人事日常工作流程手冊
第一章 前 言
第一條 為使本公司人事作業(yè)正軌化、制度化，能在有序可循的情況下，使本公司人事統(tǒng)一、脈絡(luò)一貫，并加強(qiáng)人事部門與各部門間的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制訂本程序。
第二章 主 辦
第二條 人事、勞資工資事宜由公司行政部負(fù)責(zé)管轄和辦理，下設(shè)人事專員一人，負(fù)責(zé)下列全盤人事業(yè)務(wù)。
第三章 招募甄試
第三條 人員招募作業(yè)程序如下
(一)人事專員處收到“增補(bǔ)人員申請單”時(shí)，即行擬訂招募計(jì)劃，內(nèi)容包括下列項(xiàng)目：
1. 招募職位名稱及名額;
2. 資格條件限制;
3. 職位預(yù)算薪金;
4. 預(yù)定任用日期;
5. 通報(bào)稿或登報(bào)稿(訴求方式)擬具;
6. 資料審核方式及辦理日期(截止日期);
7. 甄試方式及時(shí)程安排(含面談主管安排);
8. 場地安排;
9. 工作能力安排;
10. 準(zhǔn)備事項(xiàng)(通知單、海報(bào)、公司宣傳資料等)。
(二)訴求：即將招募消息告訴大眾及求職人，如下：
1. 登報(bào)征求：先擬廣告稿，估計(jì)刊登費(fèi)，決定刊登何報(bào)、何時(shí)，然后聯(lián)絡(luò)報(bào)社。
2. 同仁推薦：以海報(bào)或公告方式進(jìn)行。
(三)應(yīng)征信息處理：
1. 訴求消息發(fā)出后，會(huì)收到應(yīng)征資料，經(jīng)審核后，對合格應(yīng)征者發(fā)出"初試通知單"及"復(fù)試通知單"，通知前來本公司接受甄試。
2. 不合格應(yīng)征資料，歸檔一個(gè)月后銷毀，但有要求退件者，應(yīng)給予退件。為了給社會(huì)大眾一個(gè)好的印象，對所有未錄取者發(fā)“致謝函"也是應(yīng)有的禮貌。 (四)甄試：新進(jìn)人員甄選考試分筆試及面談。
1. 筆試包括下列：
(1)專業(yè)測驗(yàn)(由申請單位擬訂試題);
(2)領(lǐng)導(dǎo)能力測驗(yàn)(適合干部級);
2. 面談：由申請部門主管、行政主管、核定權(quán)限主管分別或共同面談，面談時(shí)應(yīng)注意：
(1)要盡量使應(yīng)征人員感到親切、自然、輕松;
(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點(diǎn);
(3)要了解自己要告訴對方的問題;
(4)要尊重對方的人格;
(5)將口試結(jié)果隨時(shí)記錄于"面談?dòng)涗洷?quot;。
3. 如初次面談不夠周詳，發(fā)出“復(fù)試通知單"，再次安排約談。
(五)背景調(diào)查：
經(jīng)甄試合格，初步?jīng)Q定的人選，視情況應(yīng)做有效的背景調(diào)查。(限管理級員工)
(六)結(jié)果評定：
經(jīng)評定未錄取人員，先發(fā)出謝函通知，將其資料歸入儲備人才檔案中，以備不時(shí)之需。評定錄用人員經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)，行政部部發(fā)出“報(bào)到通知單"，并安排職前訓(xùn)練有關(guān)準(zhǔn)備工作。
(七)注意事項(xiàng)：
應(yīng)征資料的處理及背景調(diào)查時(shí)應(yīng)尊重應(yīng)征人的個(gè)人隱私權(quán)，注意保密工作。
第四章 任 用
第十四條 經(jīng)核定錄用人員，由行政部依據(jù)甄選報(bào)名單發(fā)給"報(bào)到通知單"，請他于報(bào)到時(shí)攜帶下列資料：
