關(guān)的部門及其成員服務(wù);三是為廣大人民群眾服務(wù)。
    6、秘書工作的原則：
    答：(1)準(zhǔn)確。(2)迅速。(3)求實。(4)保密。
    7、秘書工作者的政治素質(zhì)：
    答：(1)具有較高的理論水平。(2)具有較強的法律意識和政策觀念。
    (3)具有全心全意為人民服務(wù)的思想。(4)嚴(yán)于律己，遵守紀(jì)律。
    8、秘書工作人員應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識：
    答：(1)基礎(chǔ)知識。(2)社會知識。(3)專業(yè)知識。(4)業(yè)務(wù)知識。(5)輔助知識。
    9、秘書人員應(yīng)具備的能力：
    答：(1)調(diào)查研究能力。(2)收集資料的能力。(3)文字表達能力。(4)口頭表達能力。(5)組織協(xié)調(diào)能力。(6)辦事能力。(7)管理事務(wù)的能力。(8)文字書寫的能力。(9)操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。
    10、信息的作用?
    答：①為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。②為實現(xiàn)科學(xué)管理創(chuàng)造條件。③是發(fā)揮參謀，助手作用的主要內(nèi)容。
    11、現(xiàn)代秘書部門信息工作應(yīng)遵循兩條原則?
    ① 全面服務(wù)。②實事求是。不夸大縮小，既報喜，又報憂。
    12、值班記錄電話記錄應(yīng)包括五個要素?
    答：a來電時間。b來電單位、姓名及職務(wù)、電話號碼等。c來電內(nèi)容。d領(lǐng)導(dǎo)批示和處理意見。e接電話記錄人。
    13、值班日記四要素：
    答：值班員、值班時間、記事內(nèi)容、辦理情況。
    14、打電話的一般程序是什么?
    答：(1)打電話就應(yīng)對電話內(nèi)容擬出腹稿或擬出文字提綱，特別重要的事情，要寫出通話全文。(2)電話接通后，先問明對方是否就是要通知的單位或當(dāng)事人，然后先通報自己單位名稱、職務(wù)、姓名，再問對方姓名、職務(wù)，最后再說通話內(nèi)容。(3)向下級打的電話比較重要的，需要記錄的電話，打完后應(yīng)要求對方復(fù)述一遍，確保對方記錄無誤。下級人員在接完上級的重要電話后，亦應(yīng)主動復(fù)述。(4)要找的人不在時，可要求對方轉(zhuǎn)告或安排回電話。
    15、回電話接電話的一般程序是什么?
    答：(1)回答電話要迅速，盡可能在鈴響第一遍后就接并立即打招呼。
    (2)問清對方單位、姓名、職務(wù)后，通報自己的單位、職務(wù)和姓名。
    (3)所接電話一般都應(yīng)有記錄，必要時使用錄音電話，并時常檢查自己對所接電話的處理情況。
    (4)來電話者要找的人不在時，問清是否需要代為轉(zhuǎn)告，不清楚的事情不盲目回答。
    16、電話記錄有哪五個部分?
    答：一是來電時間、包括年、月、日、時、分;二是來電單位、姓名及電話號碼;三是來電內(nèi)容;四是處理意見和領(lǐng)導(dǎo)批示;五是接電話記錄人。
    17、什么是文書?
    答：指個人、社會組織、政黨集團、國家政權(quán)在社會活動中為了一定目的而形成并使用的特定格式的文字資料。
    18、什么是文件?
    答：通常所說的文件，是指機關(guān)、團體、部隊、企事業(yè)單位制發(fā)使用的具備一定格式的公務(wù)文書。
    19、什么是會簽?
    答：兩個及兩個以上機關(guān)聯(lián)名行文，須經(jīng)各聯(lián)名機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志聯(lián)名簽署。聯(lián)名簽署文件的過程稱作會簽。會簽本身也是一種會商，但大量的實質(zhì)性的會商工作應(yīng)在會簽之前進行。
    20、什么是傳達范圍?
