一、原材料采購(gòu)跟單含義及起因
原材料等采購(gòu)跟單的目的在于滿足對(duì)外合同執(zhí)行中對(duì)原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。
（一）采購(gòu)的含義（略）
（二）原材料采購(gòu)的原因（略）
（三）原材料采購(gòu)中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題
原材料等到底能不能按時(shí)供應(yīng)， 跟單員 有大量艱苦細(xì)致的工作要做。在原材料等采購(gòu)跟單工作中， 跟單員 要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問(wèn)題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購(gòu)方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購(gòu)方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時(shí)提供原材料。
二、原材料采購(gòu)跟單要求
原材料采購(gòu)跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。
（一）適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間
適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是 跟單員 進(jìn)行原材料采購(gòu)跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時(shí)間過(guò)早或過(guò)晚都不利于采購(gòu)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作，跟單員的任務(wù)就是使所采購(gòu)的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。
（二）適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量
適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過(guò)低的質(zhì)量要求是不容許的，但過(guò)高的質(zhì)量會(huì)導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果是嚴(yán)重的：
1.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，增加大量的管理費(fèi)用；
2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加；
3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；
4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度；
5.會(huì)引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。
（三）適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)
為了減少企業(yè)的運(yùn)輸與裝卸費(fèi)用，跟單員在進(jìn)行原材料跟單時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)交貨，因此跟單員應(yīng)重點(diǎn)選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點(diǎn)不當(dāng)，會(huì)增加原材料的運(yùn)輸、裝卸和保管成本。
（四）適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量
適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來(lái)的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生更多的庫(kù)存。
（五）適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格
一個(gè)合適的價(jià)格，要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得：（1）多渠道獲得商品報(bào)價(jià)。（2）比價(jià)。（3）議價(jià)。（4）定價(jià)。跟單員一般對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的采購(gòu)，需保留三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，有時(shí)這些供應(yīng)商的價(jià)格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個(gè)供應(yīng)商可選擇，他只是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者，他們會(huì)努力改善合作關(guān)系，這樣企業(yè)才可能獲得的報(bào)價(jià)和服務(wù)。
三、原材料采購(gòu)跟單的 流程
原材料采購(gòu)跟單的 流程 為：制作采購(gòu)單、內(nèi)部報(bào)批、采購(gòu)單跟蹤、原材料檢驗(yàn)與原材料進(jìn)倉(cāng)。
（一）制作《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》
跟單員在制作采購(gòu)單時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：
1.審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》。
跟單員在審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容：
（1）適當(dāng)?shù)牟少?gòu)人。采購(gòu)所需的內(nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購(gòu)。
（2）以書(shū)面方式提出原材料的采購(gòu)。
（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。
（4）以型號(hào)規(guī)格表明采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。
2.熟悉采購(gòu)的原材料。
3.價(jià)格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對(duì)采購(gòu)原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)利益。
4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
5.確認(rèn)原材料采購(gòu)量。
對(duì)需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購(gòu)量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。
