情景題：
1．你是正大公司的行政秘書(shū)，公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，剛剛招聘來(lái)一位辦公室秘書(shū)，擬安排其負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。請(qǐng)你擬出信息收集的基本方法和信息傳遞工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)，并于今天下午在小會(huì)議室向她做一下介紹。
參考答案：
（1） 介紹收集信息的基本方法：
1） 觀察法
2） 閱讀法
3） 詢問(wèn)法
4） 問(wèn)卷法
5） 網(wǎng)絡(luò)法
6） 購(gòu)置法
7） 交換法
（2）介紹信息傳遞工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)：
1）區(qū)別對(duì)象按需傳遞信息
2）做好例行信息的傳遞工作
3）加強(qiáng)非例行信息的傳遞工作
4）收到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況要立即傳遞信息
2．公司經(jīng)理要求你整理剛剛收集到的幾份反映同一問(wèn)題的信息，在決定信息取舍時(shí)，你將采用哪些方法？
參考答案：
在這種情況下，信息的取舍可采用兩種方法：一是將幾份信息選擇其重點(diǎn)、特點(diǎn)，綜合成一份信息材料；二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀；或選用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏達(dá)公司的行政秘書(shū)，公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，剛剛招聘來(lái)一位辦公室秘書(shū)，擬安排其負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。請(qǐng)你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。
參考答案：
（1） 介紹信息收集的渠道：
1） 大眾傳播媒介（廣播、電視、報(bào)紙、期刊等）
2） 圖書(shū)館
3） 數(shù)據(jù)庫(kù)
4） 供應(yīng)商和客戶
5） 貿(mào)易交流活動(dòng)
6） 信息機(jī)構(gòu)
7） 關(guān)系渠道（海關(guān)、銀行、商檢、工商、稅務(wù)、保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)等部門(mén)）
8） 調(diào)查渠道（深入市場(chǎng)，實(shí)地調(diào)查）
（2） 介紹信息傳遞的方法：
1） 語(yǔ)言傳遞（對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音、技術(shù)交流等）
2） 文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進(jìn)行傳遞）
3） 電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件）
4） 可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄）
4．公司近研發(fā)出幾種新產(chǎn)品，為了向社會(huì)推廣，擬在展示新產(chǎn)品期間舉行新聞發(fā)布會(huì)。作為秘書(shū)的你將如何為這次新聞發(fā)布會(huì)做準(zhǔn)備？
參考答案：
1) 要落實(shí)發(fā)布會(huì)日期、地點(diǎn)、出席名單；
2) 準(zhǔn)備展覽用品、贈(zèng)品；
3) 制作工作人員及展覽會(huì)使用標(biāo)牌；
4) 發(fā)請(qǐng)柬和資料
5) 擬寫(xiě)及印發(fā)有關(guān)信息材料
6) 布置會(huì)場(chǎng)
5．下面是擇取的××市衛(wèi)生局某年度形成的10份文件材料，請(qǐng)你按已學(xué)過(guò)的立卷方法，將其進(jìn)行分類并組成案卷、擬寫(xiě)出案卷標(biāo)題：
1）××市衛(wèi)生局關(guān)于干部職工中級(jí)培訓(xùn)的幾點(diǎn)意見(jiàn)
2）××市衛(wèi)生局關(guān)于全市衛(wèi)生系統(tǒng)干部職工免費(fèi)脫產(chǎn)學(xué)習(xí)幾個(gè)問(wèn)題的通知
3）××市衛(wèi)生局關(guān)于2004年衛(wèi)生護(hù)士學(xué)校招生的通知
4）××市中心醫(yī)院關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定
5）××市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)市中心醫(yī)院《關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定》的通知
6）××市衛(wèi)生局關(guān)于舉辦中等技術(shù)培訓(xùn)班的通知
7）中共××市委關(guān)于任命 劉×為衛(wèi)生局黨組副書(shū)記的決定
8）××市衛(wèi)生局關(guān)于王×等同志職務(wù)任免的通知
