目錄
    一、 秘書的涵義
    二、 秘書人員的稱謂、類別、層次
    三、 秘書的職業(yè)特征
    四、 秘書工作的性質(zhì)
    五、 秘書工作的要求
    六、 秘書工作的內(nèi)容
    七、國外秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)
    八、各國秘書工作的發(fā)展簡(jiǎn)況
    一、 秘書的涵義
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    ①協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系接待，辦理文書和交辦事項(xiàng)的工作人員。②指秘書職務(wù)。③使館中職位低于參贊高于隨員的外交官。有一等秘書、二等秘書、三等秘書之分，在大使館館長領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行工作。享有外交特權(quán)和豁免。
    從秘書職位的角度來看 "秘書"概念的發(fā)展變化。
    秘書職位經(jīng)歷了從官職向社會(huì)職業(yè)轉(zhuǎn)變的過程。
    【（一）秘書官職化時(shí)代】
    1.中國秘書官職化時(shí)代
    在我國，"秘書"一詞最早出現(xiàn)于漢代。最初的含義是指物而非指人。
    即帶有神秘色彩的圖書。根據(jù)古籍記載，這些圖書主要有兩類：
    宮禁里的秘籍，因?yàn)槭菍m禁內(nèi)收藏的各種經(jīng)典文獻(xiàn)，因而一般不予公開，故稱為"秘書"。如《晉書?荀勖傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經(jīng)，列在'秘書'。"
    指讖緯圖箓。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的一種預(yù)算吉兇的隱語。
    至東漢后期："秘書"不僅指物，也指機(jī)構(gòu)和人員。
    古代的秘書工作者，被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。
    唯有一次例外，那就是東漢末年
    魏王曹操為削弱當(dāng)時(shí)位高權(quán)重的皇帝身邊的秘書機(jī)構(gòu)--尚書臺(tái)的勢(shì)力，曾設(shè)秘書令，以"典尚書事"，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發(fā)奏章、草擬和上傳下達(dá)的職責(zé)。
    至清末，我國的秘書工作真正名實(shí)相符。
    辛亥革命后，秘書的含義發(fā)生了質(zhì)的變化。
    其一：秘書一詞已完全擺脫了"圖書"的含義，從原先指物轉(zhuǎn)變?yōu)樘刂笍氖旅貢ぷ鞯娜嘶蚵毼弧?BR>    其二，對(duì)秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái)，對(duì)各級(jí)政府部門中從事秘書工作的人員或相關(guān)職位均以"秘書"相稱。
    2.國外秘書官職化時(shí)代
    西方發(fā)達(dá)國家的定義。國際職業(yè)秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）
    "秘書"這個(gè)詞來源于秘書工作保密者。指那些被國王和王后雇傭來保守國家和私人秘密的人.
    今天cretary第一個(gè)字母s大寫的時(shí)候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級(jí)官員
    secretary of state 在英國是指（主管政府一部門的）國務(wù)大臣，在美國則指國務(wù)卿。
    the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意為外相
    the secretary of state for home affairs 則是內(nèi)政大臣
    chief cabinet secretary 日本的"內(nèi)閣官房長官"
    沙特的石油部長、印度的外交部常務(wù)副部長等。
    資產(chǎn)階級(jí)革命后，秘書職位主要承擔(dān)的是輔助性管理這一內(nèi)涵開始得到社會(huì)的認(rèn)可和接受。另外，國外私人秘書的發(fā)展歷史也相當(dāng)悠久。
    貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請(qǐng)函等。商人也有秘書，他們通常被叫做"辦事員"。如英國著名的政治學(xué)家和哲學(xué)家約翰?洛克就曾長期擔(dān)任著名領(lǐng)袖人物的私人秘書。16世紀(jì)英國的著名詩人約翰?鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。
    總之，在秘書職業(yè)社會(huì)化以前，秘書主要指在政府部門中擔(dān)任高級(jí)官員的人或?yàn)檎块T及高級(jí)官員提供輔助服務(wù)的公職人員，因此，我們將這一時(shí)期成為秘書官職化時(shí)代。
    【（二）秘書社會(huì)化時(shí)期】
    1.國外秘書工作的社會(huì)化、職業(yè)化發(fā)展
    英文secretary出現(xiàn)了另一個(gè)重要含義 ,秘書作為一種社會(huì)職業(yè)，開始確立。
    第一個(gè)字母s小寫的時(shí)候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業(yè)務(wù)等普通意義上的秘書工作人員
    2.我國秘書的社會(huì)化職業(yè)化發(fā)展
    我國的私人秘書始于清朝，稱幕客
    幕客也稱"西席、館師、賓師"等，俗稱師爺
    由地方長官私人聘請(qǐng)，不拿官方俸祿,
    不占政府機(jī)構(gòu)編制，是地方長官的私人秘書
    改革開放以前，我國的秘書主要是一種行政職位。
    改革開放后，秘書開始由官職走向社會(huì)化、職業(yè)化。
    【（三）秘書和秘書實(shí)務(wù)的涵義】
    秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實(shí)施管理的人員。該定義可從3個(gè)角度來理解:
    秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者
    秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)
    秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性
    秘書實(shí)務(wù):秘書工作者通過具體操作，直接作用于實(shí)際事和物的過程。
    二、 秘書人員的稱謂、類別、層次