    答： 指可以聽到宣讀文件的人員范圍。文件需要傳達到哪個范圍，一般都是根據(jù)臨時情況確定的，文件中應(yīng)當(dāng)注示清楚。
    22、密級一般劃分為哪幾級
    答： 一般劃分為秘密、機密、絕密三個等級，
    23、會議報到有哪幾種方式?
    答：①與會者本人持會議通知或單位介紹信親自報到;②委托他人代為報到;③電話報到。
    24、內(nèi)賓接待工作原則是什么?
    答：1、熱情相待。2、按政策辦事。3、簡樸大方，不搞形式主義，不要鋪張浪費，盡可能少花錢多辦事。4、節(jié)省時間，努力提高辦事效率。
    25、握手的技巧是什么?
    答：同性之間特別是男性之間的握手應(yīng)當(dāng)有力，以示熱情友好;反之，如果有氣無力或者若無其事，就會使對方產(chǎn)生冷漠、疏遠(yuǎn)的感覺。異性之間、特別是女同志對男同志的握手，無需用力，只要輕輕地握一下就可以了。與領(lǐng)導(dǎo)同志或者身份較高的人握手，要視具體情況而論，如果他有意與你握手，就應(yīng)當(dāng)主動把手伸過去;如果他無意握手，就不要勉強。
    26、為別人作介紹時應(yīng)注意哪幾方面?
    答：如果雙方的地位不同，應(yīng)當(dāng)先把地位低的人介紹給地位高的人;如果雙方的身份相同、年齡相近，應(yīng)當(dāng)先把男性介紹給女性，把主人介紹給客人;如果雙方的地位相近、年齡有別，應(yīng)當(dāng)先把年輕的介紹給年長的;如果一個人會見幾個人，應(yīng)當(dāng)先把一個人介紹給幾個人。在為別人介紹時，秘書工作者應(yīng)當(dāng)事先熟悉雙方的情況，以便介紹。
    27、聽講時應(yīng)注意的幾個問題?
    答： ①要專心致志認(rèn)真聽講，以示注意和尊重對方，而不要東張西望，心不在焉，以免影響講話人的情緒。②不要隨意打斷人家的話題。③遇到說話嚕蘇，或者有意無意糾纏你的人，不要厭煩，更不要露慍色，而應(yīng)當(dāng)有禮貌地中斷對方的話題或委婉地回絕他，可以委婉地說“我們是不是長話短說?”或者說“對不起，我還有急事。咱們是不是以后再細(xì)談?”
    28、當(dāng)你有幾機說話時,應(yīng)注意哪幾點?
    ①要禮貌文明、熱情和藹，給人以親切感;②語速要和緩，語調(diào)要適中，給人以舒暢感;③切忌過分急越亢奮，以免使人產(chǎn)生高壓感;④切忌多說官話、套話，也不要使用生僻古怪的詞語，以免令人生厭;此外，不要夸夸其談，更不能自吹自擂;⑤吐音要準(zhǔn)確，語言要簡潔，表達要妥貼，以提高對方的接受效果。
    29、接電話時的注意事項?
    答：電話鈴響后，應(yīng)當(dāng)馬上拿起耳機，而不要讓人久等;拿起耳機之后，應(yīng)當(dāng)立即說“您好!”而不要默不作聲讓人干等。然后，就可以詢問對方姓名、單位、有何事情等，可以說“請問您貴姓?您 是什么單位?有什么事?”之類的話;通話完了應(yīng)當(dāng)說聲“再見”之類的客氣話。在接電話時還有幾個問題需要注意：①如果一個電話未完又來一個，或者兩部電話同時響鈴，應(yīng)當(dāng)視電話的內(nèi)容，讓緊急的一方先講同時禮貌地叫另一方稍等片刻，或者讓他過一會再打過來。②如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎?”或者“對不起，我還有急事要辦。”這樣對方就會明白你的意思。③如果人家打錯了電話，不要訓(xùn)斥別人，而應(yīng)當(dāng)耐心地告訴對方“你打錯了。”或者“我們這里沒有您要找的人 ”等。假如你的單位不保密，最好把自己的單位和電話號碼告訴對方，以便他糾正;假如是機要部門，就不能把自己的單位和電話號碼告訴人家，只要婉言回絕就可以了。
    30、打電話時的注意事項?