9）××市人民政府關(guān)于衛(wèi)生局李×等同志的任職通知
10）××市衛(wèi)生局關(guān)于鐘×等同志的任職通知
參考答案：
（1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標(biāo)題是：××市衛(wèi)生局關(guān)于干部職工培訓(xùn)學(xué)習(xí)、2004年衛(wèi)生護(hù)校招生的意見(jiàn)、通知
（2）將4、5組成一卷，案卷標(biāo)題是：××市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定、通知
（3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標(biāo)題是：中共××市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關(guān)于劉×、王×、李×、鐘×等同志職務(wù)任免的決定、通知
6．下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請(qǐng)你判斷一下應(yīng)放在哪一年度立卷，并說(shuō)明理由：
1）正大公司2004年工作計(jì)劃（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作總結(jié)和2005年工作重點(diǎn)（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年發(fā)展規(guī)劃（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作總結(jié)（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三屆科研成果交流會(huì)材料（該次會(huì)議于2004年12月25日召開(kāi)——2005年1月5日閉幕，材料包括會(huì)議議程、開(kāi)幕詞、參加交流的科研論文、獲獎(jiǎng)?wù)呙麊?、閉幕詞等）
參考答案：
（1）第一個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（2）第二個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（3）第三個(gè)文件應(yīng)歸入2002年；
（4）第四個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（5）第五個(gè)文件應(yīng)歸入2005年。
7．下面是廣東省婦聯(lián)的幾份文件，請(qǐng)你鑒別一下哪些需要立卷歸檔，哪些不需要立卷歸檔？考試大編輯，理由是什么？
1）廣東省婦聯(lián)××主席在全國(guó)婦女工作會(huì)議上的典型發(fā)言
2）中共××省委關(guān)于省委組織部××、×××等同志的任職通知
3）中共××省委關(guān)于廣東省紀(jì)律檢查委員會(huì)劉××貪污腐化的處理決定
4）廣東省婦聯(lián)關(guān)于全省婦女教育發(fā)展規(guī)劃
參考答案：
（1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個(gè)文件都是反映了省婦聯(lián)的主要工作職能；
（2）第2、4文件不必歸檔，因這兩個(gè)文件跟省婦聯(lián)的主要工作職能無(wú)關(guān)，并不反映省婦聯(lián)的歷史發(fā)展面貌。
8．小劉是華美貿(mào)易有限公司的檔案管理員，在檔案鑒定中，她發(fā)現(xiàn)幾份關(guān)于該公司已撤銷的一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的管理性文件，他當(dāng)時(shí)想，反正那個(gè)機(jī)構(gòu)已經(jīng)撤銷了，這幾份文件自然沒(méi)用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機(jī)銷毀了。過(guò)了一段時(shí)間，公司領(lǐng)導(dǎo)想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無(wú)法找回來(lái)了。考試大提供，她這樣做對(duì)嗎？請(qǐng)你談?wù)剻n案鑒定工作應(yīng)從哪些方面分析檔案的保存價(jià)值。
參考答案：
（1）小劉的做法是不對(duì)的。因?yàn)殇N毀檔案應(yīng)得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，她私自銷毀是錯(cuò)誤的。再者，該公司一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應(yīng)該保留下來(lái)。
（2）鑒定檔案的價(jià)值應(yīng)從下面7個(gè)方面來(lái)分析：
1） 分析檔案的內(nèi)容（著重分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性）
2） 分析檔案的來(lái)源（分析文件的責(zé)任者，本單位形成的文件大于外單位的）
3）分析檔案產(chǎn)生時(shí)間（產(chǎn)生的時(shí)間越早越珍貴，在重要?dú)v史時(shí)期產(chǎn)生的文件，往往具有重大價(jià)值）
