公文的文體，是指公文的表達方式和語體特征。也就是在公文寫作中運用語言陳述事情，說明問題所采取的具體方法和特點。人們在長期的寫作實踐中，為了反映紛繁復雜的社會生活，適應不同的交際需要，經過不斷的總結和創(chuàng)造，逐步形成了不同的表達方式。通常寫作的表達方式有敘述、描寫、抒情、議論和說明五種。不同的表達方式又決定了不同的文體分類。早在三國時期，魏文帝曹丕在《典論·論文》中就將文體劃分為奏議、書論、銘銇、詩賦四類。指出："夫文本同而末異，蓋奏儀宜雅，書論宜理，銘銇尚實，詩賦欲麗。"說明不同的文體在表達方式上有不同的特點。人們根據表達方式的不同，一般將文章分為應用文體和文藝文體兩大類。公文屬應用文體，它具有應用文體的一般特點，即具有實用性、嚴肅性和程式性。但公文文體又與一般的應用文體不同，在表達方式和語言運用上有它自身的特點。
一、公文的表達方式
公文寫作中，兼用敘說、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點。因為公文是辦事的工具。公文的內容主要是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作、報告情況、交流信息等。其目的在于簡明、清晰、準確地表達意圖，而并非審美和傳情。具體地說，報告、請示、通報等側重于敘述；法規(guī)性文件以及通告、公告等主要是說明；調查報告、會議紀要以及綜合性的工作總結等通常是夾敘夾議；公文中采用議論為主要表達方式的有講話稿等?，F(xiàn)將這三種表達方式分述于后：
1、敘述。敘述是將人物的經歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代。包括寫"人"和寫"事"兩個方面。它是寫作中運用最廣的一種表達方式。在公文寫作中，一般不專門寫人，而是以敘事為主。敘事就是"敘述"在公文中的運用。除計劃性、法規(guī)性文體一般等都必須以敘事為基礎。公文的敘事與一般記敘文不同，它不在于具體記敘事實，而是通過對基本情況或個別事實的敘述來說明一定的問題，達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。公文的敘事必須簡明、樸實、不作過多的描述。
公文中運用敘述的方法主要是順敘。順敘就是按照事物發(fā)生、發(fā)展的自然順序或時間順序進行敘述。公文寫作中運用順敘，容易做到線索清楚，層次分明，便于閱文者迅速掌握事情發(fā)展變化的來龍去脈。公文中的敘述與小說中的敘述不同，寫小說講究跌宕多姿，懸念迭出，讓讀者自己去思索尋味，所謂"文似看山不喜平"；而公文寫作則不同，它不為欣賞，只求實用。在敘述事物的發(fā)展變化時，防止曲折起伏，變幻莫測，而要一目了然、明白曉暢。如果一篇公文閱者一看標題或者一看開頭，就知道講的什么事情，并猜出它的結局，那就是一篇敘事十分成功的公文。這一點，恰恰是文藝作品寫作之大忌?？荚囉脮?BR> 此外，公文寫作中還根據需要，恰當地運用倒敘、插敘、分敘等方法。
2、說明。說明是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等解說清楚。與其它的表達方式相比較，說明的明顯特征講的是客觀事物，作者表現(xiàn)的是客觀態(tài)度。其基本要求是客觀、準確、力求按事物的本來面目作恰如其分的介紹，準確地反映人們對事物的認識程度。說明，在公文的表達方式中占有很大比重，起著十分重要的作用。不僅法規(guī)性文件、商品說明書主要采用說明的方式，其它如命令、批復、批示等大都直接陳述領導機關的意圖、要求與措施，多以說明為主；公告、通告旨在頒布要求與措施，也以說明為主；報告、請示中的條款行文也離不開說明。此外，說明還常與敘述、議論等方法結合起來使用，如為敘述所涉及到的人與事作必要的介紹，為議論作必要的解說與闡釋、議論等方法結合起來使用，如為敘述所涉及到的人與事作必要的介紹，為議論作必要的解說與闡釋。說明，也是論據的主要表達方式。說明的主要方法有：
①定義說明。定義說明是指用下定義的方法來說明事物的性質和特征。下定義是一種嚴密、科學的方法，要求言簡意明，把握事物的本質，必須使用判斷句式說明被定義項的本質特征。下定義不能使用否定句式或比喻句式，更不能同義反復。
②注釋說明。注釋說明是指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。要求簡明準確、通俗易懂，使閱者更具體深入地理解說明對象。
③比較說明。比較說明是指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。事物之間總是既有聯(lián)系又有區(qū)別的，有比較才能鑒別。事物的本質、特性往往是在同別的事物相比較時才顯示出來的。比較說明中所選用的事物應該是人們較為熟悉的，具體的，易于閱者理解。
