你很可能是因?yàn)閲L試給我發(fā)送Word格式的文檔而被引導(dǎo)到這個(gè)頁面上來的。我會(huì)想你解釋為什么我很可能無法打開你所發(fā)送的文檔；為什么你需要重新考慮是否發(fā)送Word文檔給他人；以及，在選擇互聯(lián)網(wǎng)文檔交換方式上，我們還有哪些更好的選擇。
目錄
為什么給我發(fā)送一個(gè)Word文檔是一個(gè)壞主意
發(fā)送Word文檔的其他方式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
你可以幫助終結(jié)Word附件
相關(guān)文檔
更多的話：文字處理軟件的通病
為什么發(fā)送微軟Word文檔是一個(gè)壞主意
Word 文檔并不總是能被其他的文字處理軟件打開
Word 文檔的定義是一個(gè)未公開的商業(yè)機(jī)密，也就是說只有來自微軟的軟件才能夠真正正確的打開它。使用其他的文字處理軟件的人，不管是他們自己選擇或者是必須選 擇，他們都有可能無法打開 Word 文檔。假定每個(gè)你所發(fā)送的對(duì)象有 Word 軟件，或者他們?yōu)榱俗x你的文檔會(huì)去買這個(gè)軟件是不公平的。事實(shí)上，微軟故意選擇不在世界上很多的流行的操作系統(tǒng)（比如Linux）上發(fā)布他的Word軟 件，因此，很多人甚至無法選擇購買這套軟件。
某一個(gè)版本的 Word文檔并不總是能被其他版本的Word程序打開
就算你要發(fā)送Word文檔的那個(gè)人擁有Word軟件，他也可能仍舊無法打開你的Word文檔。因?yàn)閃ord文件格式并不是標(biāo)準(zhǔn)的和固定的，微軟可以，并且它 也經(jīng)常修改Word文件格式。因此，一個(gè)版本所保存的Word文檔很可能無法被另外一個(gè)版本的Word程序打開。很多人相信，微軟之所以這么做是為了迫使 用戶從舊的版本上升級(jí)去購買最新的Word程序，即使舊版本的Word能夠滿足他們的需要，他們也沒有必要升級(jí)。
Word文檔并不能保證在電腦顯示和打印效果保持一致
與 你所預(yù)期的Word WYSIWYG（所見即所得） 界面相反，在一個(gè)電腦上所編輯的Word文檔可能，事實(shí)上，在另外一個(gè)臺(tái)電腦上表現(xiàn)出完全不同的排版和分頁，即使用的是相同版本的Word！之所以這樣是 因?yàn)閃ord會(huì)在基于用戶的打印機(jī)設(shè)置對(duì)于打開的文檔進(jìn)行重新格式化，而這是在后臺(tái)默默完成的。這對(duì)于某些類型的文檔可不是一個(gè)好消息，比如所某些表單需 要精確的定位到一個(gè)面上。
相對(duì)于其他的文檔格式來說Word文檔是非常大的
Word文檔格式是臃腫的和沒 有效率的； 文檔的大小通常比他們所含有的文本信息大好幾個(gè)數(shù)量級(jí)。就算在今天硬盤充足的年代里，大量的Word文檔也會(huì)很快的吃掉用戶的硬盤空間。對(duì)于依舊使用撥號(hào) 上網(wǎng)的數(shù)百萬人來說，從郵箱里面下載一個(gè)Word文檔可能意味著數(shù)分鐘甚至數(shù)小時(shí)的等待。如果是下載總信息量相同的純文本文檔，則可能僅僅需要幾秒鐘的時(shí)間。 發(fā)送一個(gè)Word文檔可能會(huì)侵犯你的隱私