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    【（一）秘書人員的稱謂】
    社會(huì)上對(duì)秘書人員的各種稱謂
    打字員、文秘、內(nèi)勤、文書、文員、辦公室主任
    “秘書工作”主管（培訓(xùn)主管、業(yè)務(wù)主管）
    “秘書工作”助理（人事助理、執(zhí)行助理）
    初級(jí)秘書、高級(jí)秘書等等
    對(duì)這些稱謂的分析
    對(duì)秘書稱謂的不規(guī)范帶來的問題
    1.秘書稱謂的不統(tǒng)一給界定秘書職務(wù)帶來了困難，不利于對(duì)秘書人員進(jìn)行科學(xué)的管理
    2.容易造成秘書角色認(rèn)知的差異，一個(gè)單位中同時(shí)存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規(guī)范來要求自己
    3.不利于秘書學(xué)科基本術(shù)語的準(zhǔn)確表達(dá)。
    【（二）秘書的類別】
    按秘書的從屬和服務(wù)對(duì)象的角度，可分公務(wù)秘書和私人秘書兩類
    以秘書在組織內(nèi)部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機(jī)要秘書、生活秘書、會(huì)議秘 書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書
    以秘書從事工作的行業(yè)特征來分，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等
    【（三）秘書的層次】
    在秘書職位的縱向?qū)哟紊戏譃椋撼跫?jí)秘書、中級(jí)秘書和高級(jí)秘書。
    包含4層含義：
    體現(xiàn)了不同級(jí)別的秘書從低到高的不同輔助層次
    體現(xiàn)了不同層次秘書工作量及相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)比例
    體現(xiàn)了不同層次的秘書在知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力上的級(jí)差
    體現(xiàn)了不同層次的秘書人員在級(jí)別和工資待遇上的差別
    三、 秘書的職業(yè)特征
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    【（一）秘書的職業(yè)特征】
    服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性
    知識(shí)化和專業(yè)化
    年輕化和女性化
    【（二）秘書日益成為現(xiàn)代社會(huì)急需的軟人才】
    秘書是"軟人才"中的代表之一。
    秘書的職業(yè)通道很長，中國加入wto，為秘書提供了更加無限廣闊的發(fā)展空間。
    四、 秘書工作的性質(zhì)
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    【（一）秘書的根本性質(zhì)——輔助性】
    輔助性是秘書部門天生的屬性
    輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書工作的必然要求
    輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的
    【（二）秘書工作的特征】
    與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：
    1.中介性
    秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨(dú)立性的輔助工作。
    2.直接性
    秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上
    3.全面性
    是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上
    是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上
    4.服務(wù)性
    人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。
    5.被動(dòng)性
    秘書工作的的被動(dòng)性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。
    秘書應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。
    6.潛隱性
    秘書工作的潛隱性表現(xiàn)在三個(gè)方面：
    活動(dòng)名義的假借性
    活動(dòng)過程的幕后性
    勞動(dòng)成果的潛在性
    7.機(jī)密性
    關(guān)于這點(diǎn)，我們將在后面具體闡述。
    五、 秘書工作的要求
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    主要可概括為"四個(gè)轉(zhuǎn)變"和"六個(gè)要求"
    【（一）秘書工作的"四個(gè)轉(zhuǎn)變" 】
    秘書工作"三服務(wù)"（為中央服務(wù)；為中央個(gè)部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)；為人民服務(wù)）
    秘書工作應(yīng)該發(fā)揮"四個(gè)作用"（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用）
    實(shí)現(xiàn)"四個(gè)轉(zhuǎn)變"
    1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；
    2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；
    3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)：
    4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。這四個(gè)轉(zhuǎn)變其實(shí)是對(duì)秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應(yīng)該向著綜合處理信息、主動(dòng)服務(wù)與科學(xué)化管理的方向發(fā)展，而這也是發(fā)達(dá)國家秘書工作的特點(diǎn)。
    【（二）秘書工作的六個(gè)強(qiáng)調(diào)】
    強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作
    強(qiáng)調(diào)信息工作
