國家行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內(nèi)容，必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡高效的原則，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
一、發(fā)文辦理的程序和要求
發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。
（１）草擬
由文秘人員負(fù)責(zé)。草擬公文應(yīng)遵循六條基本原則：
一是符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明；
二是情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短；
三是公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定；
四是擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度；
五是人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；六是應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
（２）簽發(fā)
上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。涉及需兩位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，需要在會(huì)簽欄簽署意見。
（３）行文關(guān)系
確定行文關(guān)系：各級(jí)各類行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
聯(lián)合行文：
一是同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門可以聯(lián)合行文；
二是上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；
三是政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；
四是政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；
五是政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
二、公文寫作要求
國家行政機(jī)關(guān)公文的各要素分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。現(xiàn)在我們按照順序從公文第一部分開始學(xué)習(xí)。
（１）眉首
1．按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級(jí)的公文也可編份數(shù)序號(hào)，以使準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。序號(hào)編幾位，由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即“1”編為“01”，不能只編1位。
2．秘級(jí)分為“”、“機(jī)密”、“秘密”三種。需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)的公文，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限的，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，秘密等級(jí)的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標(biāo)識(shí)方法是：“★三個(gè)月”、“機(jī)密★一年”等。除特殊情況外，級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年，保密期限在一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)，只有秘級(jí)而不標(biāo)期限的按保密30年看待。
3．緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標(biāo)識(shí)緊急程度的公文，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 凡電報(bào)都應(yīng)按規(guī)定在指定的位置，分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時(shí)間按以下原則把握：“特提”是要求一天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的電報(bào)；
4．文件標(biāo)識(shí)都應(yīng)加“文件”二字，用紅色標(biāo)識(shí)。平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至上頁邊為62mm；凡上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實(shí)際上就是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為天頭37 mm +80mm=117 mm；由于發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)是有執(zhí)法職能的國家行政機(jī)關(guān)的公文，為體現(xiàn)莊重，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)微軟雅黑字；按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)以22 mm×15 mm為字限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號(hào)即是22 mm×15 mm。以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)的字號(hào)要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體用多大字號(hào)，由行政機(jī)關(guān)根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定，一般要小于22 mm×15 mm以醒目美觀為原則； 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱排在前，其他機(jī)關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴(yán)肅的。發(fā)文機(jī)關(guān)過多，只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，擠的辦法是，可將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。
5．各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文都要編發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“2000”，六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即“1”不編為“001”，不加“第”字，如“金政發(fā)〔2006〕1號(hào)”。有的單位在發(fā)文機(jī)關(guān)代字后邊加“字”，如“請(qǐng)字〔××××〕號(hào)” “報(bào)字〔××××〕號(hào)”等虛字，從實(shí)用出發(fā)，也不加“字”字，盡量減少發(fā)文字號(hào)的字?jǐn)?shù)；發(fā)文字號(hào)之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線；
6．簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。上報(bào)的公文需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字（不頂格），簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號(hào)同處在一行，這樣排列對(duì)稱、美觀。“簽發(fā)人”用3號(hào)仿微軟雅黑字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名；如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為1—4mm；
一、發(fā)文辦理的程序和要求
發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程。
（１）草擬
由文秘人員負(fù)責(zé)。草擬公文應(yīng)遵循六條基本原則：
一是符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要切實(shí)可行并加以說明；
二是情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表達(dá)準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短；
三是公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定；
四是擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度；
五是人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；六是應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
（２）簽發(fā)
上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。涉及需兩位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，需要在會(huì)簽欄簽署意見。
（３）行文關(guān)系
確定行文關(guān)系：各級(jí)各類行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
聯(lián)合行文：
一是同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門可以聯(lián)合行文；
二是上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；
三是政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；
四是政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；
五是政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。
二、公文寫作要求
國家行政機(jī)關(guān)公文的各要素分為眉首、主體、版記三個(gè)部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。現(xiàn)在我們按照順序從公文第一部分開始學(xué)習(xí)。
（１）眉首
1．按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級(jí)的公文也可編份數(shù)序號(hào)，以使準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。序號(hào)編幾位，由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即“1”編為“01”，不能只編1位。
2．秘級(jí)分為“”、“機(jī)密”、“秘密”三種。需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)的公文，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時(shí)標(biāo)識(shí)保密期限的，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開，秘密等級(jí)的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標(biāo)識(shí)方法是：“★三個(gè)月”、“機(jī)密★一年”等。除特殊情況外，級(jí)事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過10年，保密期限在一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)，只有秘級(jí)而不標(biāo)期限的按保密30年看待。
3．緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標(biāo)識(shí)緊急程度的公文，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。 凡電報(bào)都應(yīng)按規(guī)定在指定的位置，分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時(shí)間按以下原則把握：“特提”是要求一天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報(bào)，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的電報(bào)；
4．文件標(biāo)識(shí)都應(yīng)加“文件”二字，用紅色標(biāo)識(shí)。平行文或下行文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至上頁邊為62mm；凡上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實(shí)際上就是發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為天頭37 mm +80mm=117 mm；由于發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)識(shí)是有執(zhí)法職能的國家行政機(jī)關(guān)的公文，為體現(xiàn)莊重，《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用小標(biāo)微軟雅黑字；按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)以22 mm×15 mm為字限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號(hào)即是22 mm×15 mm。以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)的字號(hào)要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體用多大字號(hào)，由行政機(jī)關(guān)根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定，一般要小于22 mm×15 mm以醒目美觀為原則； 聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱排在前，其他機(jī)關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴(yán)肅的。發(fā)文機(jī)關(guān)過多，只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，擠的辦法是，可將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。
5．各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文都要編發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序號(hào)組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿微軟雅黑字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，如“2000”，六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位，即“1”不編為“001”，不加“第”字，如“金政發(fā)〔2006〕1號(hào)”。有的單位在發(fā)文機(jī)關(guān)代字后邊加“字”，如“請(qǐng)字〔××××〕號(hào)” “報(bào)字〔××××〕號(hào)”等虛字，從實(shí)用出發(fā)，也不加“字”字，盡量減少發(fā)文字號(hào)的字?jǐn)?shù)；發(fā)文字號(hào)之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線；
6．簽發(fā)人標(biāo)識(shí)僅是在上報(bào)的公文中才出現(xiàn)。上報(bào)的公文需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字（不頂格），簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號(hào)同處在一行，這樣排列對(duì)稱、美觀。“簽發(fā)人”用3號(hào)仿微軟雅黑字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名；如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為1—4mm；