公文的審核,是公文稿付印之前的全面審核、把關(guān),是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的文書(shū)處理綜合部門(mén)的核稿人員對(duì)承辦處、科(室)草擬的文稿和部門(mén)代擬稿的審查、核對(duì)、把關(guān),并提出審核意見(jiàn)或?qū)懨鲗徍饲闆r,最后呈領(lǐng)導(dǎo)人審簽的全過(guò)程。公文的審核,是公文制作過(guò)程中承上啟下的中間環(huán)節(jié),它不僅僅是對(duì)文字、格式校核的把關(guān),更重要的是確保黨和國(guó)家的法律、法規(guī)、方針、政策和上級(jí)的規(guī)定以及領(lǐng)導(dǎo)意圖的準(zhǔn)確體現(xiàn),直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。因此,公文的審核是確保公文質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是一項(xiàng)非常細(xì)致而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。它要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,對(duì)文稿從內(nèi)容、文種、格式到會(huì)簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量,逐字逐句審核,嚴(yán)格把關(guān), 杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。審核的總的要求是:全面審核,認(rèn)真負(fù)責(zé),仔細(xì)推敲,反對(duì)粗枝大葉,反對(duì)官僚主義、文牘主義,努力使文稿準(zhǔn)確、全面、完整。
公文審核應(yīng)注意的六個(gè)方面
(一)是否需要發(fā)文。
在實(shí)際工作中，存在著以下幾種不必要的發(fā)文。
1、為應(yīng)付上級(jí)而發(fā)文。對(duì)某些工作,上級(jí)已發(fā)文,下級(jí)只需貫徹執(zhí)行即可。但由于一些地區(qū)和部門(mén)把是否行文納入了目標(biāo)管理,就逼得下級(jí)發(fā)“應(yīng)付文件”。
2、為搪塞下級(jí)而發(fā)文。一些地方和部門(mén)為向上級(jí)表明重視,便對(duì)上級(jí)下發(fā)的文件依樣畫(huà)葫蘆,再發(fā)一個(gè)內(nèi)容雷同、全無(wú)新意的文件,以便對(duì)上對(duì)下都有交代。
3、屬部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項(xiàng),可以不另行文。
(二)文件內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī),同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾。
(三)涉及有關(guān)部門(mén)和地區(qū)的問(wèn)題是否協(xié)商一致。
一些文件內(nèi)容政策性強(qiáng)、涉及面廣,其貫徹實(shí)施需要得到有關(guān)地區(qū)和部門(mén)的配合與支持。辦文機(jī)關(guān)不主動(dòng)與涉文地區(qū)或部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽,也不送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,便草草發(fā)文,造成認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一、意見(jiàn)不一致,在實(shí)際工作中難以貫徹落實(shí)。因此,凡未經(jīng)協(xié)商的,應(yīng)退回來(lái)文單位重新會(huì)簽。如協(xié)調(diào)中不能取得一致意見(jiàn),應(yīng)將分歧意見(jiàn)如實(shí)匯報(bào),并由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見(jiàn),一并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實(shí)可行。對(duì)含混不清、模棱兩可或者脫離實(shí)際、過(guò)于繁瑣之處,應(yīng)與報(bào)文單位研究修改。
(五)引文是否無(wú)誤，引文方法是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡(jiǎn)練，標(biāo)點(diǎn)是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。
(六)凡需提請(qǐng)一定會(huì)議審定的文件，應(yīng)提出交何種會(huì)議審定的建議，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，列入議程。
公文審核應(yīng)把好“四關(guān)”具體來(lái)說(shuō)，公文審核應(yīng)把好政策關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)和程序關(guān)。
(一)政策關(guān)。公文作為傳達(dá)政令的工具，它本身就具有強(qiáng)烈的政治色彩，要求公文處理部門(mén)在公文的審核把關(guān)中要講政治。要求公文的審核人員要強(qiáng)化政治觀念、政策意識(shí)，把好政策關(guān)。
