酒店隨購隨用的入廚原料及成品采購業(yè)務(wù)（以下簡稱“隨采業(yè)務(wù)”）是保證供應(yīng)滿足需要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在餐飲成本構(gòu)成中處于舉足輕重的地位。由于受供應(yīng)單位多、規(guī)格品種雜、供方缺乏規(guī)范的票據(jù)等因素的制約，極易產(chǎn)生“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象和滋生腐敗行為，故對(duì)該環(huán)節(jié)的內(nèi)控系統(tǒng)評(píng)價(jià)成為酒店業(yè)內(nèi)審的重中之重。
一、 隨采業(yè)務(wù)流程
隨采業(yè)務(wù)主要由采購部門負(fù)責(zé)，并涉及財(cái)務(wù)、廚房等部門。一般包括如下幾個(gè)程序和手續(xù)：
1、 各廚房根據(jù)餐飲定單和預(yù)計(jì)客源狀況，在每日下午提供次日“請購計(jì)劃”報(bào)采購部門。
2、 由采購、餐飲、效能監(jiān)察等部門的有關(guān)人員組成比價(jià)小組，負(fù)責(zé)考察市場、篩選新客戶、評(píng)價(jià)老客戶，并擇優(yōu)選擇一部分新老客戶作為材料采購的候選供貨商。
3、 將注明候選供貨商地址、聯(lián)系方式的“候選供貨商名錄”報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督部門，經(jīng)綜合分析后確定供貨商。
4、 采購部門根據(jù) “請購計(jì)劃”在授權(quán)范圍內(nèi)與供貨商簽定“購貨合同”或制作“采購定單”，以列明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等內(nèi)容，交驗(yàn)貨室作為驗(yàn)貨依據(jù)。因生產(chǎn)急需的臨時(shí)性的采購，需經(jīng)主管人員批準(zhǔn)。
5、 由采購、餐飲等部門人員組成的驗(yàn)貨小組，按“供貨合同”或“采購定單”內(nèi)容負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的商品進(jìn)行檢驗(yàn)過磅后據(jù)實(shí)填制“商品驗(yàn)收單”，分別由在場責(zé)任人員簽字認(rèn)可。驗(yàn)貨室需對(duì)缺貨、缺量、等級(jí)不符等情況予以造冊登記，以考核供貨商信譽(yù)情況。
6、 “商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”隨貨入廚或入庫后，由廚房責(zé)任人員或倉庫保管員復(fù)磅或點(diǎn)驗(yàn)后簽字認(rèn)可。
7、 “商品驗(yàn)收單——財(cái)務(wù)掛賬聯(lián)”送財(cái)務(wù)部門記賬，并作為核算各廚房經(jīng)營成本的依據(jù)。
8、 在約定的結(jié)算時(shí)間內(nèi)，供貨商持簽字手續(xù)完備的“商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”到酒店辦理貨款結(jié)算手續(xù)。
以上程序，基本反映了酒店即時(shí)材料采購業(yè)務(wù)的處理過程，但由于企業(yè)規(guī)模不同，會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)各異，具體到每一個(gè)企業(yè)不一定與上述程序完全吻合。
二、 隨采業(yè)務(wù)控制目標(biāo)及措施
（一） 隨采業(yè)務(wù)控制目標(biāo)
按照材料實(shí)體和價(jià)值轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)以及它在經(jīng)營過程中的作用、對(duì)采購業(yè)務(wù)的要求，其控制目標(biāo)有如下幾個(gè)方面：
1、 保證材料采購業(yè)務(wù)合法有效。包含緊急請購在內(nèi)的所有材料采購業(yè)務(wù)的發(fā)生必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)或批準(zhǔn)后才能執(zhí)行。采購人員必須與原定供貨商進(jìn)行協(xié)商定貨。未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)的不得進(jìn)行采購。
2、 保證材料采購經(jīng)濟(jì)合理。所采購材料必須是企業(yè)所必須的，質(zhì)量達(dá)標(biāo)、批量合理、價(jià)格公道，沒有超儲(chǔ)積壓和供應(yīng)斷檔情況發(fā)生。