(一)填寫本公司新進(jìn)職工錄用表;
(二)繳驗(yàn)學(xué)歷證及身份證;
(三)繳驗(yàn)近期正面半身免冠照片;
(四)繳驗(yàn)體檢合格證明;
(五)繳驗(yàn)計(jì)劃生育證明;
(六)繳驗(yàn)經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書;
(以上應(yīng)繳資料視情況可增減)
第十五條 干部人員任用，視情況可發(fā)給"聘任書"。
第十六條 新進(jìn)人員于報(bào)到日，行政部應(yīng)檢收其應(yīng)繳資料，若資料不全，應(yīng)限期補(bǔ)辦，否則首月薪資可暫扣發(fā)。
第十七條 行政部隨后應(yīng)親切有禮地引導(dǎo)新進(jìn)人員報(bào)到，逐項(xiàng)協(xié)助辦理下列：
(一)領(lǐng)取員工相關(guān)文具用品;
(二)填寫制考勤卡并解釋使用;
(三)領(lǐng)取辦公桌鎖匙;
(四)視情況引導(dǎo)參觀、介紹各部門及安排職前相關(guān)管理制度講。
(五)行政部應(yīng)引導(dǎo)新進(jìn)人員向部門主管報(bào)到。
第十八條 人員報(bào)到完畢隨后應(yīng)辦理下列事項(xiàng)：
(一)填寫"人員異動(dòng)記錄簿"。
(二)更新員工花名冊。
(六)收齊報(bào)到應(yīng)繳資料連同甄選報(bào)名單建立個(gè)人資料檔案。
第五章 試 用
第十九條 原則上行政人員及營業(yè)員試用期為三個(gè)月(配送倉工人、司機(jī)試用二個(gè)月)，期滿合格者，辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)才正試聘用，個(gè)別試用成績突出者，可提前轉(zhuǎn)正。行政部部每月15日發(fā)出當(dāng)月轉(zhuǎn)正人員《考核表》，由被考核人填寫工作小結(jié)后，導(dǎo)購經(jīng)店長、銷售主管、行政部、經(jīng)理考核確認(rèn)。行政人員經(jīng)部門主管、行政部、經(jīng)理考核后呈總部人力資源部呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核定。轉(zhuǎn)正后的員工經(jīng)分管部門主管及總部人力資源部審批后可簽訂勞動(dòng)合同。
第二十條 行政部根據(jù)考核表發(fā)給"試用期滿通知"。
第二十一條 行政部發(fā)出“試用期滿通知”后，并依不同的批示，分別辦理下列事項(xiàng)： (一)試用不合格者，另發(fā)給通知單。
(二)調(diào)(升)職者，由行政部辦理異動(dòng)作業(yè)。
(三)薪資變更者，由行政部辦理調(diào)薪。
第二十二條 前條辦理完畢后，考核表應(yīng)歸入個(gè)人檔案中。
第二十三條 新進(jìn)人員在試用期中，表現(xiàn)不合要求，部門主管認(rèn)為有必要停止試用時(shí)，可立即提前辦理考核，并簽人員異動(dòng)申請單，報(bào)請權(quán)限主管核定停止試用。
第六章 異 動(dòng)
第二十四條 晉升(升職、升級)及降級由申請人填寫"人事異動(dòng)申請單"及辦理臨時(shí)考核，轉(zhuǎn)行政部簽注意見后，呈權(quán)限主管批示。
第二十五條 調(diào)職由申請人填寫"人事異動(dòng)申請單"送調(diào)職部門會(huì)簽，轉(zhuǎn)行政部簽注意見后，呈權(quán)限主管核定。
第二十六條 未批準(zhǔn)的升、降、調(diào)申請單退回申請部門。經(jīng)批準(zhǔn)的申請單則由行政部依據(jù)發(fā)布"人事異動(dòng)通知"，副本抄送申請部門及本人，并限期辦理業(yè)務(wù)移交手續(xù)，履任新職。行政部應(yīng)立即變更薪資名冊。