6.制定采購(gòu)單。采購(gòu)單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購(gòu)量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購(gòu)單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購(gòu)單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1）交貨方式。（2）驗(yàn)收方式。（3）處罰條款。（4）履約保證。（5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無(wú)償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7）其他。
7.發(fā)出采購(gòu)單。
（二）采購(gòu)單跟蹤
采購(gòu)單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長(zhǎng)期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購(gòu)單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購(gòu)單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
1.跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。
2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。
3.跟蹤加工過(guò)程。不同原材料的生產(chǎn)加工過(guò)程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。
4.跟蹤組裝總測(cè)，跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購(gòu)成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測(cè)。
5.跟蹤包裝人庫(kù)，對(duì)重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉(cāng)庫(kù)查看。
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（三）原材料（零部件）檢驗(yàn)
1.確定檢驗(yàn)日期
跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗(yàn)日期及地點(diǎn)，以保證較高的檢驗(yàn)效率。
2.通知檢驗(yàn)人員
跟單員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系質(zhì)量檢驗(yàn)專業(yè)人員一同前往檢驗(yàn)地點(diǎn)進(jìn)行原材料、零部件的檢驗(yàn)。安排檢驗(yàn)要注意原材料、零部件的輕重緩急，對(duì)緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗(yàn)。
3.進(jìn)行原材料檢驗(yàn)
對(duì)一般原材料，采用正常的檢驗(yàn)程序；對(duì)重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問(wèn)題的，則要嚴(yán)加檢驗(yàn)；對(duì)不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗(yàn)。原材料檢驗(yàn)的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測(cè)以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。
4.處理質(zhì)量檢驗(yàn)問(wèn)題，針對(duì)原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級(jí)使用、取消供應(yīng)商資格等。
（四）原材料（零部件）進(jìn)倉(cāng)
1.協(xié)調(diào)送貨
送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應(yīng)商在沒(méi)有得到采購(gòu)方許可的情況下送貨跟單員在沒(méi)有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會(huì)引起混亂。
2.協(xié)調(diào)接收
在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉(cāng)庫(kù)部門的接收工作，否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長(zhǎng)時(shí)間的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。
3.通知進(jìn)貨
跟單員在經(jīng)過(guò)以上兩項(xiàng)工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理，將原材料送至指定倉(cāng)庫(kù)。
4.原材料（零部件）人庫(kù)
原材料的庫(kù)房接收過(guò)程有：（1）檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購(gòu)單、型號(hào)、數(shù)量等）；（2）接收原材料，對(duì)應(yīng)采購(gòu)單進(jìn)行核查；（3）檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；（4）檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨；（5）卸貨；（6）清點(diǎn)原材料；（7）搬運(yùn)人庫(kù)；（8）填寫“原材料人庫(kù)單據(jù)”，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫原材料人庫(kù)單；（9）將原材料人庫(kù)信息錄人存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。
5.處理原材料（零部件）接收問(wèn)題
由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因，原材料（零部件）在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：（1）原材料（零部件）型號(hào)與采購(gòu)單中的要求不一致；（2）未按照采購(gòu)單中指定的原材料數(shù)量送貨；（3）交貨日期不對(duì)；（4）原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問(wèn)題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實(shí)。
四、原材料（零部件）采購(gòu)跟單方法
跟單員需要在預(yù)定的交貨期開(kāi)始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?；另一方面?孕時(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等清況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的原材料（零部件），以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。
（一）催單的方法
催單的方法主要有按采購(gòu)單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購(gòu)單跟催
按采購(gòu)單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法：
（1）聯(lián)單法。將采購(gòu)單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