微軟Word在默認(rèn)的配置下總是自動(dòng)跟蹤和記錄你對(duì) 于一個(gè)文檔所作出的修改。很多人都沒有認(rèn)識(shí)到的是這些改變可能在每次保存的是時(shí)候被自動(dòng)嵌入到了文件之中。如果你把這樣的文件發(fā)送給第三方，他們就有某種 可能恢復(fù)這種記錄，看到這個(gè)文檔多次修改的歷史——可能這無關(guān)緊要。這種讓步或者沖突的信息，你可能會(huì)認(rèn)為在你發(fā)送Word文檔之前就已經(jīng)被除去了，可能 實(shí)際上仍舊是可以被接收者讀取的。的確有很多次相互沖突的信息被公開發(fā)布的Word文檔泄露而引起公眾關(guān)注的例子。
Word文檔是有安全風(fēng)險(xiǎn)的
不像標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，Word文檔可以包含編程代碼，而這些代碼有可能在你的文檔被打開的時(shí)候自動(dòng)執(zhí)行。微軟之所以引入這個(gè)特性，是為了讓文字處理宏（腳本） 可以隨文檔一起儲(chǔ)存。 然而，并沒有過很久，心懷惡意的人們就開始嘗試?yán)眠@個(gè)設(shè)計(jì)漏洞來撰寫暗中隨機(jī)刪除文件的腳本或者其他破壞計(jì)算機(jī)的腳本。結(jié)果是，Word文檔因?yàn)槭菙?shù)打 電腦病毒的傳播媒介而變得臭名昭著。當(dāng)你通過Email附件收到一個(gè)Word文檔的時(shí)候，你真的愿意冒著中電腦木馬的危險(xiǎn)來打開它？
前面所說的這些并不僅僅針對(duì)微軟的Word，對(duì)于其他的商業(yè)文字處理程序也是一樣的，比如說WordPerfect（WPS？——ppip）。然而，把 Word文檔作為附件在互聯(lián)網(wǎng)用戶之間不幸變得越來越流行，其中的很多人并沒有注意到他們這么做所造成的問題。幸運(yùn)的是，發(fā)送私有文件格式的問題并不是很 難解決，也不需要你停止使用微軟Word。
發(fā)送Word文檔的其他方式
純文本（.txt）
除非你的文檔真的需要特殊的字體或者格式，考慮直接打（或者是復(fù)制粘貼）到你所發(fā)的郵件里面。通過這個(gè)方式，他人就可以直接閱讀你的郵件，而不是需要另外再打開一個(gè)程序。
HTML
HTML 是一個(gè)基于文本的格式文檔，主要用于撰寫網(wǎng)頁和其他的電子文檔。它可以直接被編輯的能力和他作為公開標(biāo)準(zhǔn)文檔的地位使得它很適合作為文檔交換。HTML并 不是被設(shè)計(jì)成在每個(gè)系統(tǒng)上都顯示得一致，所以，如果頁面的排版對(duì)于文檔來說很重要，就需要考慮使用Postscript，PDF或者RTF文檔來代替。
Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)
如果你要發(fā)送一個(gè)包含了大量的格式、為了打印效果而創(chuàng)建的文檔，并且你并不期望接收者需要或者想要改變文檔本身，你可以考慮是喲你Postscript或者 PDF文件。這兩種文檔格式是被充分公開的，在每一個(gè)計(jì)算機(jī)平臺(tái)上都可以找到打開他們的程序。不像Word文檔，Postscripts和PDF文件在任 何一個(gè)系統(tǒng)上都會(huì)得到完全一致的顯示效果（對(duì)于中日韓語言文檔，需要注意安裝語言包——ppip）。對(duì)于這個(gè)文件格式的一個(gè)重要警告就是，他們是“只讀” 的；對(duì)于接收者來說，并沒有很方便的編輯文檔的方式。
Rich Text Format (RTF)
在文檔包含了特殊的格式，而你又需要接收者能夠編輯的情況下，你可能會(huì)選擇使用富格式文本（RTF）文件來代替Word文件。RTF被設(shè)計(jì)成文字處理軟件交換文檔的標(biāo)準(zhǔn) 格式，大部分的文字處理軟件都可以讀寫這種格式。RTF可能不會(huì)精確的再現(xiàn)文檔的排版，但是不像HTML，它至少嘗試定義排版方式，而不是像HTML那 樣，把排版的任務(wù)完全交給了接收者所用的程序。