1、審核公文所反映和體現(xiàn)的基本立場(chǎng)、觀點(diǎn)，所提出的意見(jiàn)、措施、辦法和要求，以及所得出的結(jié)論，是否符合黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章以及上級(jí)的指示、決議，同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾。
2、對(duì)于因情況變化而需要對(duì)原有政策作出變更或提出新的政策規(guī)定的，應(yīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說(shuō)明，同時(shí)在表述上注意前后之間的銜接，并要求有關(guān)部門(mén)附上原有政策規(guī)定的文件材料，供審簽領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。
3、文稿中的內(nèi)容有無(wú)政策界限不清，或把政策界限規(guī)定得過(guò)死、過(guò)寬的情況。有沒(méi)有黨政不分、內(nèi)外不分的問(wèn)題。
4、文稿中的觀點(diǎn)、提法是否正確，提的意見(jiàn)、辦法是否符合實(shí)際，有無(wú)主觀武斷、片面的或 者絕對(duì)化的問(wèn)題。
5、文稿中所下的結(jié)論是否恰當(dāng)，理由是否充足，收文機(jī)關(guān)是否能接受，文稿中下的結(jié)論涉及到其它部門(mén)是否經(jīng)過(guò)充分的研究商討，意見(jiàn)是否統(tǒng)一等等。如果公文內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策不一致，審核人員就應(yīng)提請(qǐng)起草單位弄清情況，根據(jù)法律、法規(guī)和政策會(huì)同有關(guān)部門(mén)協(xié)商修改。
(二)文字關(guān)。公文是一種通過(guò)文字來(lái)傳達(dá)政令的重要工具，它依賴于文字的準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和明白的表述。同時(shí)，公文又是一種特殊的文體，有它的常用字句和固定的書(shū)寫(xiě)方式。因此，公文的審核中，對(duì)文字的要求是嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的科學(xué)態(tài)度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語(yǔ)體，達(dá)到以記述為特征，以實(shí)用為目的，把準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性作為最基本的要求，使每一個(gè)字都有每一個(gè)字的作用，每一句話都有每一句話的力度。
1、語(yǔ)言表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和明白。
準(zhǔn)確。就是要求文稿準(zhǔn)確傳達(dá)政令，如實(shí)反映情況，確切體現(xiàn)公文的內(nèi)容和基本精神，觀點(diǎn)明確。
簡(jiǎn)潔。要求文稿的用語(yǔ)要精煉。要用較短的文字簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確地表達(dá)豐富而深廣的內(nèi)容，力戒穿靴戴帽。 要提倡寫(xiě)短文，反對(duì)空話、套話。
明白。由于公文是用來(lái)傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示、答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置、商洽工作以及報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，因此，要求文稿在表述上必須明白易懂，直達(dá)其意，不渲染，清楚明白。
2、篇章結(jié)構(gòu)。要求文稿的層次清晰、條理清楚，中心明確，重點(diǎn)突出。必要時(shí)，要忍痛割愛(ài)，對(duì)文稿材料進(jìn)行增刪和改換，即刪掉多余的段落，增補(bǔ)新的材料，增加某些引文。要從大處著手，統(tǒng)觀全篇，注意內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，統(tǒng)盤(pán)考慮和處理文稿，防止顧此失彼，破壞公文結(jié)構(gòu)的整體性。
3、邏輯。要求概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、推理嚴(yán)密、合乎邏輯。
4、語(yǔ)法修辭。用詞要合乎語(yǔ)法規(guī)范，句子通順、完整；無(wú)錯(cuò)別字、生僻字、怪字；無(wú)錯(cuò)用數(shù)碼、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；無(wú)濫用省略和簡(jiǎn)稱。
(三)格式關(guān)。由于公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文都要注意體式，使其合乎公文體式的要求。對(duì)公文體式的把關(guān)是一項(xiàng)重要的、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。要求審核人員在工作中發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，對(duì)每篇文稿都要從標(biāo)題、發(fā)送范圍、正文、附件到成文日期和落款，進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的審核，只有這樣，才能做到不規(guī)范文件不出手。審核人員要依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《四川省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》和《成都市國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》確定的原則規(guī)范文稿的體例格式。