3、 保證采購成本正確無誤。如實(shí)反映材料采購資金的動(dòng)態(tài)，正確計(jì)算材料采購成本和費(fèi)用。對(duì)非送貨方式所采購的產(chǎn)品，要正確地劃分采購費(fèi)用與管理費(fèi)用的界限，使材料采購成本能反映材料的實(shí)際價(jià)值。
4、 保證采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)可靠。要求每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)都必須得到反映。使核算資料能真實(shí)地反映采購業(yè)務(wù)的來源、單價(jià)、質(zhì)量、金額、費(fèi)用等實(shí)際情況。
5、 保證材料實(shí)物安全可靠。保證采購的材料實(shí)物數(shù)量充足，規(guī)格質(zhì)量符合規(guī)定，沒有丟失短缺、虛報(bào)冒領(lǐng)和腐爛變質(zhì)現(xiàn)象發(fā)生。
（二） 隨采業(yè)務(wù)的控制點(diǎn)和控制措施
根據(jù)酒店材料采購發(fā)生頻繁、業(yè)務(wù)量大、品種雜亂的特點(diǎn)，為了保證上述控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，酒店應(yīng)建立以“商品驗(yàn)收入庫單”、“信息反饋單”為主要載體的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置如下幾個(gè)控制點(diǎn)，并采取相應(yīng)的控制措施。
1、 審批。采購部門匯總各廚房當(dāng)日“請購計(jì)劃”編制即時(shí)“采購定單”。臨時(shí)急需的材料還需提出臨時(shí)性的采購申請。企業(yè)主管人員應(yīng)從經(jīng)濟(jì)合理性和可行性角度及時(shí)審查這些文件。簽批后表明已授權(quán)采購部門可以在申請范圍內(nèi)組織采購。這可以保證所有在申請范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)的發(fā)生都能得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和批準(zhǔn)，有利于保證材料采購的經(jīng)濟(jì)合理性。
2、 比價(jià)。比價(jià)采購小組對(duì)采購計(jì)劃所列材料進(jìn)行市場詢價(jià)。將詢價(jià)單位、品種、規(guī)格、單價(jià)、供貨量、優(yōu)惠服務(wù)措施等形成“詢價(jià)情況一覽表”，從中篩選供貨單位，提請領(lǐng)導(dǎo)組織確定最終供貨單位，由參與人員會(huì)簽后作為簽訂合同的依據(jù)。
3、 定購。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃與供貨方簽訂“供貨合同”或向供貨單位提出供貨邀約，達(dá)成協(xié)議，形成“采購定單”。
4、 驗(yàn)貨。驗(yàn)貨室接到貨物后，應(yīng)先與采購部門轉(zhuǎn)來的“供貨合同”或“采購定單”核對(duì)，無誤后評(píng)驗(yàn)質(zhì)量、過磅計(jì)量，并分別供貨單位、接貨部門編制“商品驗(yàn)收單”，由參驗(yàn)人員會(huì)簽認(rèn)可，防止?fàn)I私舞弊行為的發(fā)生。
5、 復(fù)驗(yàn)。使用部門接到貨物及隨貨轉(zhuǎn)來的“商品驗(yàn)收單”后，要照單復(fù)驗(yàn)商品的質(zhì)量和數(shù)量。如有不符，應(yīng)要求驗(yàn)貨室立即查明原因，改正“商品驗(yàn)收單”所列內(nèi)容，并填制“入廚材料信息反饋單”交規(guī)定的監(jiān)督部門。完成以上程序后，使用部門在“商品驗(yàn)收單”上簽字，并將“結(jié)算聯(lián)”交供貨商，以作為以后結(jié)算貨款的依據(jù)。
6、 掛賬。采購部門接到驗(yàn)貨室轉(zhuǎn)來的“商品驗(yàn)收單——掛賬聯(lián)”時(shí)，應(yīng)根據(jù)定貨合同、采購定單逐一檢查所列供貨單位、品種、規(guī)格、單價(jià)等內(nèi)容后簽署意見并轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門記賬。這是保證材料采購有效性和合理性的重要環(huán)節(jié)。
