在《MOSS 2007應用日記（4）如何創(chuàng)建和使用文檔庫》中，大致的說了一些對文檔進行編輯的方法。點擊文檔庫中的文檔，可以直接打開相應的軟件進行編輯。而另外還有一種比較正規(guī)的方法是先將要編輯的文檔“簽出”，編輯完成后再“簽入”。使用這種方法可能會避免一些問題的產(chǎn)生。
下面我們以“行政部”子網(wǎng)站中的“行政部文檔”文檔庫的“文件存取設置”文件做為例子來做測試。
1.1簽出文件
要將文件簽出，可以在文檔庫中，點擊文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽出”。
或者使用office軟件打開文檔后，點擊“office按鈕”，在“服務器”菜單中選擇“簽出”。
1.2強制簽出
除了上面的方法由用戶自行使用簽出文件的功能外，還可以由系統(tǒng)來強制用戶使用簽出功能。
在文檔庫的“設置”菜單中，選擇“文檔庫設置”
選擇“常規(guī)設置”下面的“版本控制設置”
在“是否要求先簽出文檔然后再對其進行編輯？”選項中，選擇“是”，單擊“確定”完成設置。
1.3簽出文檔的保存路徑
經(jīng)過設置后，當打開文檔的時候，會彈出下面的對話框，可以選擇“簽出并編輯“直接對文檔進行編輯。
如果選擇的是只讀，可以看到打開文檔后，原來的“脫機編輯”按鈕變成了“簽出”按鈕。
文檔簽出后，會在前面的圖標中看到一個小箭頭，顯示該文檔已經(jīng)被簽出。
而簽出的文檔會脫機存放在指定的文件夾中，等待用戶編輯。默認情況是存放在“我的文檔”中的“SharePoint 草稿”文件夾中。
如果要改變默認的文檔存放位置，可以在office軟件選項中，點擊“保存”，在其中的“文檔管理服務器文件的脫機編輯選項”中進行相應的修改。
1.4簽入文檔
對簽出的文檔進行編輯后，保存時會彈出一個對話框，詢問是否簽入文檔。如果文檔已經(jīng)編輯完成的，可以點擊“是”。
如果在非編輯狀態(tài)，要對文檔進行“簽入”操作，可以按以下步驟：
在office軟件中，點擊“office按鈕”，選擇“服務器”菜單中的“簽入”
在彈出的注釋中填入相應的文字。
或者直接在文檔庫中，點擊文檔右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”
同樣輸入相應的注釋文字即可。
1.5強制簽入
如果有某個人簽出文檔后，遲遲沒有使用簽入功能，則其他用戶就無法對該文檔進行編輯。這個時候，除了讓該用戶簽入文檔外，還可以由對文檔庫有“完全控制”權限的用戶強制簽入文檔。
注：強制簽入文檔不會保存簽出用戶在簽出文檔后編輯的內(nèi)容
在文檔庫右邊的“所有文檔”下拉菜單中，選擇“修改此視圖”。
在“欄”項目中勾選“簽出對象”。
確認后可以看到在文檔庫中多了一欄“簽出對象”，顯示簽出的文檔是由哪個用戶簽出的。
使用有權限的用戶進入，點擊文檔右邊小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”。
填入相關注釋文字。
彈出提示窗口，點擊確定后會強制簽入該文檔。
1.6使用內(nèi)容審核
在我們?yōu)槲臋n庫設置好權限后，相關的人員就可以新建或者上傳文件了。但是我們會發(fā)現(xiàn)，如果沒有一個控制管理，可能會出現(xiàn)大家隨意的上傳發(fā)布文件，有一些不可以發(fā)布的文件也會給散布出去，
這時候就可以啟用文檔庫的“內(nèi)容審核”機制，使上傳的文件經(jīng)過審核后其他人才可以瀏覽。
在文檔庫中點擊“設置”，選擇下拉菜單中的“文檔庫設置”
點擊“常規(guī)設置”下的“版本控制設置”
在“提交的項目是否需要內(nèi)容審批？”項中選擇“是”
根據(jù)需要選擇“草稿項目安全性”，一般保存默認選擇“僅限可批準項目的用戶（已經(jīng)該項目的作者）”，考試大提示只有具備審批權限的用戶和作者可以看到未批準的文檔。
用一個普通用戶登錄后上傳一個文檔，這里使用“行政部文員”用戶上傳了一個“版本控制”的文檔。上傳后可以看到審核狀態(tài)顯示的是“待定”。
用另一個普通用戶“行政部主管”登錄，發(fā)現(xiàn)文檔庫中并沒有出現(xiàn)剛剛上傳的文檔。
使用有審批權限的用戶登錄，點擊該文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“批準/拒絕”
在審核狀態(tài)中根據(jù)需要選擇一個，這里選擇“已批準”，并在“注釋”中填入相關注釋。點擊“確定”完成審批。