1、行文名義是否得當(dāng)，在行文名義上，一些部門(mén)或起草單位為提高文件 的規(guī)格往往不需要政府或政府辦公廳（室）發(fā)文的，卻要求以政府或政府辦公廳（室）發(fā)文，影響了政府公文的權(quán)威性，審核時(shí)需要注意把關(guān)。
2、公文使用是否合適。在行文中，“請(qǐng)示”、“報(bào)告”不分，或“請(qǐng)示報(bào)告”連用的情況常常發(fā)生。審稿時(shí)需要認(rèn)真閱讀文稿內(nèi)容，審核文種使用是否恰當(dāng)。
公文審核應(yīng)注意的六個(gè)方面
(一)是否需要發(fā)文。
在實(shí)際工作中，存在著以下幾種不必要的發(fā)文。
1、為應(yīng)付上級(jí)而發(fā)文。對(duì)某些工作,上級(jí)已發(fā)文,下級(jí)只需貫徹執(zhí)行即可。但由于一些地區(qū)和部門(mén)把是否行文納入了目標(biāo)管理,就逼得下級(jí)發(fā)“應(yīng)付文件”。
2、為搪塞下級(jí)而發(fā)文。一些地方和部門(mén)為向上級(jí)表明重視,便對(duì)上級(jí)下發(fā)的文件依樣畫(huà)葫蘆,再發(fā)一個(gè)內(nèi)容雷同、全無(wú)新意的文件,以便對(duì)上對(duì)下都有交代。
3、屬部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項(xiàng),可以不另行文。
(二)文件內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī),同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾。
(三)涉及有關(guān)部門(mén)和地區(qū)的問(wèn)題是否協(xié)商一致。
一些文件內(nèi)容政策性強(qiáng)、涉及面廣,其貫徹實(shí)施需要得到有關(guān)地區(qū)和部門(mén)的配合與支持。辦文機(jī)關(guān)不主動(dòng)與涉文地區(qū)或部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽,也不送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,便草草發(fā)文,造成認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一、意見(jiàn)不一致,在實(shí)際工作中難以貫徹落實(shí)。因此,凡未經(jīng)協(xié)商的,應(yīng)退回來(lái)文單位重新會(huì)簽。如協(xié)調(diào)中不能取得一致意見(jiàn),應(yīng)將分歧意見(jiàn)如實(shí)匯報(bào),并由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見(jiàn),一并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。
(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實(shí)可行。對(duì)含混不清、模棱兩可或者脫離實(shí)際、過(guò)于繁瑣之處,應(yīng)與報(bào)文單位研究修改。
(五)引文是否無(wú)誤，引文方法是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡(jiǎn)練，標(biāo)點(diǎn)是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。
(六)凡需提請(qǐng)一定會(huì)議審定的文件，應(yīng)提出交何種會(huì)議審定的建議，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，列入議程。
公文審核應(yīng)把好“四關(guān)”具體來(lái)說(shuō)，公文審核應(yīng)把好政策關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)和程序關(guān)。
(一)政策關(guān)。公文作為傳達(dá)政令的工具，它本身就具有強(qiáng)烈的政治色彩，要求公文處理部門(mén)在公文的審核把關(guān)中要講政治。要求公文的審核人員要強(qiáng)化政治觀念、政策意識(shí)，把好政策關(guān)。
1、審核公文所反映和體現(xiàn)的基本立場(chǎng)、觀點(diǎn)，所提出的意見(jiàn)、措施、辦法和要求，以及所得出的結(jié)論，是否符合黨和國(guó)家的有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章以及上級(jí)的指示、決議，同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無(wú)矛盾。
2、對(duì)于因情況變化而需要對(duì)原有政策作出變更或提出新的政策規(guī)定的，應(yīng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說(shuō)明，同時(shí)在表述上注意前后之間的銜接，并要求有關(guān)部門(mén)附上原有政策規(guī)定的文件材料，供審簽領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。