7、 審核。財(cái)務(wù)主管人員審查采購部門轉(zhuǎn)來 的“商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”，檢查其內(nèi)容是否與掛賬內(nèi)容相符，有關(guān)簽批手續(xù)是否已經(jīng)履行。最終確認(rèn)這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效性、真實(shí)性、完整性。
8、 記賬。會(huì)計(jì)人員根據(jù)經(jīng)審核的“商品驗(yàn)收單"編制記賬憑證,及時(shí)登記有關(guān)賬簿,正確核算經(jīng)營成本,妥善保管會(huì)計(jì)憑證,以便對(duì)材料采購業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查。
三 、隨采業(yè)務(wù)審計(jì)重點(diǎn)
通過對(duì)被審單位內(nèi)部控制系統(tǒng)評(píng)價(jià)，確定了薄弱環(huán)節(jié)和失控點(diǎn)后，應(yīng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)發(fā)生錯(cuò)弊的可能性，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)：
1、 材料采購是否按已審查的“采購合同”或“采購定單”進(jìn)行。有無盲目采購或延時(shí)采購造成超儲(chǔ)積壓、腐爛變質(zhì)或供應(yīng)脫檔的情況。
2、 候選供貨商和實(shí)際供貨商的確定是否體現(xiàn)了公開、透明的原則？有無篩選過程的記錄？對(duì)方的聯(lián)系方式是否公開？
3、 材料采購是否體現(xiàn)了同等貨物比質(zhì)量、同等質(zhì)量比價(jià)格、同等價(jià)格比服務(wù)的原則？有無舍近求遠(yuǎn)或長期從一家供貨商進(jìn)行大額采購并從中收取好處費(fèi)的情況。
4、 采購成本或營業(yè)成本的核算是否符合規(guī)定，有無漏計(jì)采購成本或?qū)⒉粚儆诓少彸杀镜捻?xiàng)目計(jì)入采購成本的情況。
5、 材料驗(yàn)收人員是否全部能夠履行相應(yīng)的把關(guān)手續(xù)，有無代替他人簽字的情況發(fā)生？
6、 “商品驗(yàn)收單”是否隨貨入廚？使用部門是否對(duì)已驗(yàn)材料進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，有無復(fù)驗(yàn)記錄？有無驗(yàn)貨室驗(yàn)貨后材料又流失的現(xiàn)象？
7、 緊急請購的手續(xù)是否健全完善，對(duì)例外采購，酒店是否派出監(jiān)控人員，有無相關(guān)記錄？
8、 材料的數(shù)量短缺或質(zhì)量不符等問題是否得到了妥善處理？有無因材料短缺得不到及時(shí)處理造成企業(yè)損失的情況？
一、 隨采業(yè)務(wù)流程
隨采業(yè)務(wù)主要由采購部門負(fù)責(zé)，并涉及財(cái)務(wù)、廚房等部門。一般包括如下幾個(gè)程序和手續(xù)：
1、 各廚房根據(jù)餐飲定單和預(yù)計(jì)客源狀況，在每日下午提供次日“請購計(jì)劃”報(bào)采購部門。
2、 由采購、餐飲、效能監(jiān)察等部門的有關(guān)人員組成比價(jià)小組，負(fù)責(zé)考察市場、篩選新客戶、評(píng)價(jià)老客戶，并擇優(yōu)選擇一部分新老客戶作為材料采購的候選供貨商。
3、 將注明候選供貨商地址、聯(lián)系方式的“候選供貨商名錄”報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督部門，經(jīng)綜合分析后確定供貨商。
4、 采購部門根據(jù) “請購計(jì)劃”在授權(quán)范圍內(nèi)與供貨商簽定“購貨合同”或制作“采購定單”，以列明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等內(nèi)容，交驗(yàn)貨室作為驗(yàn)貨依據(jù)。因生產(chǎn)急需的臨時(shí)性的采購，需經(jīng)主管人員批準(zhǔn)。
5、 由采購、餐飲等部門人員組成的驗(yàn)貨小組，按“供貨合同”或“采購定單”內(nèi)容負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的商品進(jìn)行檢驗(yàn)過磅后據(jù)實(shí)填制“商品驗(yàn)收單”，分別由在場責(zé)任人員簽字認(rèn)可。驗(yàn)貨室需對(duì)缺貨、缺量、等級(jí)不符等情況予以造冊登記，以考核供貨商信譽(yù)情況。