4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征
5）分析檔案的技術(shù)因素（檔案內(nèi)容和反映對(duì)象的技術(shù)水平越高，其價(jià)值越大）
6）分析檔案的功能因素
7）分析檔案的作者因素（高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、重要機(jī)關(guān)、人物所形成的檔案，往往具有重大價(jià)值）
9．宏達(dá)科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個(gè)檔案庫(kù)房，作為檔案管理人員的你，該如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選好檔案庫(kù)房的位置及布局呢？
參考答案：
（1） 合理選擇檔案庫(kù)房位置：
1）不宜設(shè)在底層或頂層，以防潮防濕
2）不宜設(shè)在洗手間或鍋爐房的附近
3）不宜設(shè)在樓房的西側(cè)或南側(cè)，以防陽(yáng)光直射
4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開(kāi)
5）門(mén)窗要加固
（2） 合理安排檔案庫(kù)房布局：
1） 庫(kù)房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中；
2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫(kù)房門(mén)口及樓梯間；
3） 利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。
10．小鐘在一擁有若干家分公司的大型企業(yè)擔(dān)任辦公室秘書(shū)，目前，公司已經(jīng)擁有比較完備的紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)。為了提高檔案檢索的效率，她建議將利用頻率較高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，實(shí)現(xiàn)電子檢索檔案。請(qǐng)你替她擬定電子檔案檢索步驟。
參考答案：
（1） 建立網(wǎng)站。若要提供電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索，建網(wǎng)站是第一步；
（2） 加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，收集數(shù)字形式的檢索工具和著錄條目，對(duì)它們之間的聯(lián)系進(jìn)行分析；第二步，在分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)站點(diǎn)體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo)航方案；第三步，根據(jù)導(dǎo)航方案，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)；
（3） 實(shí)現(xiàn)文件信息的共享。
1．你是正大公司的行政秘書(shū)，公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，剛剛招聘來(lái)一位辦公室秘書(shū)，擬安排其負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。請(qǐng)你擬出信息收集的基本方法和信息傳遞工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)，并于今天下午在小會(huì)議室向她做一下介紹。
參考答案：
（1） 介紹收集信息的基本方法：
1） 觀察法
2） 閱讀法
3） 詢問(wèn)法
4） 問(wèn)卷法
5） 網(wǎng)絡(luò)法
6） 購(gòu)置法
7） 交換法
（2）介紹信息傳遞工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)：
1）區(qū)別對(duì)象按需傳遞信息
2）做好例行信息的傳遞工作
3）加強(qiáng)非例行信息的傳遞工作
4）收到的信息中發(fā)現(xiàn)重要情況要立即傳遞信息
2．公司經(jīng)理要求你整理剛剛收集到的幾份反映同一問(wèn)題的信息，在決定信息取舍時(shí)，你將采用哪些方法？
參考答案：
在這種情況下，信息的取舍可采用兩種方法：一是將幾份信息選擇其重點(diǎn)、特點(diǎn)，綜合成一份信息材料；二是擇優(yōu)錄用，選擇宏觀的，淘汰微觀；或選用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏達(dá)公司的行政秘書(shū)，公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，剛剛招聘來(lái)一位辦公室秘書(shū)，擬安排其負(fù)責(zé)信息的收集、整理和傳遞工作。請(qǐng)你向她介紹信息收集的渠道和信息傳遞的方法。
參考答案：
（1） 介紹信息收集的渠道：
1） 大眾傳播媒介（廣播、電視、報(bào)紙、期刊等）
2） 圖書(shū)館
3） 數(shù)據(jù)庫(kù)
4） 供應(yīng)商和客戶
5） 貿(mào)易交流活動(dòng)
6） 信息機(jī)構(gòu)