3、文稿中的內(nèi)容有無(wú)政策界限不清，或把政策界限規(guī)定得過(guò)死、過(guò)寬的情況。有沒(méi)有黨政不分、內(nèi)外不分的問(wèn)題。
4、文稿中的觀點(diǎn)、提法是否正確，提的意見(jiàn)、辦法是否符合實(shí)際，有無(wú)主觀武斷、片面的或 者絕對(duì)化的問(wèn)題。
5、文稿中所下的結(jié)論是否恰當(dāng)，理由是否充足，收文機(jī)關(guān)是否能接受，文稿中下的結(jié)論涉及到其它部門(mén)是否經(jīng)過(guò)充分的研究商討，意見(jiàn)是否統(tǒng)一等等。如果公文內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策不一致，審核人員就應(yīng)提請(qǐng)起草單位弄清情況，根據(jù)法律、法規(guī)和政策會(huì)同有關(guān)部門(mén)協(xié)商修改。
(二)文字關(guān)。公文是一種通過(guò)文字來(lái)傳達(dá)政令的重要工具，它依賴于文字的準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和明白的表述。同時(shí)，公文又是一種特殊的文體，有它的常用字句和固定的書(shū)寫(xiě)方式。因此，公文的審核中，對(duì)文字的要求是嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的科學(xué)態(tài)度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語(yǔ)體，達(dá)到以記述為特征，以實(shí)用為目的，把準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性作為最基本的要求，使每一個(gè)字都有每一個(gè)字的作用，每一句話都有每一句話的力度。
1、語(yǔ)言表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔和明白。
準(zhǔn)確。就是要求文稿準(zhǔn)確傳達(dá)政令，如實(shí)反映情況，確切體現(xiàn)公文的內(nèi)容和基本精神，觀點(diǎn)明確。
簡(jiǎn)潔。要求文稿的用語(yǔ)要精煉。要用較短的文字簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確地表達(dá)豐富而深廣的內(nèi)容，力戒穿靴戴帽。 要提倡寫(xiě)短文，反對(duì)空話、套話。
明白。由于公文是用來(lái)傳達(dá)黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請(qǐng)示、答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置、商洽工作以及報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，因此，要求文稿在表述上必須明白易懂，直達(dá)其意，不渲染，清楚明白。
2、篇章結(jié)構(gòu)。要求文稿的層次清晰、條理清楚，中心明確，重點(diǎn)突出。必要時(shí)，要忍痛割愛(ài)，對(duì)文稿材料進(jìn)行增刪和改換，即刪掉多余的段落，增補(bǔ)新的材料，增加某些引文。要從大處著手，統(tǒng)觀全篇，注意內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，統(tǒng)盤(pán)考慮和處理文稿，防止顧此失彼，破壞公文結(jié)構(gòu)的整體性。
3、邏輯。要求概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、推理嚴(yán)密、合乎邏輯。
4、語(yǔ)法修辭。用詞要合乎語(yǔ)法規(guī)范，句子通順、完整；無(wú)錯(cuò)別字、生僻字、怪字；無(wú)錯(cuò)用數(shù)碼、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；無(wú)濫用省略和簡(jiǎn)稱。
(三)格式關(guān)。由于公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文都要注意體式，使其合乎公文體式的要求。對(duì)公文體式的把關(guān)是一項(xiàng)重要的、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。要求審核人員在工作中發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，對(duì)每篇文稿都要從標(biāo)題、發(fā)送范圍、正文、附件到成文日期和落款，進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的審核，只有這樣，才能做到不規(guī)范文件不出手。審核人員要依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《四川省國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》和《成都市國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》確定的原則規(guī)范文稿的體例格式。
1、行文名義是否得當(dāng)，在行文名義上，一些部門(mén)或起草單位為提高文件 的規(guī)格往往不需要政府或政府辦公廳（室）發(fā)文的，卻要求以政府或政府辦公廳（室）發(fā)文，影響了政府公文的權(quán)威性，審核時(shí)需要注意把關(guān)。
2、公文使用是否合適。在行文中，“請(qǐng)示”、“報(bào)告”不分，或“請(qǐng)示報(bào)告”連用的情況常常發(fā)生。審稿時(shí)需要認(rèn)真閱讀文稿內(nèi)容，審核文種使用是否恰當(dāng)。