（2）統(tǒng)計(jì)法。將采購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
（3）跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱，將采購(gòu)單依照日期順序放人跟催箱中，每天跟 催相應(yīng)采購(gòu)單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。
（4）計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟OUTLOOK系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能，將每月需要辦理的催單事項(xiàng)，輸人日歷，每天上班開(kāi)機(jī)，打開(kāi)OUTLOOK系統(tǒng)，它會(huì)自動(dòng)提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的 事項(xiàng)。
2.定期跟催
于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購(gòu)單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。
（二）催單的規(guī)劃
1.一般監(jiān)控
倘若采購(gòu)的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表，有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。
2.預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間
對(duì)于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購(gòu)單或采購(gòu)合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。
3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察
對(duì)于重要原材料（零部件）的采購(gòu)，除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外，跟單員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察，應(yīng)在采購(gòu)單內(nèi)明確約定，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。
（三）催單的工作要點(diǎn)
跟單員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下：
1.事前規(guī)劃。具體包括：（1）確定交貨日期及數(shù)量；（2）了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率；（3）供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表；（4）提高供應(yīng)商的原材料及生產(chǎn)管理；（5）準(zhǔn)備替代來(lái)源。
2.事中執(zhí)行。具體包括：（1）了解供應(yīng)商備料情況；（2）企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援；（3）了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率；（4）加強(qiáng)交貨前的催單工作；（5）交貨期及數(shù)量變更的通知；（6）企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
3.事后考核。具體包括：（1）對(duì)交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對(duì)策措施準(zhǔn)備；（2）分析縣否需要更換供應(yīng)商；（3）執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法。（4）完成采購(gòu)單后對(duì)余料、模具、圖紙等收回及處理。
原材料等采購(gòu)跟單的目的在于滿足對(duì)外合同執(zhí)行中對(duì)原材料的需求，即在規(guī)定的期限，獲得必需的原材料，避免企業(yè)停工待料。
（一）采購(gòu)的含義（略）
（二）原材料采購(gòu)的原因（略）
（三）原材料采購(gòu)中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題
原材料等到底能不能按時(shí)供應(yīng)， 跟單員 有大量艱苦細(xì)致的工作要做。在原材料等采購(gòu)跟單工作中， 跟單員 要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問(wèn)題，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在原材料供應(yīng)商、采購(gòu)方企業(yè)等控制方面。原材料供應(yīng)商可能由于管理、生產(chǎn)、技術(shù)等多方原因而出現(xiàn)未能按期提供原材料。采購(gòu)方企業(yè)也有可能由于供應(yīng)商選擇不當(dāng)或自己工作不到位等原因使供應(yīng)商未能及時(shí)提供原材料。
二、原材料采購(gòu)跟單要求
原材料采購(gòu)跟單的基本要求是：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。
（一）適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間
適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是 跟單員 進(jìn)行原材料采購(gòu)跟單的中心任務(wù)。原材料交貨時(shí)間過(guò)早或過(guò)晚都不利于采購(gòu)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作，跟單員的任務(wù)就是使所采購(gòu)的原材料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。
（二）適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量
適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，是指供應(yīng)商所交的原材料可以滿足企業(yè)使用要求。過(guò)低的質(zhì)量要求是不容許的，但過(guò)高的質(zhì)量會(huì)導(dǎo)致成本提高，削弱產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力，這同樣不可取。原材料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的后果是嚴(yán)重的：
1.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，增加大量的管理費(fèi)用；
2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加；
3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低生產(chǎn)效率；
4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度；
5.會(huì)引起客戶退貨，導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失，嚴(yán)重的會(huì)丟失客戶。
（三）適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)