④數字說明。數字說明是指用確切的數字來說明事物。數字說明中所使用的數字必須準確無誤，來源可靠。數字運用得好，往往比文字介紹更為簡便、更具有說服力。
⑤舉例說明。舉例說明是指列舉典型事例來說明事物。有的事物直接說明本質特征不太容易，如能耐舉例說明，人們就容易明白了。舉例說明所舉的事例必須符合事實，有代表性，且要詳略得當，避免事例堆砌，同時還要進行恰當的分析。
⑥分類說明。分類說明是指根據事物在性狀、成因、功用、關系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說明的方法。這種方法可以把某些較為復雜事物的各方面的特征，在按照種屬關系的分類說明中，提示得條理清楚，明白易懂。分類說明要注意掌握統(tǒng)一的分類標準，標準不統(tǒng)一，邏輯混亂，難免會影響分類的科學性。
以上六種，是公文較常見的說明方法。此外還有圖表說明、引用說明、分析說明等方法，就不一一詳述了。
3、議論。議論。就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。在公文寫作中，就大多數文種而言，議論不是貫通全文的主要表達方法，而是從屬于敘述和說明的一種方法。
議論的要素是論點、論據和論證。
①論點。論點，又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度，它是議論的核心。論據、論證都要為證明論點服務。論點有中心論點與分論點之分。中心論點在全文中處于支配地位，又稱總論點，分論點是為總論點服務的人屬論點，一般較長篇幅的論說性公文都有中心論點與分論點。分論點對所論述的部分來說是論點，對中心論點來說，同時又起著論據的作用。
②論據。論據，是證明論點的真實性的根據。公文的論據，可分為三類。一類是事實論據，即用具體、可靠的事實或數據來做根據，這是公文論據的主要形式；二是理論論據，即適當地講些道理，從理論上進行論證；硬政策法規(guī)論據，以政策法規(guī)為論據，是公文論據的獨特之處，由于公文本身政策法規(guī)性很強，故運用政策法規(guī)性論據具有很強的說服力。
③論證。論證，是運用論據來證明論點的方法和過程。在這個過程中要剖析事理，闡明論點和論據之間內在的邏輯聯(lián)系，使論據很好地為證明論點服務。
在公文寫作中，論證的主要作用是說明理由，作出證明。使閱文者不僅了解要做什么，還要了解為什么做；不僅明確公文中下了什么結論，而且還要明確下這一結論的根據。這樣，可以減少執(zhí)行中的盲目性，提高工作效率。
論點、論據、論證三者之間的關系可以這樣來表述：論點是統(tǒng)帥，回答"要證明什么"的問題；論據是基礎，回答"用什么證明"的問題；而論證則是溝通二者之間內在聯(lián)系的橋梁，回答"如何證明"的問題。在公文寫作中，只有把論證的橋梁鋪設得科學、嚴密、才能賦予論證以強大的邏輯力量。
二、公文的語言特點
公文寫作規(guī)定使用語體文，語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點。語言是人類最重要的交際工具。無論是在社會的政治生活、經濟文化生活還是日常生活中，語言都是以充當人類交際和交流思想的工具這一特殊職能為社會服務的。語言是公文的第一要素。一篇公文，有思想內容和組織結構，但最終都要通過語言表達出來，使它成為有形的東西。否則，公文本身就不存在。由于公文具有很強的政治性、政策性和現(xiàn)實效用性，所以，公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。
1、準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。公文的內容必須用準確的語言來表達。每個詞，每句話都必須有明確的含義。即用詞要準確無誤，造句要合乎語法和邏輯。還要善于辨析詞義，區(qū)別詞的感情色彩，根據特定的語言環(huán)境，選用最恰當的詞語。如果在公文寫作中用詞含混，歧義迭出；或用語不慎，前后矛盾；或概念不清，留有漏洞；或判斷不當，結論模糊，其結果必然帶來理解上和執(zhí)行上的困難，甚至造成混亂，也就失卻了公文的權威性與嚴肅性。
公文語言的準確表達，決定于思路的清晰，同時也決定于對字、詞、句的精心選擇和反復推敲。
2、簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到"文約而事豐"。把公文寫得簡明了，精練準確，這是公文的現(xiàn)實效用性決定的，也是公文寫作的基本要求。列寧曾經提倡擬寫文件要簡短，他說："請寫簡短些，采用電報文體……寫長了我根本不看，一定不看。"毛澤東同志也提出："報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。"