    ①不論對方是何對象，都要禮貌，包括語言文明、態(tài)度和藹。在打通電話之后，如果你想找人，就應(yīng)當(dāng)說“喂請找×××。”或“麻煩你找一下×××。”如果你是和對方聯(lián)系工作，首先應(yīng)當(dāng)“自報家門”，告訴對方你是誰，在什么單位工作，然后再進入正題，開始交談。②如果是向?qū)Ψ絺鬟_指示或者布置工作而內(nèi)容又比較繁多復(fù)雜，應(yīng)當(dāng)主動提醒對方記錄。③聲音應(yīng)當(dāng)不高不低，嘴與話筒應(yīng)當(dāng)保持一定的距離，以免對方聽來刺耳，影響接收效果。④語言應(yīng)當(dāng)簡練明了，用最少的語言，在最短的時間內(nèi)把事情準(zhǔn)確清楚地傳達給對方，而不要嚕里嚕蘇。廢話連篇會影響對方把握你要說的中心意思。另外，問候語客套話以及與中心無關(guān)的話應(yīng)當(dāng)盡量少講，一則它會影響工作效率，二則也會給人以婆婆媽媽的感覺。
    31、協(xié)調(diào)的內(nèi)容主要包括哪三方面?
    答：政策協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。
    32、協(xié)調(diào)的方法有哪些?
    答：1、文字協(xié)調(diào) ;2、情況協(xié)調(diào); 會議協(xié)調(diào);面商協(xié)調(diào)。
    33、協(xié)調(diào)工作的原則?
    答：1、服從全局的原則。2、維護團結(jié)的原則。3、從實際出發(fā)的原則。4、認(rèn)真負(fù)責(zé)的原則。
    34、辦公自動化中的保密?
    答：計算機的保密，需要從以下幾個方面加強工作：1、操作人員的要求。2、計算機的放置。3、計算機在使用中的保密。
    35、文房四寶主要指的是什么?即紙、墨、筆、硯四種書寫文具。
    答：什么是硬筆書法硬筆書法是指用鋼筆、彩色水筆、圓珠筆、鉛筆等硬尖書寫工具書寫漢字的方法。
    36、校對的主要方法有哪幾種：
    答：一是對校法;二是折校法;三是 讀校法。
    37、人的能力大致可分為哪兩種
    答：一是自然的能力，二是人的特有能力。
    一般說來，科學(xué)能力結(jié)構(gòu)的基本要素：有觀察能力、記憶能力、思維能力、想象能力、實際操作能力、管理能力等。
    38、什么是創(chuàng)造性思維?
    答：創(chuàng)造性思維主要是指對客觀事物之間的聯(lián)系所進行的新探索，并能創(chuàng)造出新的思維形態(tài)。
    39、你怎樣認(rèn)識靈感?
    答：有人認(rèn)為，靈感是指一切創(chuàng)造性活動過程的某種創(chuàng)造力極為高漲的狀態(tài)，不僅有突發(fā)性、創(chuàng)造性，而且還以創(chuàng)造者頑強意志、熱情以及高效率的勞動為特征。一般地說，當(dāng)靈感產(chǎn)生時，總是以一系列的邏輯思維為前提的。靈感的產(chǎn)生有隨機性、瞬時性。只有通過艱苦勞動才能獲得到，沒有對某一個問題長久地思索，靈感是不會突然降臨的。