商務(wù)報告是指針對某種特殊的、有意義的商務(wù)目的，向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質(zhì)量、進展、結(jié)果、問題或提議的解決方案有關(guān)，幫助當事人了解復雜的商業(yè)情況，計劃進程，解決問題，使上級領(lǐng)導就一系列事件做出決策。
商務(wù)英語報告則是以英語語言撰寫的商務(wù)報告。按種類劃分，常見的有：事件調(diào)查報告（Investigative Reports）、意見調(diào)查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調(diào)查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務(wù)英語報告總體寫作原則。本文不僅詳盡介紹了商務(wù)英語報告寫作的總體原則，還就各種寫作方法、寫作語氣和寫作構(gòu)成等做了闡述。
一、商務(wù)英語報告寫作的總體原則
在撰寫商務(wù)英語報告時，應(yīng)確保報告內(nèi)容準確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief），結(jié)構(gòu)清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下：
·內(nèi)容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。
·內(nèi)容簡明扼要：報告的長短一般取決于報告的內(nèi)容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務(wù)英語報告時要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。
·結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目了然。
·建議明確果斷：多數(shù)報告都有結(jié)論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應(yīng)確保報告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出的，而且應(yīng)明確果斷，切忌模棱兩可。
二、商務(wù)英語報告的四步寫作法
在撰寫報告之前，應(yīng)做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個問題：
· 報告的目的：為什么寫這份報告？
· 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
· 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
· 報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告？如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
· 報告的寫作期限：報告何時須上交？
回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：
1.收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires）等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
2.謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報告中的位置。
3.撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細講解。
4.校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等；二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應(yīng)對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。
三、商務(wù)英語報告的寫作語氣
一般而言，報告大多由下屬寫給上司，使用的語言多為正式。此外，報告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫商務(wù)英語報告的過程中，可以適當多使用一些能提高語言正式度英語語法結(jié)構(gòu)。具體而言如下：
· 使用被動語態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.
· 使用復雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.
· 使用長句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.
· 使用名詞短語，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.
· 使用非人物主語，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.
· 使用分詞短語，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.
· 使用動詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.
· 使用介詞短語，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand.
四、商務(wù)英語報告各構(gòu)成部分寫作介紹
一般來說，商務(wù)英語報告的常見構(gòu)成部分有：摘要（Executive Summary）、標題（Title）、導言（Introduction/ Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應(yīng)注意以下幾點：
· 盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報告的建議。
· 摘要寫作的時態(tài)用一般現(xiàn)在時，因為報告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達，而“This report will show…”則不妥。
· 報告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)?？捎谩癰y and large、the vast majority、only a few”等語言表達大概的數(shù)據(jù)或趨勢。
（二）標題（Title）
報告的標題應(yīng)盡可能概括報告的內(nèi)容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應(yīng)該準確、客觀，不應(yīng)像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應(yīng)該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例：“Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
（三）導言（Introduction/ Terms of Reference）
在導言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調(diào)查報告應(yīng)首先說明事件的經(jīng)過，包括事件發(fā)生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型：
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...
（四）材料收集方法（Methodology/Proceedings）
報告的這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調(diào)查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.
商務(wù)英語報告則是以英語語言撰寫的商務(wù)報告。按種類劃分，常見的有：事件調(diào)查報告（Investigative Reports）、意見調(diào)查報告（Survey Reports）、周報告（Weekly Reports）、月度報告（Monthly Reports）、進展報告（Progress Reports）、市場調(diào)查報告（Market Research Reports）、可行性研究報告（Feasibility Reports）等。盡管這些報告都有自身的特點，但它們都遵循商務(wù)英語報告總體寫作原則。本文不僅詳盡介紹了商務(wù)英語報告寫作的總體原則，還就各種寫作方法、寫作語氣和寫作構(gòu)成等做了闡述。
一、商務(wù)英語報告寫作的總體原則
在撰寫商務(wù)英語報告時，應(yīng)確保報告內(nèi)容準確無誤（Accurate）、簡明扼要（Brief），結(jié)構(gòu)清晰（Clear），建議明確果斷（Decisive），故簡稱ABCD原則。具體內(nèi)容如下：
·內(nèi)容準確無誤：報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫，更重要的是其內(nèi)容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞，也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調(diào)陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。