在公文寫作中，做到語言簡明，決非易事。要寫得簡短明白，即需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎上做到敘述平直，說明扼要，議論精當。還要掌握公文寫作的特定用語，恰當地使用一些縮略語、成語，準確地使用一些引用語。同時，還要力戒空話、套話和使用一些生僻的詞語。
3、莊重。莊重，就是公文用語必須講究莊嚴、鄭重。這是由公文的嚴肅性、法定權威性和行政約束力所決定的。公文是處理公務的重要工具。使用莊重的語言，是公文制發(fā)機關應有的嚴正立場和嚴肅持重的態(tài)度在公文中的體現(xiàn)。具體地說，所謂莊重，就是公文的用語不俗氣，有氣派，要使用規(guī)范的書面語言。書面語言的特點是比口語更為精練準確，更加有條理。還要注意使用雅語、敬語。雅語是指典雅的語言，相對俗語而言的；敬語是指尊敬用語，在上行公文中應注意使用敬語。
4、得體。得體，是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。或鄭重嚴肅，或親切溫暖，或歡欣鼓舞，或震懾警覺等。得體的基本要求：一是要適應行文的語體風格，如指揮性公文應鄭重嚴肅；告知性公文應簡明曉暢；請示性公文應懇切明白，切忌使用要挾性語言；商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性語言等。二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。
一、公文的表達方式
公文寫作中，兼用敘說、說明和議論三種表達方式，這是公文文體的主要特點。因為公文是辦事的工具。公文的內容主要是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作、報告情況、交流信息等。其目的在于簡明、清晰、準確地表達意圖，而并非審美和傳情。具體地說，報告、請示、通報等側重于敘述；法規(guī)性文件以及通告、公告等主要是說明；調查報告、會議紀要以及綜合性的工作總結等通常是夾敘夾議；公文中采用議論為主要表達方式的有講話稿等?，F(xiàn)將這三種表達方式分述于后：
1、敘述。敘述是將人物的經歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說和交代。包括寫"人"和寫"事"兩個方面。它是寫作中運用最廣的一種表達方式。在公文寫作中，一般不專門寫人，而是以敘事為主。敘事就是"敘述"在公文中的運用。除計劃性、法規(guī)性文體一般等都必須以敘事為基礎。公文的敘事與一般記敘文不同，它不在于具體記敘事實，而是通過對基本情況或個別事實的敘述來說明一定的問題，達到反映情況、交流思想、闡明觀點的目的。公文的敘事必須簡明、樸實、不作過多的描述。
公文中運用敘述的方法主要是順敘。順敘就是按照事物發(fā)生、發(fā)展的自然順序或時間順序進行敘述。公文寫作中運用順敘，容易做到線索清楚，層次分明，便于閱文者迅速掌握事情發(fā)展變化的來龍去脈。公文中的敘述與小說中的敘述不同，寫小說講究跌宕多姿，懸念迭出，讓讀者自己去思索尋味，所謂"文似看山不喜平"；而公文寫作則不同，它不為欣賞，只求實用。在敘述事物的發(fā)展變化時，防止曲折起伏，變幻莫測，而要一目了然、明白曉暢。如果一篇公文閱者一看標題或者一看開頭，就知道講的什么事情，并猜出它的結局，那就是一篇敘事十分成功的公文。這一點，恰恰是文藝作品寫作之大忌?？荚囉脮?BR> 此外，公文寫作中還根據需要，恰當地運用倒敘、插敘、分敘等方法。
2、說明。說明是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質、特征、成因、關系、功用等解說清楚。與其它的表達方式相比較，說明的明顯特征講的是客觀事物，作者表現(xiàn)的是客觀態(tài)度。其基本要求是客觀、準確、力求按事物的本來面目作恰如其分的介紹，準確地反映人們對事物的認識程度。說明，在公文的表達方式中占有很大比重，起著十分重要的作用。不僅法規(guī)性文件、商品說明書主要采用說明的方式，其它如命令、批復、批示等大都直接陳述領導機關的意圖、要求與措施，多以說明為主；公告、通告旨在頒布要求與措施，也以說明為主；報告、請示中的條款行文也離不開說明。此外，說明還常與敘述、議論等方法結合起來使用，如為敘述所涉及到的人與事作必要的介紹，為議論作必要的解說與闡釋、議論等方法結合起來使用，如為敘述所涉及到的人與事作必要的介紹，為議論作必要的解說與闡釋。說明，也是論據的主要表達方式。說明的主要方法有：
①定義說明。定義說明是指用下定義的方法來說明事物的性質和特征。下定義是一種嚴密、科學的方法，要求言簡意明，把握事物的本質，必須使用判斷句式說明被定義項的本質特征。下定義不能使用否定句式或比喻句式，更不能同義反復。