7） 關(guān)系渠道（海關(guān)、銀行、商檢、工商、稅務(wù)、保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)等部門(mén)）
8） 調(diào)查渠道（深入市場(chǎng)，實(shí)地調(diào)查）
（2） 介紹信息傳遞的方法：
1） 語(yǔ)言傳遞（對(duì)話、座談、講座、會(huì)議、錄音、技術(shù)交流等）
2） 文字傳遞（將各種信息編成文本、表格、圖表等進(jìn)行傳遞）
3） 電訊傳遞（電話、傳真、電子郵件）
4） 可視化輔助物傳遞（影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄）
4．公司近研發(fā)出幾種新產(chǎn)品，為了向社會(huì)推廣，擬在展示新產(chǎn)品期間舉行新聞發(fā)布會(huì)。作為秘書(shū)的你將如何為這次新聞發(fā)布會(huì)做準(zhǔn)備？
參考答案：
1) 要落實(shí)發(fā)布會(huì)日期、地點(diǎn)、出席名單；
2) 準(zhǔn)備展覽用品、贈(zèng)品；
3) 制作工作人員及展覽會(huì)使用標(biāo)牌；
4) 發(fā)請(qǐng)柬和資料
5) 擬寫(xiě)及印發(fā)有關(guān)信息材料
6) 布置會(huì)場(chǎng)
5．下面是擇取的××市衛(wèi)生局某年度形成的10份文件材料，請(qǐng)你按已學(xué)過(guò)的立卷方法，將其進(jìn)行分類并組成案卷、擬寫(xiě)出案卷標(biāo)題：
1）××市衛(wèi)生局關(guān)于干部職工中級(jí)培訓(xùn)的幾點(diǎn)意見(jiàn)
2）××市衛(wèi)生局關(guān)于全市衛(wèi)生系統(tǒng)干部職工免費(fèi)脫產(chǎn)學(xué)習(xí)幾個(gè)問(wèn)題的通知
3）××市衛(wèi)生局關(guān)于2004年衛(wèi)生護(hù)士學(xué)校招生的通知
4）××市中心醫(yī)院關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定
5）××市衛(wèi)生局轉(zhuǎn)發(fā)市中心醫(yī)院《關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定》的通知
6）××市衛(wèi)生局關(guān)于舉辦中等技術(shù)培訓(xùn)班的通知
7）中共××市委關(guān)于任命 劉×為衛(wèi)生局黨組副書(shū)記的決定
8）××市衛(wèi)生局關(guān)于王×等同志職務(wù)任免的通知
9）××市人民政府關(guān)于衛(wèi)生局李×等同志的任職通知
10）××市衛(wèi)生局關(guān)于鐘×等同志的任職通知
參考答案：
（1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標(biāo)題是：××市衛(wèi)生局關(guān)于干部職工培訓(xùn)學(xué)習(xí)、2004年衛(wèi)生護(hù)校招生的意見(jiàn)、通知
（2）將4、5組成一卷，案卷標(biāo)題是：××市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關(guān)于對(duì)余××所犯錯(cuò)誤的處分決定、通知
（3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標(biāo)題是：中共××市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關(guān)于劉×、王×、李×、鐘×等同志職務(wù)任免的決定、通知
6．下面是正大公司的幾份待歸檔文件，請(qǐng)你判斷一下應(yīng)放在哪一年度立卷，并說(shuō)明理由：
1）正大公司2004年工作計(jì)劃（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作總結(jié)和2005年工作重點(diǎn)（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年發(fā)展規(guī)劃（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作總結(jié)（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三屆科研成果交流會(huì)材料（該次會(huì)議于2004年12月25日召開(kāi)——2005年1月5日閉幕，材料包括會(huì)議議程、開(kāi)幕詞、參加交流的科研論文、獲獎(jiǎng)?wù)呙麊?、閉幕詞等）
參考答案：
（1）第一個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（2）第二個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（3）第三個(gè)文件應(yīng)歸入2002年；
（4）第四個(gè)文件應(yīng)歸入2004年；
（5）第五個(gè)文件應(yīng)歸入2005年。
7．下面是廣東省婦聯(lián)的幾份文件，請(qǐng)你鑒別一下哪些需要立卷歸檔，哪些不需要立卷歸檔？考試大編輯，理由是什么？
1）廣東省婦聯(lián)××主席在全國(guó)婦女工作會(huì)議上的典型發(fā)言
2）中共××省委關(guān)于省委組織部××、×××等同志的任職通知