·內(nèi)容簡明扼要：報告的長短一般取決于報告的內(nèi)容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長，而非正式報告則較短。不論何種報告，報告的語言必須簡潔、流暢，切忌陳詞濫調(diào)。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力，對方閱讀更浪費時間。撰寫商務(wù)英語報告時要盡量避免羅嗦，用盡可能較少的文字，完整、清楚地表達需要表達的意。
·結(jié)構(gòu)清晰明了：用數(shù)字、符號標明段落、層次、要點等，加強邏輯性，使讀者一目了然。
·建議明確果斷：多數(shù)報告都有結(jié)論和建議部分，是報告的核心。撰寫時，應(yīng)確保報告的結(jié)論和建議是經(jīng)過充分論證而得出的，而且應(yīng)明確果斷，切忌模棱兩可。
二、商務(wù)英語報告的四步寫作法
在撰寫報告之前，應(yīng)做好充分的準備。因此，撰寫者不妨應(yīng)先回答以下幾個問題：
· 報告的目的：為什么寫這份報告？
· 報告的讀者：誰是報告的讀者？他（們）知道什么信息？他（們）需要什么信息？
· 報告的素材：撰寫這份報告需要收集哪些信息？到哪里去收集這些信息？
· 報告的結(jié)構(gòu)：如何構(gòu)思報告？如何做到報告結(jié)構(gòu)清晰，便于讀者閱讀？是否需要自己設(shè)計報告的格式還是公司有現(xiàn)成的格式可以參照？
· 報告的寫作期限：報告何時須上交？
回答完以上問題后，可以按照以下四個步驟進行運作：
1.收集信息（Collecting Information）：收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等；書面形式指的是用辦公室便函（Memos）、電子郵件（Emails）、問卷調(diào)查（Questionnaires）等手段向公司內(nèi)部或外部索取信息。此外，查閱公司的相關(guān)材料（如產(chǎn)品目錄、價格單等）也屬于書面收集信息形式。
2.謀篇布局（Planning the structure）：確定報告寫作的目的，對收集到的信息進行整理、分類，刪除無關(guān)信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列，列成提綱。若需要擺放插圖或圖表，也應(yīng)在這一階段確定其在報告中的位置。
3.撰寫草稿（Writing the draft）：撰寫報告的各個部分，各部分的具體內(nèi)容在本文第四部分詳細講解。
4.校對編輯（Proofreading and editing）：校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程，很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應(yīng)對報告進行全面檢查，檢查的具體內(nèi)容包括兩方面：一是語言，包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等；二是信息，包括數(shù)據(jù)、圖表、觀點等。檢查后，應(yīng)對報告進行編輯，盡量做到報告便于讀者閱讀。
三、商務(wù)英語報告的寫作語氣
一般而言，報告大多由下屬寫給上司，使用的語言多為正式。此外，報告的內(nèi)容和篇幅也決定了其寫作語氣比商務(wù)信函要正式的多。在撰寫商務(wù)英語報告的過程中，可以適當多使用一些能提高語言正式度英語語法結(jié)構(gòu)。具體而言如下：
· 使用被動語態(tài)，如：The e-Source message will be delivered to the target audience multiple times through multiple avenues.
· 使用復雜詞匯，如：The training system incorporates (includes) many visual aids.
· 使用長句子，如：The content and message of the kit will be similar to that sent to conventional outlets, but will be tailored to electronic media and will either be e-mailed to the Webmaster or sent in hard copy and on a diskette.
· 使用名詞短語，如：The rectification of this problem can be achieved by insertion of a wedge.
· 使用非人物主語，如：Putting a copy of this CD-ROM in the hands of editors of targeted publications will allow them to see for themselves the features of the State Computer Store.
· 使用分詞短語，如：Armed with this information, our customers will be able to identify trends and make strategic decisions in accordance with their agency’s goals.
· 使用動詞不定式，如：To streamline the internal approval process, we can e-mail our quote to our purchasing agent for budget approval.
· 使用介詞短語，如：With convenient access to Web Services in our online Electronic Product and Pricing Catalog & Order Tracking and Status System, customers can generate sales and service reports upon demand.
四、商務(wù)英語報告各構(gòu)成部分寫作介紹
一般來說，商務(wù)英語報告的常見構(gòu)成部分有：摘要（Executive Summary）、標題（Title）、導言（Introduction/ Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。
（一）摘要（Executive Summary）
一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應(yīng)注意以下幾點：
· 盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報告的建議。
· 摘要寫作的時態(tài)用一般現(xiàn)在時，因為報告已經(jīng)存在。如“This report shows…”屬于正確表達，而“This report will show…”則不妥。
· 報告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)?？捎谩癰y and large、the vast majority、only a few”等語言表達大概的數(shù)據(jù)或趨勢。
（二）標題（Title）
報告的標題應(yīng)盡可能概括報告的內(nèi)容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標題應(yīng)該準確、客觀，不應(yīng)像報刊文章標題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標題應(yīng)該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例：“Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems”。
（三）導言（Introduction/ Terms of Reference）
在導言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調(diào)查報告應(yīng)首先說明事件的經(jīng)過，包括事件發(fā)生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導言部分寫作的常見句型：
· The report examines/explains...
· The purpose of this report is to…investigate/evaluate/study…
· The objective of this report is to…recommend/analyze/give…
· The aim of this report is to…feedback/estimate/assess…
· Enclosed is a report about...
（四）材料收集方法（Methodology/Proceedings）
報告的這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調(diào)查報告。當然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：
· A sample of workers was individually asked for their opinions.
· A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.
· The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.