為了減少企業(yè)的運(yùn)輸與裝卸費(fèi)用，跟單員在進(jìn)行原材料跟單時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)交貨，因此跟單員應(yīng)重點(diǎn)選擇那些離企業(yè)近、交通方便的供應(yīng)商。因交貨地點(diǎn)不當(dāng)，會(huì)增加原材料的運(yùn)輸、裝卸和保管成本。
（四）適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量
適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來(lái)的原材料企業(yè)剛好夠用，不產(chǎn)生更多的庫(kù)存。
（五）適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格
一個(gè)合適的價(jià)格，要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得：（1）多渠道獲得商品報(bào)價(jià)。（2）比價(jià)。（3）議價(jià)。（4）定價(jià)。跟單員一般對(duì)每個(gè)產(chǎn)品的采購(gòu)，需保留三個(gè)以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，有時(shí)這些供應(yīng)商的價(jià)格可能相同，也可能不同。但讓這些供應(yīng)商知道你有多個(gè)供應(yīng)商可選擇，他只是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)者，他們會(huì)努力改善合作關(guān)系，這樣企業(yè)才可能獲得的報(bào)價(jià)和服務(wù)。
三、原材料采購(gòu)跟單的 流程
原材料采購(gòu)跟單的 流程 為：制作采購(gòu)單、內(nèi)部報(bào)批、采購(gòu)單跟蹤、原材料檢驗(yàn)與原材料進(jìn)倉(cāng)。
（一）制作《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》
跟單員在制作采購(gòu)單時(shí)應(yīng)注意以下要點(diǎn)：
1.審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》。
跟單員在審查《采購(gòu)原材料輔料申請(qǐng)單》時(shí)應(yīng)著重以下內(nèi)容：
（1）適當(dāng)?shù)牟少?gòu)人。采購(gòu)所需的內(nèi)容，只有需用部門、業(yè)務(wù)員最為清楚，由部門、業(yè)務(wù)員提出采購(gòu)。
（2）以書(shū)面方式提出原材料的采購(gòu)。
（3）確定原材料要求的內(nèi)容。包括原材料的成分、尺寸、形狀、強(qiáng)度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護(hù)等以及售后服務(wù)的速度、次數(shù)、地點(diǎn)等。
（4）以型號(hào)規(guī)格表明采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)。
2.熟悉采購(gòu)的原材料。
3.價(jià)格確認(rèn)。跟單員應(yīng)對(duì)采購(gòu)原材料的最終價(jià)格負(fù)責(zé)，跟單員有權(quán)利向其他供應(yīng)商了解并尋找供應(yīng)商，以維護(hù)企業(yè)利益。
4.確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
5.確認(rèn)原材料采購(gòu)量。
對(duì)需求部門或業(yè)務(wù)員的原材料采購(gòu)量進(jìn)行復(fù)核，如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，跟單員應(yīng)及時(shí)提出并進(jìn)行彌補(bǔ)工作。
6.制定采購(gòu)單。采購(gòu)單主要內(nèi)容有：原材料名稱、確認(rèn)的價(jià)格及付款條件、確認(rèn)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、確認(rèn)的采購(gòu)量、確認(rèn)的交貨地點(diǎn)等，另附有必要的圖紙、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。另外在采購(gòu)單的背面，多會(huì)有附加條款的規(guī)定，亦構(gòu)成采購(gòu)單的一部分，其主要內(nèi)容包括：（1）交貨方式。（2）驗(yàn)收方式。（3）處罰條款。（4）履約保證。（5）品質(zhì)保證（保修或保修期限，無(wú)償或有償換修等規(guī)定）。（6）仲裁或訴訟。（7）其他。
7.發(fā)出采購(gòu)單。
（二）采購(gòu)單跟蹤
采購(gòu)單跟蹤是跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié)，對(duì)于那些長(zhǎng)期合作的、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，可以不進(jìn)行采購(gòu)單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的原材料的采購(gòu)單，跟單員則應(yīng)全力跟蹤。
1.跟蹤原材料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝。
2.跟蹤原材料。跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，不能存在馬虎心理，特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。
3.跟蹤加工過(guò)程。不同原材料的生產(chǎn)加工過(guò)程是有區(qū)別的，為了保證貨期、質(zhì)量，跟單員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。
4.跟蹤組裝總測(cè)，跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家采購(gòu)成批零部件，有的零部件需要組裝，因此必須進(jìn)行組裝檢測(cè)。
5.跟蹤包裝人庫(kù)，對(duì)重要的原材料、零部件跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉(cāng)庫(kù)查看。
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（三）原材料（零部件）檢驗(yàn)
1.確定檢驗(yàn)日期
跟單員應(yīng)與供應(yīng)商商定檢驗(yàn)日期及地點(diǎn)，以保證較高的檢驗(yàn)效率。
2.通知檢驗(yàn)人員
跟單員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系質(zhì)量檢驗(yàn)專業(yè)人員一同前往檢驗(yàn)地點(diǎn)進(jìn)行原材料、零部件的檢驗(yàn)。安排檢驗(yàn)要注意原材料、零部件的輕重緩急，對(duì)緊急原材料、零部件要優(yōu)先檢驗(yàn)。
3.進(jìn)行原材料檢驗(yàn)
對(duì)一般原材料，采用正常的檢驗(yàn)程序；對(duì)重要原材料，或供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上存在質(zhì)量不穩(wěn)定問(wèn)題的，則要嚴(yán)加檢驗(yàn)；對(duì)不重要的原材料，或者供應(yīng)商在此原材料供應(yīng)上質(zhì)量穩(wěn)定性一直保持較好的，則可放寬檢驗(yàn)。原材料檢驗(yàn)的結(jié)果分為兩種情況：合格材料、不合格材料。不合格材料的缺陷種類有：致命缺陷、嚴(yán)重缺陷、輕微缺陷。檢驗(yàn)的結(jié)果應(yīng)以數(shù)據(jù)檢測(cè)以及相關(guān)記錄描述為準(zhǔn)。