6、 “商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”隨貨入廚或入庫后，由廚房責(zé)任人員或倉庫保管員復(fù)磅或點(diǎn)驗(yàn)后簽字認(rèn)可。
7、 “商品驗(yàn)收單——財(cái)務(wù)掛賬聯(lián)”送財(cái)務(wù)部門記賬，并作為核算各廚房經(jīng)營成本的依據(jù)。
8、 在約定的結(jié)算時(shí)間內(nèi)，供貨商持簽字手續(xù)完備的“商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”到酒店辦理貨款結(jié)算手續(xù)。
以上程序，基本反映了酒店即時(shí)材料采購業(yè)務(wù)的處理過程，但由于企業(yè)規(guī)模不同，會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)各異，具體到每一個(gè)企業(yè)不一定與上述程序完全吻合。
二、 隨采業(yè)務(wù)控制目標(biāo)及措施
（一） 隨采業(yè)務(wù)控制目標(biāo)
按照材料實(shí)體和價(jià)值轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)以及它在經(jīng)營過程中的作用、對(duì)采購業(yè)務(wù)的要求，其控制目標(biāo)有如下幾個(gè)方面：
1、 保證材料采購業(yè)務(wù)合法有效。包含緊急請購在內(nèi)的所有材料采購業(yè)務(wù)的發(fā)生必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)或批準(zhǔn)后才能執(zhí)行。采購人員必須與原定供貨商進(jìn)行協(xié)商定貨。未經(jīng)授權(quán)或批準(zhǔn)的不得進(jìn)行采購。
2、 保證材料采購經(jīng)濟(jì)合理。所采購材料必須是企業(yè)所必須的，質(zhì)量達(dá)標(biāo)、批量合理、價(jià)格公道，沒有超儲(chǔ)積壓和供應(yīng)斷檔情況發(fā)生。
3、 保證采購成本正確無誤。如實(shí)反映材料采購資金的動(dòng)態(tài)，正確計(jì)算材料采購成本和費(fèi)用。對(duì)非送貨方式所采購的產(chǎn)品，要正確地劃分采購費(fèi)用與管理費(fèi)用的界限，使材料采購成本能反映材料的實(shí)際價(jià)值。
4、 保證采購業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)資料真實(shí)可靠。要求每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)都必須得到反映。使核算資料能真實(shí)地反映采購業(yè)務(wù)的來源、單價(jià)、質(zhì)量、金額、費(fèi)用等實(shí)際情況。
5、 保證材料實(shí)物安全可靠。保證采購的材料實(shí)物數(shù)量充足，規(guī)格質(zhì)量符合規(guī)定，沒有丟失短缺、虛報(bào)冒領(lǐng)和腐爛變質(zhì)現(xiàn)象發(fā)生。
（二） 隨采業(yè)務(wù)的控制點(diǎn)和控制措施
根據(jù)酒店材料采購發(fā)生頻繁、業(yè)務(wù)量大、品種雜亂的特點(diǎn)，為了保證上述控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，酒店應(yīng)建立以“商品驗(yàn)收入庫單”、“信息反饋單”為主要載體的內(nèi)部控制系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置如下幾個(gè)控制點(diǎn)，并采取相應(yīng)的控制措施。
1、 審批。采購部門匯總各廚房當(dāng)日“請購計(jì)劃”編制即時(shí)“采購定單”。臨時(shí)急需的材料還需提出臨時(shí)性的采購申請。企業(yè)主管人員應(yīng)從經(jīng)濟(jì)合理性和可行性角度及時(shí)審查這些文件。簽批后表明已授權(quán)采購部門可以在申請范圍內(nèi)組織采購。這可以保證所有在申請范圍內(nèi)的采購業(yè)務(wù)的發(fā)生都能得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和批準(zhǔn)，有利于保證材料采購的經(jīng)濟(jì)合理性。
2、 比價(jià)。比價(jià)采購小組對(duì)采購計(jì)劃所列材料進(jìn)行市場詢價(jià)。將詢價(jià)單位、品種、規(guī)格、單價(jià)、供貨量、優(yōu)惠服務(wù)措施等形成“詢價(jià)情況一覽表”，從中篩選供貨單位，提請領(lǐng)導(dǎo)組織確定最終供貨單位，由參與人員會(huì)簽后作為簽訂合同的依據(jù)。