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為上述的格式是很容易的。在通常的情況下，只要使用文件菜單中的另存為命令，在彈出的對(duì)話框中就會(huì)有一個(gè)下拉菜單讓你選擇所要使用的文件類型。
如果你要使用純文本發(fā)送文檔，最快的替代方式是用鼠標(biāo)選中文檔中所有的文字，或者使用編輯→選擇所有菜單，復(fù)制到剪貼版上（編輯→復(fù)制），然后把它粘貼到你的E-mail程序里面（編輯→粘貼）。
PDF和Postscript文檔導(dǎo)出在通常的情況下并不被Word直接支持。在某些配置好了的系統(tǒng)上，你可以使用打印命令來產(chǎn)生PDF文檔。要查看你的系統(tǒng)是否支持，可以打開文件→打印命令，查看打印機(jī)列表中是否有與PDF或者Acrobat相關(guān)的打印機(jī)。（需要Adobe Acrobat支持，這個(gè)軟件可不便宜——ppip）
你可以幫助終結(jié)Word附件
在自己不要發(fā)送的同時(shí)，你可以通過鼓勵(lì)他人不要發(fā)送給你來免去他人處理這些私有文件格式的痛苦。如果你在E-mail里面收到一個(gè)Word文檔附件，你可一 個(gè)給發(fā)送者回復(fù)一封措辭禮貌的信件，指出Word附件是不合適的，并請(qǐng)他們使用替代格式重新發(fā)送過來。為了不浪費(fèi)發(fā)送者的時(shí)間，要保持這個(gè)信件的簡潔，可 以包含一個(gè)鏈接，指向具有更加詳細(xì)的解釋的網(wǎng)頁，這樣如果他們想要看就可以看到。你可以自由的引用本文檔，或者任何一個(gè)下面列出來的文檔；你甚至可以用自 己的語言來寫這些解釋（當(dāng)然，要小心的使語言適合那些非技術(shù)性的讀者）
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為什么給我發(fā)送一個(gè)Word文檔是一個(gè)壞主意
發(fā)送Word文檔的其他方式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
你可以幫助終結(jié)Word附件
相關(guān)文檔
更多的話：文字處理軟件的通病
為什么發(fā)送微軟Word文檔是一個(gè)壞主意
Word 文檔并不總是能被其他的文字處理軟件打開
Word 文檔的定義是一個(gè)未公開的商業(yè)機(jī)密，也就是說只有來自微軟的軟件才能夠真正正確的打開它。使用其他的文字處理軟件的人，不管是他們自己選擇或者是必須選 擇，他們都有可能無法打開 Word 文檔。假定每個(gè)你所發(fā)送的對(duì)象有 Word 軟件，或者他們?yōu)榱俗x你的文檔會(huì)去買這個(gè)軟件是不公平的。事實(shí)上，微軟故意選擇不在世界上很多的流行的操作系統(tǒng)（比如Linux）上發(fā)布他的Word軟 件，因此，很多人甚至無法選擇購買這套軟件。
某一個(gè)版本的 Word文檔并不總是能被其他版本的Word程序打開
就算你要發(fā)送Word文檔的那個(gè)人擁有Word軟件，他也可能仍舊無法打開你的Word文檔。因?yàn)閃ord文件格式并不是標(biāo)準(zhǔn)的和固定的，微軟可以，并且它 也經(jīng)常修改Word文件格式。因此，一個(gè)版本所保存的Word文檔很可能無法被另外一個(gè)版本的Word程序打開。很多人相信，微軟之所以這么做是為了迫使 用戶從舊的版本上升級(jí)去購買最新的Word程序，即使舊版本的Word能夠滿足他們的需要，他們也沒有必要升級(jí)。