4.處理質(zhì)量檢驗(yàn)問(wèn)題，針對(duì)原材料缺陷程度的不同，跟單員可以采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商換貨，以及包括扣款、質(zhì)量整改、降級(jí)使用、取消供應(yīng)商資格等。
（四）原材料（零部件）進(jìn)倉(cāng)
1.協(xié)調(diào)送貨
送貨時(shí)間需要跟單員與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)確定，如果供應(yīng)商在沒(méi)有得到采購(gòu)方許可的情況下送貨跟單員在沒(méi)有和供應(yīng)商協(xié)調(diào)確定的情況下，都會(huì)引起混亂。
2.協(xié)調(diào)接收
在供應(yīng)商送貨前，跟單員一定要協(xié)調(diào)好倉(cāng)庫(kù)部門的接收工作，否則會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商送貨人員及運(yùn)輸車輛需要等待較長(zhǎng)時(shí)間的情況，甚至?xí)霈F(xiàn)原材料被拉回供應(yīng)商所在地的情況。
3.通知進(jìn)貨
跟單員在經(jīng)過(guò)以上兩項(xiàng)工作后，即可通知供應(yīng)商送貨，供應(yīng)商在得到送貨通知后，應(yīng)立即組織專職人員進(jìn)行處理，將原材料送至指定倉(cāng)庫(kù)。
4.原材料（零部件）人庫(kù)
原材料的庫(kù)房接收過(guò)程有：（1）檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整（包括原材料的采購(gòu)單、型號(hào)、數(shù)量等）；（2）接收原材料，對(duì)應(yīng)采購(gòu)單進(jìn)行核查；（3）檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù)；（4）檢查包裝與外觀，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能卸貨；（5）卸貨；（6）清點(diǎn)原材料；（7）搬運(yùn)人庫(kù)；（8）填寫“原材料人庫(kù)單據(jù)”，注意原材料檢驗(yàn)合格后才能填寫原材料人庫(kù)單；（9）將原材料人庫(kù)信息錄人存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。
5.處理原材料（零部件）接收問(wèn)題
由于供應(yīng)商或者跟單員方面的原因，原材料（零部件）在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：（1）原材料（零部件）型號(hào)與采購(gòu)單中的要求不一致；（2）未按照采購(gòu)單中指定的原材料數(shù)量送貨；（3）交貨日期不對(duì)；（4）原材料的包裝質(zhì)量不符合要求等。此類問(wèn)題跟單員需與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一同協(xié)調(diào)解決，處理方法要現(xiàn)實(shí)。
四、原材料（零部件）采購(gòu)跟單方法
跟單員需要在預(yù)定的交貨期開(kāi)始前數(shù)天提醒供應(yīng)商，一方面給供應(yīng)商適當(dāng)?shù)膲毫?；另一方面?孕時(shí)掌握供應(yīng)商能否按期交貨或能否交夠所需數(shù)量等清況的第一手資料，從而盡快采取相應(yīng)措施。催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的原材料（零部件），以使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低。
（一）催單的方法
催單的方法主要有按采購(gòu)單跟催和定期跟催兩種。
1.按采購(gòu)單跟催
按采購(gòu)單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。通常采用以下方法：
（1）聯(lián)單法。將采購(gòu)單按日期順序排列好，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
（2）統(tǒng)計(jì)法。將采購(gòu)單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表，提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催。
（3）跟催箱法。制作一個(gè)30個(gè)格子的跟催箱，將采購(gòu)單依照日期順序放人跟催箱中，每天跟 催相應(yīng)采購(gòu)單。以上方法的目的是保證跟單員不因工作繁忙而遺漏重要事項(xiàng)。
（4）計(jì)算機(jī)提醒法。利用微軟OUTLOOK系統(tǒng)中的日歷安排計(jì)劃功能，將每月需要辦理的催單事項(xiàng)，輸人日歷，每天上班開(kāi)機(jī)，打開(kāi)OUTLOOK系統(tǒng)，它會(huì)自動(dòng)提醒跟單員當(dāng)天需要辦理的 事項(xiàng)。
2.定期跟催
于每周固定時(shí)間，將要跟催的采購(gòu)單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。
（二）催單的規(guī)劃
1.一般監(jiān)控
倘若采購(gòu)的原材料為一般性、非重要性的商品，則僅作一般的監(jiān)控即可，通常僅需注意是否能按規(guī)定的期限收到檢驗(yàn)報(bào)表，有時(shí)可用電話查詢實(shí)際進(jìn)度。
2.預(yù)定進(jìn)度管理時(shí)間
對(duì)于較重大的業(yè)務(wù)，跟單員可在采購(gòu)單或采購(gòu)合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商應(yīng)編制預(yù)定進(jìn)程表。
3.生產(chǎn)企業(yè)實(shí)地考察
對(duì)于重要原材料（零部件）的采購(gòu)，除要求供應(yīng)商按期遞送進(jìn)度表外，跟單員還可以實(shí)地前往供應(yīng)商生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)地考察。此項(xiàng)考察，應(yīng)在采購(gòu)單內(nèi)明確約定，必要時(shí)可派專人駐廠監(jiān)督。
（三）催單的工作要點(diǎn)
跟單員要進(jìn)行有效的催單，必須要做好交貨管理的事前規(guī)劃、事中執(zhí)行與事后考核。具體如下：
1.事前規(guī)劃。具體包括：（1）確定交貨日期及數(shù)量；（2）了解供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備利用率；（3）供應(yīng)商提供生產(chǎn)計(jì)劃表或交貨日程表；（4）提高供應(yīng)商的原材料及生產(chǎn)管理；（5）準(zhǔn)備替代來(lái)源。
2.事中執(zhí)行。具體包括：（1）了解供應(yīng)商備料情況；（2）企業(yè)提供必要的材料、模具或技術(shù)支援；（3）了解供應(yīng)商的生產(chǎn)效率；（4）加強(qiáng)交貨前的催單工作；（5）交貨期及數(shù)量變更的通知；（6）企業(yè)盡量減少規(guī)格變更。
3.事后考核。具體包括：（1）對(duì)交貨遲延的原因進(jìn)行分析并做好對(duì)策措施準(zhǔn)備；（2）分析縣否需要更換供應(yīng)商；（3）執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的獎(jiǎng)懲辦法。（4）完成采購(gòu)單后對(duì)余料、模具、圖紙等收回及處理。