    強(qiáng)調(diào)信訪工作
    強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作
    強(qiáng)調(diào)督察工作
    強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作
    六、 秘書工作的內(nèi)容
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    職能和職責(zé)的區(qū)別
    職責(zé)是秘書人員在輔助管理的活動(dòng)中所承擔(dān)的具體的工作內(nèi)容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應(yīng)當(dāng)做什么的問題
    職能則是秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)一切活動(dòng)所產(chǎn)生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什么的問題，還要解決秘書工作為什么做和應(yīng)當(dāng)怎樣做的問題。
    【（一）秘書的職能】
    1.輔助決策
    （1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。
    （2） 輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
    輔助內(nèi)容的綜合性
    輔助時(shí)間的經(jīng)常性
    輔助環(huán)節(jié)的全過程性
    （3） 輔助決策的原則
    超前原則
    定位原則
    信息原則
    諫諍原則
    （4） 輔助決策的過程
    協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)
    協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案
    協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)
    協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋
    2.協(xié)調(diào)關(guān)系
    （1） 協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過程。
    （2） 協(xié)調(diào)關(guān)系的特征
    從屬性
    廣泛性
    間接性
    （3） 協(xié)調(diào)關(guān)系的原則
    政策指導(dǎo)
    客觀公正
    平等協(xié)商
    注重整體
    靈活適度
    （4） 協(xié)調(diào)關(guān)系的過程
    摸清情況
    找出癥結(jié)
    恰當(dāng)協(xié)調(diào)
    督促落實(shí)
    檢查反饋
    3.處理信息
    （1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。
    （2） 處理信息的原則
    及時(shí)性原則
    保真性原則
    適用性原則
    預(yù)測(cè)性原則
    （3） 處理信息的內(nèi)容
    歷史信息
    上級(jí)信息
    內(nèi)部信息
    公眾信息
    社會(huì)信息
    （4） 處理信息的過程
    信息的收集
    信息的加工
    信息的傳遞
    信息的反饋
    信息的儲(chǔ)存
    4.辦理事務(wù)
    （1） 辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。
    （2） 辦理事務(wù)的特征
    綜合性
    服務(wù)性
    繁瑣性
    突擊性
    （3） 辦理事務(wù)的原則
    被動(dòng)中求主動(dòng)
    原則中求靈活
    繁雜中求規(guī)范
    （4） 辦理事務(wù)的程序
    自然程序
    理論程序
    指令程序
    法定程序
    技術(shù)程序
    習(xí)慣程序
    【（二）秘書的職責(zé)】
    大致也有以下11個(gè)方面：
    日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）
    接待事務(wù)（來訪接待、安排服務(wù)等）
    會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等）
    行政事務(wù)
    信訪事務(wù)（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）
    調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）
    文書檔案事務(wù)（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）
    寫作事務(wù)（各種文體的寫作）
    協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)
    督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況）
    其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)
    七、國外秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)
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    【（一）國外秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)】
    1.社會(huì)化、行業(yè)化
    2.專業(yè)化、知識(shí)化
    3.自動(dòng)化、高科技化（既然技術(shù)能解決一切問題，能保證秘書的高效率工作，是否意味著未來的秘書工作將不再具有重大意義，秘書也將為機(jī)器所取代呢？）
    4.科學(xué)化、制度化
    以馬里蘭州初級(jí)大學(xué)為例，公共課有：速記、打字、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、秘書學(xué)、體育、會(huì)計(jì)學(xué)。
    行政秘書的專業(yè)課程有：商業(yè)數(shù)學(xué)、企業(yè)法、簿記、演講、社會(huì)科學(xué)、行政秘書聽寫和錄音、行政秘書準(zhǔn)則等。
    法律秘書的專業(yè)課程有：美國政府組織和企業(yè)法、法律秘書準(zhǔn)則、法律專門術(shù)語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務(wù)程序、聯(lián)邦及馬里蘭州法院條例等。