Word文檔并不能保證在電腦顯示和打印效果保持一致
與 你所預(yù)期的Word WYSIWYG（所見即所得） 界面相反，在一個(gè)電腦上所編輯的Word文檔可能，事實(shí)上，在另外一個(gè)臺(tái)電腦上表現(xiàn)出完全不同的排版和分頁，即使用的是相同版本的Word！之所以這樣是 因?yàn)閃ord會(huì)在基于用戶的打印機(jī)設(shè)置對(duì)于打開的文檔進(jìn)行重新格式化，而這是在后臺(tái)默默完成的。這對(duì)于某些類型的文檔可不是一個(gè)好消息，比如所某些表單需 要精確的定位到一個(gè)面上。
相對(duì)于其他的文檔格式來說Word文檔是非常大的
Word文檔格式是臃腫的和沒 有效率的； 文檔的大小通常比他們所含有的文本信息大好幾個(gè)數(shù)量級(jí)。就算在今天硬盤充足的年代里，大量的Word文檔也會(huì)很快的吃掉用戶的硬盤空間。對(duì)于依舊使用撥號(hào) 上網(wǎng)的數(shù)百萬人來說，從郵箱里面下載一個(gè)Word文檔可能意味著數(shù)分鐘甚至數(shù)小時(shí)的等待。如果是下載總信息量相同的純文本文檔，則可能僅僅需要幾秒鐘的時(shí)間。 發(fā)送一個(gè)Word文檔可能會(huì)侵犯你的隱私
微軟Word在默認(rèn)的配置下總是自動(dòng)跟蹤和記錄你對(duì) 于一個(gè)文檔所作出的修改。很多人都沒有認(rèn)識(shí)到的是這些改變可能在每次保存的是時(shí)候被自動(dòng)嵌入到了文件之中。如果你把這樣的文件發(fā)送給第三方，他們就有某種 可能恢復(fù)這種記錄，看到這個(gè)文檔多次修改的歷史——可能這無關(guān)緊要。這種讓步或者沖突的信息，你可能會(huì)認(rèn)為在你發(fā)送Word文檔之前就已經(jīng)被除去了，可能 實(shí)際上仍舊是可以被接收者讀取的。的確有很多次相互沖突的信息被公開發(fā)布的Word文檔泄露而引起公眾關(guān)注的例子。
Word文檔是有安全風(fēng)險(xiǎn)的
不像標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式，Word文檔可以包含編程代碼，而這些代碼有可能在你的文檔被打開的時(shí)候自動(dòng)執(zhí)行。微軟之所以引入這個(gè)特性，是為了讓文字處理宏（腳本） 可以隨文檔一起儲(chǔ)存。 然而，并沒有過很久，心懷惡意的人們就開始嘗試?yán)眠@個(gè)設(shè)計(jì)漏洞來撰寫暗中隨機(jī)刪除文件的腳本或者其他破壞計(jì)算機(jī)的腳本。結(jié)果是，Word文檔因?yàn)槭菙?shù)打 電腦病毒的傳播媒介而變得臭名昭著。當(dāng)你通過Email附件收到一個(gè)Word文檔的時(shí)候，你真的愿意冒著中電腦木馬的危險(xiǎn)來打開它？
前面所說的這些并不僅僅針對(duì)微軟的Word，對(duì)于其他的商業(yè)文字處理程序也是一樣的，比如說WordPerfect（WPS？——ppip）。然而，把 Word文檔作為附件在互聯(lián)網(wǎng)用戶之間不幸變得越來越流行，其中的很多人并沒有注意到他們這么做所造成的問題。幸運(yùn)的是，發(fā)送私有文件格式的問題并不是很 難解決，也不需要你停止使用微軟Word。
發(fā)送Word文檔的其他方式
純文本（.txt）
除非你的文檔真的需要特殊的字體或者格式，考慮直接打（或者是復(fù)制粘貼）到你所發(fā)的郵件里面。通過這個(gè)方式，他人就可以直接閱讀你的郵件，而不是需要另外再打開一個(gè)程序。