3）中共××省委關(guān)于廣東省紀(jì)律檢查委員會(huì)劉××貪污腐化的處理決定
4）廣東省婦聯(lián)關(guān)于全省婦女教育發(fā)展規(guī)劃
參考答案：
（1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個(gè)文件都是反映了省婦聯(lián)的主要工作職能；
（2）第2、4文件不必歸檔，因這兩個(gè)文件跟省婦聯(lián)的主要工作職能無(wú)關(guān)，并不反映省婦聯(lián)的歷史發(fā)展面貌。
8．小劉是華美貿(mào)易有限公司的檔案管理員，在檔案鑒定中，她發(fā)現(xiàn)幾份關(guān)于該公司已撤銷的一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的管理性文件，他當(dāng)時(shí)想，反正那個(gè)機(jī)構(gòu)已經(jīng)撤銷了，這幾份文件自然沒(méi)用了，于是，她把那幾份文件用碎紙機(jī)銷毀了。過(guò)了一段時(shí)間，公司領(lǐng)導(dǎo)想找出這幾份文件作為參考，而小劉再也無(wú)法找回來(lái)了。考試大提供，她這樣做對(duì)嗎？請(qǐng)你談?wù)剻n案鑒定工作應(yīng)從哪些方面分析檔案的保存價(jià)值。
參考答案：
（1）小劉的做法是不對(duì)的。因?yàn)殇N毀檔案應(yīng)得到檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，她私自銷毀是錯(cuò)誤的。再者，該公司一個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應(yīng)該保留下來(lái)。
（2）鑒定檔案的價(jià)值應(yīng)從下面7個(gè)方面來(lái)分析：
1） 分析檔案的內(nèi)容（著重分析檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)特性、時(shí)效性）
2） 分析檔案的來(lái)源（分析文件的責(zé)任者，本單位形成的文件大于外單位的）
3）分析檔案產(chǎn)生時(shí)間（產(chǎn)生的時(shí)間越早越珍貴，在重要?dú)v史時(shí)期產(chǎn)生的文件，往往具有重大價(jià)值）
4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征
5）分析檔案的技術(shù)因素（檔案內(nèi)容和反映對(duì)象的技術(shù)水平越高，其價(jià)值越大）
6）分析檔案的功能因素
7）分析檔案的作者因素（高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人、重要機(jī)關(guān)、人物所形成的檔案，往往具有重大價(jià)值）
9．宏達(dá)科技創(chuàng)業(yè)公司新建了一幢辦公大樓，其中擬安排建立一個(gè)檔案庫(kù)房，作為檔案管理人員的你，該如何協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)選好檔案庫(kù)房的位置及布局呢？
參考答案：
（1） 合理選擇檔案庫(kù)房位置：
1）不宜設(shè)在底層或頂層，以防潮防濕
2）不宜設(shè)在洗手間或鍋爐房的附近
3）不宜設(shè)在樓房的西側(cè)或南側(cè)，以防陽(yáng)光直射
4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開(kāi)
5）門(mén)窗要加固
（2） 合理安排檔案庫(kù)房布局：
1） 庫(kù)房區(qū)域應(yīng)盡可能集中，同一基本大類的檔案應(yīng)盡量安排在一個(gè)房間或幾個(gè)相鄰的房間中；
2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應(yīng)靠近庫(kù)房門(mén)口及樓梯間；
3） 利用頻率較高的檔案應(yīng)存放在靠近辦公室的房間里。
10．小鐘在一擁有若干家分公司的大型企業(yè)擔(dān)任辦公室秘書(shū)，目前，公司已經(jīng)擁有比較完備的紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)。為了提高檔案檢索的效率，她建議將利用頻率較高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，實(shí)現(xiàn)電子檢索檔案。請(qǐng)你替她擬定電子檔案檢索步驟。
參考答案：
（1） 建立網(wǎng)站。若要提供電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索，建網(wǎng)站是第一步；
（2） 加工檢索信息，組織檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，收集數(shù)字形式的檢索工具和著錄條目，對(duì)它們之間的聯(lián)系進(jìn)行分析；第二步，在分析的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)站點(diǎn)體系結(jié)構(gòu)和導(dǎo)航方案；第三步，根據(jù)導(dǎo)航方案，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)；
（3） 實(shí)現(xiàn)文件信息的共享。