備注是指在文件處理結(jié)束后，將有關(guān)情況在“文件閱辦單”或“文件辦理卡片”上作簡要注明，以備日后查考。
    *一般情況下，辦理完畢后的文件，如已答復(fù)來文單位，那么就要注明、時(shí)間和主要情況。
    *如采取電話、會議等其他方式答復(fù)的，則應(yīng)注明答復(fù)方式、時(shí)間、地點(diǎn)、交代人員及主要內(nèi)容等情況。
    *無論何種方式的答復(fù)，主辦時(shí)，辦理人員都要簽署姓名和日期，明確責(zé)任。