備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來(lái)提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問(wèn)題提出自己的意見(jiàn)或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來(lái)補(bǔ)充正式文件的不足。它的內(nèi)容可以分為以下幾項(xiàng)：
    書(shū)端（Heading）；
    收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee's Name， Title， Address）；
    稱呼（Salutation）；
    事因（Subject）；
    正文（Body） ；
    結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）；
    署名（Signature）。
    備忘錄——注意事項(xiàng)
    書(shū)端部分包括發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、地址、發(fā)文日期，有的還包括電報(bào)掛號(hào)、電傳號(hào)、電話號(hào)碼等。許多機(jī)關(guān)有自己特制的信箋，在寫書(shū)端時(shí)，其格式和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用與一般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭銜、地址一項(xiàng)寫在左上角編號(hào)處的下面，其格式與書(shū)信的寫法相同。
    稱呼從左邊頂格寫起，對(duì)一般機(jī)關(guān)、團(tuán)體的負(fù)責(zé)人一般用 Dear Sir， 對(duì)政府官員可用 Sir.
    “事因”一項(xiàng)目前采用得較少。它可放在稱呼語(yǔ)之前，也可放在其后，前面可加 Re或Docket， Subject.如果此項(xiàng)寫在稱呼語(yǔ)之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語(yǔ)之后，一般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子，只需很少幾個(gè)詞，甚至一個(gè)詞，目的在于使收文人對(duì)文中的主要內(nèi)容一目了然，便于及時(shí)處理。
    正文、結(jié)束語(yǔ)和署名等項(xiàng)與一般信件的格式相同。