第二十七條 經(jīng)批準(zhǔn)異動(dòng)后，涉及調(diào)整薪資者，行政部應(yīng)根據(jù)人事異動(dòng)申請單批示，填制“薪資調(diào)整通知單"辦理調(diào)薪。
第七章 請 假
第二十八條 員工因故請假，應(yīng)至行政部領(lǐng)取請假單，依權(quán)限逐級呈核，再轉(zhuǎn)回行政部登記于考勤卡(表)上。
第二十九條 休假作業(yè)應(yīng)另參照《人事管理規(guī)章》有關(guān)規(guī)定辦理。
第八章 考 勤
第三十條 各部門主管應(yīng)于每月3日前將上月份考勤表送行政部備查;
第三十一條 如需變更出勤與輪休時(shí)間，或補(bǔ)充新進(jìn)人員出勤時(shí)間，應(yīng)填"出勤時(shí)間調(diào)整單"，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)行政部登記備查。
第三十二條 員工因加班、調(diào)休、請假，先至行政部領(lǐng)取"加班單、調(diào)休單、請假單";經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)后轉(zhuǎn)行政部查核并登記于考勤表上。
第三十三條 員工因公于上班中外出，應(yīng)填寫"外出登記表"送部門主管核準(zhǔn)后，交行政部備查。
第三十四條 因公而未打卡，應(yīng)通知行政部呈上級主管核簽。
第三十五條 下班忘記打卡，可由本人找直屬主管或行政部簽證，若未簽卡者一律以曠工論。(每月不準(zhǔn)超過3次)
第三十六條 行政部于每日檢視考勤卡(表)，遇異常狀況或違規(guī)事情，應(yīng)即主動(dòng)簽辦，并與部門主管聯(lián)絡(luò)。
第三十七條 員工出勤情況，行政部應(yīng)于每月終了后，編制《加班、調(diào)休、請假》一式兩份，一份本部門留底核計(jì)薪資加扣，一份交給各部門公布，限三日內(nèi)接受更正申請。
第三十八條 行政部應(yīng)建立每一員工一份年度考勤統(tǒng)計(jì)表(印于個(gè)人資料卡中)，逐月依據(jù)考勤表予以登錄，經(jīng)登錄后考勤表即可銷毀作廢。
第三十九條 每一年度終了，行政部應(yīng)即依據(jù)年度考勤統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)是否有未休完特別假的人員。
第四十條 每一年度終了后，行政部應(yīng)即調(diào)查編制次年度享有特別假人員名單，予以造冊呈準(zhǔn)后公布實(shí)施。
第四十一條 有關(guān)考勤作業(yè)，請參照"人事管理規(guī)章"有關(guān)規(guī)定辦理。
第九章 出 差
第四十二條 出差作業(yè)，應(yīng)參照財(cái)務(wù)部"出差管理辦法"規(guī)定辦理。
第十章 獎(jiǎng) 懲
第四十三條 員工遇有功過獎(jiǎng)懲時(shí)，可由建議人填報(bào)"獎(jiǎng)懲建議申請單"公文，先由行政部簽注意見后，呈經(jīng)理核定。
第四十四條 行政部根據(jù)核準(zhǔn)獎(jiǎng)懲建議申請單發(fā)布"獎(jiǎng)懲通知單"公文，副本抄送本人部門及本人知照，另一份留底本部門月底加扣薪資。
第四十五條 行政部應(yīng)按月將人事獎(jiǎng)懲通知單登錄于個(gè)人資料卡內(nèi)。
第四十六條 獎(jiǎng)懲作業(yè)應(yīng)另參照"獎(jiǎng)懲辦法"規(guī)定辦理。
第十一章 考 核
第四十七條 考核分年中、年終、試用期考核、臨時(shí)考核四種，其處理程序如下：
(一)年中、年終考核：全年度分兩次考核上半年(1月1日至6月30日)、下半年(7月1日至12月31日)各考核一次。具體程序參照〈美邦集管字(2003)19號文件〉
