作為出口商，在簽訂好外銷合同以后，就要根據(jù)合同規(guī)定，按時安排貨物裝運出口如何順利，準(zhǔn)備全套完整、詳盡的報關(guān)單據(jù)是關(guān)鍵。
    基本的報關(guān)單據(jù)包括正本商業(yè)發(fā)票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發(fā)票或售貨確認(rèn)書)、報關(guān)單、副本委托報關(guān)協(xié)議、正本核銷單。根據(jù)海關(guān)對出口商品的監(jiān)管條件，還須提供相應(yīng)的證明，如商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個別地區(qū)海關(guān)對采用信用證結(jié)匯的出口貿(mào)易，還要求提供信用證副本。對這些單據(jù)的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注意：
    一、單據(jù)的內(nèi)容必須齊全。
    商業(yè)發(fā)票中需要顯示的項目有：發(fā)票號、合同號、日期、買方公司名稱、起運港、目的港、嘜頭、品名、數(shù)量、單價、總價等內(nèi)容，各個項目的內(nèi)容必須相互符合，正本發(fā)票不允許有涂改痕跡，特別是數(shù)量、單價、總價，否責(zé)要加小簽章證明。
    裝箱單中，除單價、總價不必顯示外，其余各項與發(fā)票相同。另外，還有包裝種類的件數(shù)、毛重、凈重、尺碼(即體積)，同發(fā)票要求一樣，正本單據(jù)不允許涂改。
    其它副本單據(jù)，如合同，必需用電腦或打字機繕制，委托報關(guān)協(xié)議必須用海關(guān)規(guī)定的格式，可向代報關(guān)單位索取。
    二、單據(jù)的審核。
    各種單據(jù)的內(nèi)容必須相互符合，做到單單相符，單證相符，否則會受到影響。如果單據(jù)未能正常按時寄到或正本單據(jù)出現(xiàn)問題，但急于，‘般情況下，先用傳真件副本代替，由報關(guān)員“打保”報關(guān)，隨后補上正本單據(jù)，不會影響貨物的按時裝運。
    單據(jù)應(yīng)盡早寄至代理報關(guān)單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若是拼箱貨物，應(yīng)不遲于集港前3天寄到報關(guān)單位，因為拼箱貨物得報兩次關(guān)。
    三、填制報關(guān)單。
    根據(jù)報關(guān)單的格式，填充必須由貨主提供相應(yīng)的內(nèi)容，數(shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確，要與其它各單嚴(yán)格相符，否則很難更改，影響核銷退稅。特別要注意以下幾點：
    1．海關(guān)編號。出口單位必須在出口地海關(guān)注冊備案并作過年審，否則不能，十位數(shù)的編碼經(jīng)備案或年審后，方可從海關(guān)電腦管理系統(tǒng)中調(diào)出允許報關(guān)。
    2．成交方式。可按實際的成交方式填寫，但各地海關(guān)對此項內(nèi)容的要求有所不同，如天津海關(guān)，報關(guān)單在錄入時必須顯示FOB價，所以，從天津港出貨時，應(yīng)把換算出的FOB價在報關(guān)單上注明，或由代理單位，根據(jù)實際運費、保險費金額，核算標(biāo)明。
    3．件數(shù)。按海關(guān)的要求應(yīng)填寫實際包裝的件數(shù)，例如某產(chǎn)品裝20桶，為了加固，5桶打一個托盤，共4托，那么填寫此欄目時應(yīng)填4托。
    4．商品編號。根據(jù)貨物性質(zhì)，相應(yīng)歸入其類別，一定要準(zhǔn)確，與品名相符合。正確的規(guī)類可以查出其對應(yīng)的監(jiān)管條件，盡早安排各種檢驗、檢疫，及有關(guān)證明的申請，貨主不僅要清楚貨物的品質(zhì)、特性，還要熟悉其用途。有一則實例很能說明問題，某外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員不了解貨物用途，錯將抗生素當(dāng)作飼料添加劑，歸入相應(yīng)商品編碼，等拿到報關(guān)單申請退稅時，才發(fā)現(xiàn)歸錯類別，以至取得了較低退稅率，與實際產(chǎn)品應(yīng)得的退稅差別很大，而恰恰商品編碼這一項又屬海關(guān)禁止更改報關(guān)單的幾項范圍之內(nèi)，使工廠遭受巨大損失。
    總之，無論是貨主，還是代理，都要從報關(guān)單據(jù)的各個方面加以重視，以減少和避免過程中出現(xiàn)不必要的麻煩，加快速度，圓滿完成裝運任務(wù)。