再使用剛才的“行政部主管”用戶登錄，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以看到新上傳的文檔了，文檔的“審核狀態(tài)”也變成了“已批準”。
下面我們以“行政部”子網(wǎng)站中的“行政部文檔”文檔庫的“文件存取設置”文件做為例子來做測試。
1.1簽出文件
要將文件簽出，可以在文檔庫中，點擊文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽出”。
或者使用office軟件打開文檔后，點擊“office按鈕”，在“服務器”菜單中選擇“簽出”。
1.2強制簽出
除了上面的方法由用戶自行使用簽出文件的功能外，還可以由系統(tǒng)來強制用戶使用簽出功能。
在文檔庫的“設置”菜單中，選擇“文檔庫設置”
選擇“常規(guī)設置”下面的“版本控制設置”
在“是否要求先簽出文檔然后再對其進行編輯？”選項中，選擇“是”，單擊“確定”完成設置。
1.3簽出文檔的保存路徑
經(jīng)過設置后，當打開文檔的時候，會彈出下面的對話框，可以選擇“簽出并編輯“直接對文檔進行編輯。
如果選擇的是只讀，可以看到打開文檔后，原來的“脫機編輯”按鈕變成了“簽出”按鈕。
文檔簽出后，會在前面的圖標中看到一個小箭頭，顯示該文檔已經(jīng)被簽出。
而簽出的文檔會脫機存放在指定的文件夾中，等待用戶編輯。默認情況是存放在“我的文檔”中的“SharePoint 草稿”文件夾中。
如果要改變默認的文檔存放位置，可以在office軟件選項中，點擊“保存”，在其中的“文檔管理服務器文件的脫機編輯選項”中進行相應的修改。
1.4簽入文檔
對簽出的文檔進行編輯后，保存時會彈出一個對話框，詢問是否簽入文檔。如果文檔已經(jīng)編輯完成的，可以點擊“是”。
如果在非編輯狀態(tài)，要對文檔進行“簽入”操作，可以按以下步驟：
在office軟件中，點擊“office按鈕”，選擇“服務器”菜單中的“簽入”
在彈出的注釋中填入相應的文字。
或者直接在文檔庫中，點擊文檔右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”
同樣輸入相應的注釋文字即可。
1.5強制簽入
如果有某個人簽出文檔后，遲遲沒有使用簽入功能，則其他用戶就無法對該文檔進行編輯。這個時候，除了讓該用戶簽入文檔外，還可以由對文檔庫有“完全控制”權限的用戶強制簽入文檔。
注：強制簽入文檔不會保存簽出用戶在簽出文檔后編輯的內(nèi)容
在文檔庫右邊的“所有文檔”下拉菜單中，選擇“修改此視圖”。
在“欄”項目中勾選“簽出對象”。
確認后可以看到在文檔庫中多了一欄“簽出對象”，顯示簽出的文檔是由哪個用戶簽出的。
使用有權限的用戶進入，點擊文檔右邊小箭頭，在下拉菜單中選擇“簽入”。
填入相關注釋文字。
彈出提示窗口，點擊確定后會強制簽入該文檔。
1.6使用內(nèi)容審核
在我們?yōu)槲臋n庫設置好權限后，相關的人員就可以新建或者上傳文件了。但是我們會發(fā)現(xiàn)，如果沒有一個控制管理，可能會出現(xiàn)大家隨意的上傳發(fā)布文件，有一些不可以發(fā)布的文件也會給散布出去，
這時候就可以啟用文檔庫的“內(nèi)容審核”機制，使上傳的文件經(jīng)過審核后其他人才可以瀏覽。
在文檔庫中點擊“設置”，選擇下拉菜單中的“文檔庫設置”
點擊“常規(guī)設置”下的“版本控制設置”
在“提交的項目是否需要內(nèi)容審批？”項中選擇“是”
根據(jù)需要選擇“草稿項目安全性”，一般保存默認選擇“僅限可批準項目的用戶（已經(jīng)該項目的作者）”，考試大提示只有具備審批權限的用戶和作者可以看到未批準的文檔。
用一個普通用戶登錄后上傳一個文檔，這里使用“行政部文員”用戶上傳了一個“版本控制”的文檔。上傳后可以看到審核狀態(tài)顯示的是“待定”。
用另一個普通用戶“行政部主管”登錄，發(fā)現(xiàn)文檔庫中并沒有出現(xiàn)剛剛上傳的文檔。
使用有審批權限的用戶登錄，點擊該文件右邊的小箭頭，在下拉菜單中選擇“批準/拒絕”
在審核狀態(tài)中根據(jù)需要選擇一個，這里選擇“已批準”，并在“注釋”中填入相關注釋。點擊“確定”完成審批。
再使用剛才的“行政部主管”用戶登錄，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以看到新上傳的文檔了，文檔的“審核狀態(tài)”也變成了“已批準”。