公司收進的文件經(jīng)過登記之后，秘書人員就要開始進行分文處理。將收進的文件按情況、種類及辦理需要，按照一定的原則、方法，分別送給有關(guān)人員。
    1、分文的原則
    *凡已有明確分工，屬于有關(guān)業(yè)務(wù)部門職權(quán)范圍內(nèi)處理的文件、函電等，應(yīng)將來文直接轉(zhuǎn)送職能部門進行處理。
    *對于不需要進行處理，只是閱知性的文件，如對本公司邀請函、商洽工件的復函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡報、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負責人閱知。
    ***特別提醒：以上是對分文工作的一般情況而言，在實際工作中，往往還需要秘書人員根據(jù)收文的實際情況靈活處理。
    2、做好分文工作應(yīng)注意幾點：
    *要認真閱文，弄懂來文的意圖和要求，準確地劃分類型，避免將需辦理的文件作為閱知文件處理，貽誤工作，或?qū)㈤喼募鳛槭录k理文件處理，給上司和辦理部門增加不必要的勞動。
    *要熟悉掌握公司工作職責分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門的分工與職責，以便能將應(yīng)由業(yè)務(wù)部門承辦的文件及時準確地轉(zhuǎn)送，同時避免應(yīng)由甲部門處理的錯轉(zhuǎn)到乙部門去。
    *要建立科學的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，使文件能夠一次分送到位。
    *要把握文件的輕重緩急，對急件要做到隨到隨分，及時處理，防止積壓誤事；對密件要采取必要的保密措施，確保文件安全。
    *要做好分送文件的登記工作，使分出去的文件有據(jù)可查，便于管理。