項目文檔對于項目管理的作用已經(jīng)不用再講了，但文檔的管理卻又通常是項目管理中最容易忽略的內(nèi)容。實際對于任何一個項目而言，文檔一定要有的，但不一定要多，只要可以說明問題就行了。
     最近正在接手一個項目，就以此項目為例， 說一下我的體會。這個項目已經(jīng)開發(fā)完成，并且已經(jīng)上線運行，具備了一定的客戶群體。接手這個項目時，此項目只有成果，沒有過程。僅有一份完整的用戶手冊。
     針對此情況，提出要求，需補充以下文檔：
     一、《成果說明文檔》：需說明當前所有可提交成果、成果內(nèi)容描述及成果評估。
     成果描述至少需要描述以下內(nèi)容：
     1）成果存在形式及現(xiàn)狀：針對軟件項目而言，基本上成果都是以可運行代碼形式存在，但在此一定要明確說明代碼的現(xiàn)狀，是否經(jīng)過測試，如果經(jīng)過測試，需提交相關(guān)的測試報告，如果沒有經(jīng)過測試，那是否已經(jīng)完成，完成后，如果未完成則進行到什么程度，尤其是如果沒有注釋的代碼，應(yīng)明確交代代碼實現(xiàn)的功能描述及接口描述。
     2）成果研發(fā)過程說明：主要說明成果的追溯過程，此代碼從何而來，是否具備相應(yīng)的計劃內(nèi)容，如果沒有，這成果的上一個環(huán)節(jié)是什么，以代碼為例，代碼上一個環(huán)節(jié)是否有設(shè)計，設(shè)計上一個環(huán)節(jié)是否有需求分析等等。這部分代碼是根據(jù)什么來進行的研發(fā)。如果某個成果沒有追溯到最初環(huán)節(jié)，就需要注意了，這部分內(nèi)容就是風(fēng)險了。
     3）成果可用性說明：并不是最終提交的成果就一定是有效、可用的。也許會隱藏很多的問題，這需要任務(wù)的相關(guān)承擔人進行可用性描述，我們作編碼的都知道，在特定的情況下，可能會采用一種臨時方案去實現(xiàn)一個功能，等最終集成時再去修正，但很多情況下這種臨時方案都成為了最終方案。所以，一定要對成果進行有效性說明，如果沒有的，就一定要進行嚴格的測試驗收。
     4）成果責(zé)任人說明：一定要有，不是追究責(zé)任，而是便于溝通。
     文檔制作說明：此文檔建議采用表格進行說明，如果可以建議采用Excel，這樣便于使用跟蹤管理，如下：
     二、《計劃管理說明文檔》：如果有完整的Porject計劃是的，但此文檔一定要注意的是其準確性，在用Project進行計劃管理時，往往是項目進展時間越長，變更越多，計劃維護就越困難，此時就有可能計劃已經(jīng)無法反應(yīng)實際的項目進展情況了。
     計劃管理文檔一定要仔細研究，整個項目計劃是否安排妥當，哪些任務(wù)制定了但沒有完成，哪些任務(wù)取消了，這些取消的任務(wù)是否是屬于預(yù)定的功能要求，哪些環(huán)節(jié)就沒有進行，哪些環(huán)節(jié)多次重復(fù)，有哪些人員工作過程中發(fā)生了任務(wù)的中斷變化，都可以從計劃管理說明文檔看出，這樣更有利于評估項目的實際情況，風(fēng)險情況，并可以根據(jù)前階段未完善的內(nèi)容進行后續(xù)完善。同時，很關(guān)鍵的一點是，這些任務(wù)中是否存在非正常情況，譬如：你認為很難的技術(shù)研發(fā)工作在短時間內(nèi)卻已經(jīng)完成，這都需要注意，并了解實際情況。最終通過計劃管理說明確文檔定是否預(yù)定的目標已經(jīng)全部完成。而已經(jīng)完成的內(nèi)容應(yīng)該和以上提交的成果說明是一致的，此部分如果不存在文檔，就需要根據(jù)相應(yīng)的成果內(nèi)容及人員對整個過程進行文檔補充。此文檔完成后，也可成為后續(xù)管理的一個基礎(chǔ)，進行優(yōu)化處理。
     如果沒有計劃管理文檔的話，補充的時候，則建議采用Project來完成，前一個成果提交文檔，并且可以采用WBS來組織任務(wù)的安排，將已經(jīng)提交的對應(yīng)到相的任務(wù)中。通過前一文檔狀態(tài)的說明，將未完成的內(nèi)容做標記，并且看是否存在同樣的任務(wù)不同的成果表現(xiàn)形式的情況，這時應(yīng)該是屬于重復(fù)性任務(wù)，也做標記說明。