HTML
HTML 是一個(gè)基于文本的格式文檔，主要用于撰寫網(wǎng)頁和其他的電子文檔。它可以直接被編輯的能力和他作為公開標(biāo)準(zhǔn)文檔的地位使得它很適合作為文檔交換。HTML并 不是被設(shè)計(jì)成在每個(gè)系統(tǒng)上都顯示得一致，所以，如果頁面的排版對(duì)于文檔來說很重要，就需要考慮使用Postscript，PDF或者RTF文檔來代替。
Postscript 或者 PDF (Adobe Acrobat)
如果你要發(fā)送一個(gè)包含了大量的格式、為了打印效果而創(chuàng)建的文檔，并且你并不期望接收者需要或者想要改變文檔本身，你可以考慮是喲你Postscript或者 PDF文件。這兩種文檔格式是被充分公開的，在每一個(gè)計(jì)算機(jī)平臺(tái)上都可以找到打開他們的程序。不像Word文檔，Postscripts和PDF文件在任 何一個(gè)系統(tǒng)上都會(huì)得到完全一致的顯示效果（對(duì)于中日韓語言文檔，需要注意安裝語言包——ppip）。對(duì)于這個(gè)文件格式的一個(gè)重要警告就是，他們是“只讀” 的；對(duì)于接收者來說，并沒有很方便的編輯文檔的方式。
Rich Text Format (RTF)
在文檔包含了特殊的格式，而你又需要接收者能夠編輯的情況下，你可能會(huì)選擇使用富格式文本（RTF）文件來代替Word文件。RTF被設(shè)計(jì)成文字處理軟件交換文檔的標(biāo)準(zhǔn) 格式，大部分的文字處理軟件都可以讀寫這種格式。RTF可能不會(huì)精確的再現(xiàn)文檔的排版，但是不像HTML，它至少嘗試定義排版方式，而不是像HTML那 樣，把排版的任務(wù)完全交給了接收者所用的程序。
把Word文檔轉(zhuǎn)換為其他格式
把Word文檔轉(zhuǎn)換為上述的格式是很容易的。在通常的情況下，只要使用文件菜單中的另存為命令，在彈出的對(duì)話框中就會(huì)有一個(gè)下拉菜單讓你選擇所要使用的文件類型。
如果你要使用純文本發(fā)送文檔，最快的替代方式是用鼠標(biāo)選中文檔中所有的文字，或者使用編輯→選擇所有菜單，復(fù)制到剪貼版上（編輯→復(fù)制），然后把它粘貼到你的E-mail程序里面（編輯→粘貼）。
PDF和Postscript文檔導(dǎo)出在通常的情況下并不被Word直接支持。在某些配置好了的系統(tǒng)上，你可以使用打印命令來產(chǎn)生PDF文檔。要查看你的系統(tǒng)是否支持，可以打開文件→打印命令，查看打印機(jī)列表中是否有與PDF或者Acrobat相關(guān)的打印機(jī)。（需要Adobe Acrobat支持，這個(gè)軟件可不便宜——ppip）
你可以幫助終結(jié)Word附件
在自己不要發(fā)送的同時(shí)，你可以通過鼓勵(lì)他人不要發(fā)送給你來免去他人處理這些私有文件格式的痛苦。如果你在E-mail里面收到一個(gè)Word文檔附件，你可一 個(gè)給發(fā)送者回復(fù)一封措辭禮貌的信件，指出Word附件是不合適的，并請(qǐng)他們使用替代格式重新發(fā)送過來。為了不浪費(fèi)發(fā)送者的時(shí)間，要保持這個(gè)信件的簡潔，可 以包含一個(gè)鏈接，指向具有更加詳細(xì)的解釋的網(wǎng)頁，這樣如果他們想要看就可以看到。你可以自由的引用本文檔，或者任何一個(gè)下面列出來的文檔；你甚至可以用自 己的語言來寫這些解釋（當(dāng)然，要小心的使語言適合那些非技術(shù)性的讀者）