3、 定購。采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃與供貨方簽訂“供貨合同”或向供貨單位提出供貨邀約，達(dá)成協(xié)議，形成“采購定單”。
4、 驗(yàn)貨。驗(yàn)貨室接到貨物后，應(yīng)先與采購部門轉(zhuǎn)來的“供貨合同”或“采購定單”核對(duì)，無誤后評(píng)驗(yàn)質(zhì)量、過磅計(jì)量，并分別供貨單位、接貨部門編制“商品驗(yàn)收單”，由參驗(yàn)人員會(huì)簽認(rèn)可，防止?fàn)I私舞弊行為的發(fā)生。
5、 復(fù)驗(yàn)。使用部門接到貨物及隨貨轉(zhuǎn)來的“商品驗(yàn)收單”后，要照單復(fù)驗(yàn)商品的質(zhì)量和數(shù)量。如有不符，應(yīng)要求驗(yàn)貨室立即查明原因，改正“商品驗(yàn)收單”所列內(nèi)容，并填制“入廚材料信息反饋單”交規(guī)定的監(jiān)督部門。完成以上程序后，使用部門在“商品驗(yàn)收單”上簽字，并將“結(jié)算聯(lián)”交供貨商，以作為以后結(jié)算貨款的依據(jù)。
6、 掛賬。采購部門接到驗(yàn)貨室轉(zhuǎn)來的“商品驗(yàn)收單——掛賬聯(lián)”時(shí)，應(yīng)根據(jù)定貨合同、采購定單逐一檢查所列供貨單位、品種、規(guī)格、單價(jià)等內(nèi)容后簽署意見并轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門記賬。這是保證材料采購有效性和合理性的重要環(huán)節(jié)。
7、 審核。財(cái)務(wù)主管人員審查采購部門轉(zhuǎn)來 的“商品驗(yàn)收單——結(jié)算聯(lián)”，檢查其內(nèi)容是否與掛賬內(nèi)容相符，有關(guān)簽批手續(xù)是否已經(jīng)履行。最終確認(rèn)這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的有效性、真實(shí)性、完整性。
8、 記賬。會(huì)計(jì)人員根據(jù)經(jīng)審核的“商品驗(yàn)收單"編制記賬憑證,及時(shí)登記有關(guān)賬簿,正確核算經(jīng)營成本,妥善保管會(huì)計(jì)憑證,以便對(duì)材料采購業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查。
三 、隨采業(yè)務(wù)審計(jì)重點(diǎn)
通過對(duì)被審單位內(nèi)部控制系統(tǒng)評(píng)價(jià)，確定了薄弱環(huán)節(jié)和失控點(diǎn)后，應(yīng)根據(jù)采購業(yè)務(wù)發(fā)生錯(cuò)弊的可能性，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)：
1、 材料采購是否按已審查的“采購合同”或“采購定單”進(jìn)行。有無盲目采購或延時(shí)采購造成超儲(chǔ)積壓、腐爛變質(zhì)或供應(yīng)脫檔的情況。
2、 候選供貨商和實(shí)際供貨商的確定是否體現(xiàn)了公開、透明的原則？有無篩選過程的記錄？對(duì)方的聯(lián)系方式是否公開？
3、 材料采購是否體現(xiàn)了同等貨物比質(zhì)量、同等質(zhì)量比價(jià)格、同等價(jià)格比服務(wù)的原則？有無舍近求遠(yuǎn)或長期從一家供貨商進(jìn)行大額采購并從中收取好處費(fèi)的情況。
4、 采購成本或營業(yè)成本的核算是否符合規(guī)定，有無漏計(jì)采購成本或?qū)⒉粚儆诓少彸杀镜捻?xiàng)目計(jì)入采購成本的情況。
5、 材料驗(yàn)收人員是否全部能夠履行相應(yīng)的把關(guān)手續(xù)，有無代替他人簽字的情況發(fā)生？
6、 “商品驗(yàn)收單”是否隨貨入廚？使用部門是否對(duì)已驗(yàn)材料進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，有無復(fù)驗(yàn)記錄？有無驗(yàn)貨室驗(yàn)貨后材料又流失的現(xiàn)象？
7、 緊急請購的手續(xù)是否健全完善，對(duì)例外采購，酒店是否派出監(jiān)控人員，有無相關(guān)記錄？
8、 材料的數(shù)量短缺或質(zhì)量不符等問題是否得到了妥善處理？有無因材料短缺得不到及時(shí)處理造成企業(yè)損失的情況？