    醫(yī)藥秘書的專業(yè)課程有：生物學(xué)、生理學(xué)、人體解剖學(xué)，心理學(xué)、醫(yī)藥學(xué)、醫(yī)藥專門術(shù)語、
    美國 "秘書專業(yè)證書"（cps）考試，行政管理協(xié)會(huì)（ams）還舉辦了cam考試，英國有"特許秘書和行政人員工會(huì)"（icsa）法國有秘書的職業(yè)培訓(xùn)和考試制度，還在國家行政學(xué)院通過嚴(yán)格擇優(yōu)培養(yǎng)高級(jí)秘書人才。
    德國專門開辦了"歐洲秘書培訓(xùn)班"，并由"歐洲秘書協(xié)會(huì)"和"國際貿(mào)易協(xié)會(huì)"聯(lián)合主持考試，合格者成為駐外機(jī)構(gòu)的秘書。
    日本由全國秘書協(xié)會(huì)主持cbs的資格考試。
    【（二）國外秘書工作的發(fā)展趨勢(shì)】
    1．秘書工作日益向智能型轉(zhuǎn)化。
    2．秘書人員的學(xué)歷日益提高，秘書工作也日趨終身化。
    3.對(duì)秘書理論的研究日益加強(qiáng)。
    八、各國秘書工作的發(fā)展簡(jiǎn)況
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    （一）美國的秘書工作
    1.美國秘書工作概況
    2.美國秘書的分類和分級(jí)
    （二）英國的秘書工作
    1.英國秘書工作概況
    2.英國國家秘書的分類
    （三）德國的秘書工作
    1.德國秘書工作概況
    2.德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要
    （四）法國的秘書工作
    1.法國秘書工作概況
    2.法國的政府秘書機(jī)構(gòu)及其主要工作
    （五）日本的秘書工作
    1.日本的秘書與秘書工作概況
    2.日本秘書的類別及其工作的主要內(nèi)容
    九、"國際行政管理者協(xié)會(huì)會(huì)"和秘書節(jié)
    international association of administrative professionals 縮寫iaap，即"國際行政管理者協(xié)會(huì)會(huì)"，是世界上30多個(gè)國家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗(yàn)的中心和匯集互通信息的陣地。其前身為"國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)"（professional secretaries international），是當(dāng)今世界有名的跨國性的職業(yè)組織。該組織成立于1942年，原名美國全國秘書協(xié)會(huì)，其總部設(shè)于美國密蘇里州堪薩斯城。會(huì)員4萬多人，700家分支機(jī)構(gòu)，除美國的在職秘書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個(gè)國家和地區(qū)，如英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時(shí)、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、臺(tái)灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。
    其宗旨是：作為秘書的代言機(jī)構(gòu)，維護(hù)秘書的合法利益；通過連續(xù)教育，提高秘書人員的素質(zhì)和水平；介紹最新技術(shù)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能，提高秘書的職業(yè)地位。
    "國際行政管理者協(xié)會(huì)"提供給會(huì)員的刊物有：
    《秘書》雜志: 為國際秘書領(lǐng)域主要刊物，交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動(dòng)態(tài)、新技術(shù)
    《秘書工作范例》: 為國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)同各分支機(jī)構(gòu)中企業(yè)經(jīng)理代表人物合作創(chuàng)辦的一種多方面綜合論述刊物，適用于各種辦公室環(huán)境，反映秘書職責(zé)的共同特性
    《職業(yè)秘書道德準(zhǔn)則》: 建立和傳播職業(yè)行為標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)秘書的職業(yè)道德觀念。
    "國際行政管理者協(xié)會(huì)"每年舉辦"特許職業(yè)秘書考試"，于世界設(shè)250個(gè)考場(chǎng)同時(shí)進(jìn)行，報(bào)考條件很嚴(yán)，高中生要有6年秘書工齡，大學(xué)生要有共6年的大學(xué)學(xué)齡和秘書工齡才能報(bào)考。有學(xué)士學(xué)位的人須完成一年經(jīng)過證明的工作經(jīng)驗(yàn)亦能報(bào)考?？荚嚳颇繛椋浩髽I(yè)法、企業(yè)行為科學(xué)、企業(yè)管理、人際學(xué)、秘書會(huì)計(jì)學(xué)、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續(xù)進(jìn)行12小時(shí)。1980年曾有6000人報(bào)考，1000人合格。合格者獲"特許職業(yè)秘書"資格（簡(jiǎn)稱cps）。在美國，所有秘書都期望獲此資格，以求個(gè)人有所發(fā)展。
    自1952年起，"國際行政管理者協(xié)會(huì)"還將每年4月最后一個(gè)工作周定為"秘書周"，該周的星期三定為秘書節(jié)，并舉行相關(guān)的慶?；顒?dòng)。舉行這樣的慶祝會(huì)被認(rèn)為是為了認(rèn)同辦公室里工作的秘書的貢獻(xiàn)，和吸引更多的人從事秘書或行政工作。XX年，"國際行政管理者協(xié)會(huì)"宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日，與當(dāng)今不斷變化的工作名稱和職責(zé)增加保持一致。
    加拿大總理克雷蒂安的賀詞：
    我很高興對(duì)參加XX年行政專員周和50周年慶典的各位致以最熱烈的祝賀。紀(jì)念周為領(lǐng)導(dǎo)者提供了一個(gè)認(rèn)可在加拿大及世界各地行政人員所做出的貢獻(xiàn)的很好機(jī)會(huì)。行政專員工作高效，知識(shí)豐富，技能嫻熟，掌握了最新的辦公技術(shù)和具有異常完美的組織協(xié)調(diào)能力。我希望和領(lǐng)導(dǎo)者及其需要合作工作的人一起，為你們的辛勤工作和杰出貢獻(xiàn)致以真誠祝賀。