(二)試用期考核：員工試用期(職員三個(gè)月，工人二個(gè)月)，由試用單位主管負(fù)責(zé)考核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核，期滿考核合格者，填具“試用人員考核表”，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)正。
(三)臨時(shí)考核
為申請升降職，應(yīng)附辦理臨時(shí)考績，以作上級批示決策參考依據(jù)。
第四十八條 考績表辦理完畢，存于個(gè)人資料袋內(nèi)，并予以登錄。
第四十九條 考績作業(yè)應(yīng)另參照"考績辦法"規(guī)定辦理。
第十二章 薪 資
第五十條 每月1日前將上月新進(jìn)人員工資檔案傳真總部核準(zhǔn),行政部應(yīng)于每月5日前整理上月到職的新進(jìn)人員，將核準(zhǔn)工資登錄于"薪資名冊"。并依據(jù)工資標(biāo)準(zhǔn)核算工資。第五十一條 行政部應(yīng)于每月25日整理本月份涉及調(diào)薪的人事異動(dòng)申請單及考核表，經(jīng)相關(guān)部門主管審批(行政人員需經(jīng)部門主管、行政部、公司經(jīng)理、總部核準(zhǔn);店鋪人員需經(jīng)店長、銷售主管、行政部、公司經(jīng)理核準(zhǔn))。經(jīng)核準(zhǔn)后登記于薪資名冊，并依據(jù)核準(zhǔn)薪資標(biāo)準(zhǔn)核算工資。
第五十二條 經(jīng)批準(zhǔn)離職員工，行政部應(yīng)據(jù)此填制薪資通知單辦理停薪，由行政主管審核簽章，登錄于薪資名冊后次月計(jì)算工資。
第五十三條 核薪與調(diào)薪案件于歸檔前，應(yīng)登錄于個(gè)人資料卡內(nèi)。
第五十四條 每月10日前將上月工資核算完畢，經(jīng)財(cái)務(wù)部主管、出納、公司經(jīng)理審核后連同相關(guān)人事月報(bào)表(人事成本分析、人員變動(dòng)表、人事月報(bào)表)傳真總部核準(zhǔn)。 第五十五條每月15日發(fā)放上月工資(公司開除、辭退行政人員者應(yīng)當(dāng)日結(jié)算工資，辭職者應(yīng)在每月15日結(jié)算工資，但店員有獎(jiǎng)金、賠償必須每月15日結(jié)算工資)。
第十三章 訓(xùn) 練
第五十六條 職前訓(xùn)練
新進(jìn)人員于報(bào)到后，行政部應(yīng)辦理以下職前教育：
(一)介紹公司歷史背景、經(jīng)營方針、工作環(huán)境;
(二)簡介各部門組織、職責(zé)、作業(yè)狀況;
(三)相關(guān)人事管理制度及注意事項(xiàng);
(四)介紹各部門辦公室及主管。
第五十七條 在職訓(xùn)練
(一)行政部于年度開始，依所需培訓(xùn)目標(biāo)、對象、課程、教材、預(yù)算，擬訂訓(xùn)練計(jì)劃。
(二)行政部于培訓(xùn)期中，應(yīng)嚴(yán)予考核。
(三)員工于接受培訓(xùn)后，視需要提出心得報(bào)告，成績優(yōu)劣列入考核依據(jù)。
第五十八條 專業(yè)培練
(一)專業(yè)知識，視必要可辦理專案培訓(xùn)。
(二)搜集專業(yè)報(bào)導(dǎo)或講座教材，印發(fā)給每位員工。
(三)各部門主管可自行申請或由公司指派參加國內(nèi)外各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的講座、觀摩、訓(xùn)練。
第五十九條 培訓(xùn)作業(yè)應(yīng)另參照"培訓(xùn)辦法"規(guī)定辦理。
第十四章辭 職
第六十條 正式任用的員工如感工作不適或其他原因想辭職，應(yīng)于15天前提出辭職申請書，由部門主管及行政部主管簽具意見后，呈公司經(jīng)理核準(zhǔn)，再轉(zhuǎn)回行政部，行政部憑此辦理停薪手薪。
第六十一條 行政部依據(jù)辭職申請書發(fā)給"離職通知單"，通知本人于批準(zhǔn)離職日當(dāng)天下班前依離職通知單上應(yīng)辦理事項(xiàng)，逐項(xiàng)辦理移交，辦理完畢后，由行政部審核無誤后，并簽署意見后計(jì)當(dāng)月薪資。
第六十二條 行政部根據(jù)離職通知單于當(dāng)日即行辦理下列事項(xiàng)：
(一)登記于人員異動(dòng)記錄簿內(nèi)。
(二)注銷行政部控制的人員狀況表內(nèi)登記。
(三)登記個(gè)人資料卡，注銷個(gè)人資料檔案，將資料存入離職檔案袋。
第六十三條 行政部視情況應(yīng)約談離職人員，并將面談結(jié)果填入離職人員面談?dòng)涗洐n案，以作為人事流動(dòng)率檢查參考。
第十五章 移 交
第六十四條 各級主管人員及業(yè)務(wù)承辦人員因故離職時(shí)，應(yīng)將所負(fù)責(zé)的公物及經(jīng)辦事務(wù)逐件列具清冊，在監(jiān)交人監(jiān)督下點(diǎn)交接任的人員，并會(huì)同接任人員提出移交報(bào)告書。第六十五條移交時(shí)應(yīng)造清冊名稱如下：
(一)印章戳記清冊。
(二)所屬人員薪資單冊。
(三)未辦或未了重要案件目錄。
(四)保管文卷目錄。
(五)職責(zé)事務(wù)目錄。
(六)上級指定專案移交事項(xiàng)清冊。
第十六章 勞工保險(xiǎn)
第六十六條 人員于報(bào)到日時(shí)，由行政部登記辦理投加保，生效日以到職日為準(zhǔn)。第六十七條 人員于退職日當(dāng)天，行政部應(yīng)即辦理退保。
第六十八條 投保薪資因調(diào)整薪資或其他因素而變動(dòng)時(shí)，應(yīng)由行政部填報(bào)"投保薪資調(diào)整單"。
第六十九條 行政部應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)列冊個(gè)人負(fù)擔(dān)保費(fèi)，核算當(dāng)月工資時(shí)從薪資內(nèi)扣繳。第七十條 每月月底核對社保繳費(fèi)明細(xì)，如有誤及時(shí)與社保局核對。 第七十一條 保存社保相關(guān)資料，社保登記證年底需年檢。
第十七章 資料管理
第七十二條 各種人事命令、通知公布一周后，連同該案核準(zhǔn)憑證(申請單或簽呈)合并歸檔。
第七十三條 每月初依據(jù)人員異動(dòng)記錄簿編制"人事異動(dòng)月報(bào)表"，呈核閱后，列入人事流動(dòng)率檢查依據(jù)。
第七十四條 行政部應(yīng)于每月10日編制各主管名冊，送守衛(wèi)或總機(jī)備查(如未異動(dòng)可具文報(bào)備)。
第七十五條 員工若有需要"服務(wù)證明書"或"離職證明書"，可至行政部說明申請理由，由經(jīng)辦人填寫證明。
第七十六條 人事單位應(yīng)備檔案包括下列：
(一)人事異動(dòng)案。
(二) 人事獎(jiǎng)懲案。
(三)人事考績案。
(四)人事訓(xùn)練案。
(五)人事規(guī)章案。
(六)人事勤務(wù)案。
(七)人事表報(bào)案。
(八)福利案。
(九)文康活動(dòng)案。
(十)涉外事件案。
(十一)收發(fā)文登記簿。
第十八章 其 他
第一○二條 本作業(yè)程序，應(yīng)另參照"人事管理規(guī)章"有關(guān)規(guī)定辦理，如有疑義，可由行政部主管解釋運(yùn)用，如有未盡事宜，應(yīng)另補(bǔ)充修正。
第一○三條 本作業(yè)程序承奉核準(zhǔn)后實(shí)施，修正時(shí)亦同。