②注釋說明。注釋說明是指對事物的性狀、特征、成因等作簡要的注釋。要求簡明準確、通俗易懂，使閱者更具體深入地理解說明對象。
③比較說明。比較說明是指運用同類事物或不同事物跟所要說明的事物作比較。事物之間總是既有聯(lián)系又有區(qū)別的，有比較才能鑒別。事物的本質、特性往往是在同別的事物相比較時才顯示出來的。比較說明中所選用的事物應該是人們較為熟悉的，具體的，易于閱者理解。
④數字說明。數字說明是指用確切的數字來說明事物。數字說明中所使用的數字必須準確無誤，來源可靠。數字運用得好，往往比文字介紹更為簡便、更具有說服力。
⑤舉例說明。舉例說明是指列舉典型事例來說明事物。有的事物直接說明本質特征不太容易，如能耐舉例說明，人們就容易明白了。舉例說明所舉的事例必須符合事實，有代表性，且要詳略得當，避免事例堆砌，同時還要進行恰當的分析。
⑥分類說明。分類說明是指根據事物在性狀、成因、功用、關系等屬性的差別，劃分成若干類別，分別加以說明的方法。這種方法可以把某些較為復雜事物的各方面的特征，在按照種屬關系的分類說明中，提示得條理清楚，明白易懂。分類說明要注意掌握統(tǒng)一的分類標準，標準不統(tǒng)一，邏輯混亂，難免會影響分類的科學性。
以上六種，是公文較常見的說明方法。此外還有圖表說明、引用說明、分析說明等方法，就不一一詳述了。
3、議論。議論。就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。在公文寫作中，就大多數文種而言，議論不是貫通全文的主要表達方法，而是從屬于敘述和說明的一種方法。
議論的要素是論點、論據和論證。
①論點。論點，又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度，它是議論的核心。論據、論證都要為證明論點服務。論點有中心論點與分論點之分。中心論點在全文中處于支配地位，又稱總論點，分論點是為總論點服務的人屬論點，一般較長篇幅的論說性公文都有中心論點與分論點。分論點對所論述的部分來說是論點，對中心論點來說，同時又起著論據的作用。
②論據。論據，是證明論點的真實性的根據。公文的論據，可分為三類。一類是事實論據，即用具體、可靠的事實或數據來做根據，這是公文論據的主要形式；二是理論論據，即適當地講些道理，從理論上進行論證；硬政策法規(guī)論據，以政策法規(guī)為論據，是公文論據的獨特之處，由于公文本身政策法規(guī)性很強，故運用政策法規(guī)性論據具有很強的說服力。
③論證。論證，是運用論據來證明論點的方法和過程。在這個過程中要剖析事理，闡明論點和論據之間內在的邏輯聯(lián)系，使論據很好地為證明論點服務。
在公文寫作中，論證的主要作用是說明理由，作出證明。使閱文者不僅了解要做什么，還要了解為什么做；不僅明確公文中下了什么結論，而且還要明確下這一結論的根據。這樣，可以減少執(zhí)行中的盲目性，提高工作效率。
論點、論據、論證三者之間的關系可以這樣來表述：論點是統(tǒng)帥，回答"要證明什么"的問題；論據是基礎，回答"用什么證明"的問題；而論證則是溝通二者之間內在聯(lián)系的橋梁，回答"如何證明"的問題。在公文寫作中，只有把論證的橋梁鋪設得科學、嚴密、才能賦予論證以強大的邏輯力量。
二、公文的語言特點
公文寫作規(guī)定使用語體文，語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點。語言是人類最重要的交際工具。無論是在社會的政治生活、經濟文化生活還是日常生活中，語言都是以充當人類交際和交流思想的工具這一特殊職能為社會服務的。語言是公文的第一要素。一篇公文，有思想內容和組織結構，但最終都要通過語言表達出來，使它成為有形的東西。否則，公文本身就不存在。由于公文具有很強的政治性、政策性和現(xiàn)實效用性，所以，公文運用語言應當做到準確、簡明、莊重、得體。
1、準確。準確是公文語言的主要特征和基本要求。公文的內容必須用準確的語言來表達。每個詞，每句話都必須有明確的含義。即用詞要準確無誤，造句要合乎語法和邏輯。還要善于辨析詞義，區(qū)別詞的感情色彩，根據特定的語言環(huán)境，選用最恰當的詞語。如果在公文寫作中用詞含混，歧義迭出；或用語不慎，前后矛盾；或概念不清，留有漏洞；或判斷不當，結論模糊，其結果必然帶來理解上和執(zhí)行上的困難，甚至造成混亂，也就失卻了公文的權威性與嚴肅性。
公文語言的準確表達，決定于思路的清晰，同時也決定于對字、詞、句的精心選擇和反復推敲。
2、簡明。簡明就是用最少的文字表達盡可能多的內容，做到"文約而事豐"。把公文寫得簡明了，精練準確，這是公文的現(xiàn)實效用性決定的，也是公文寫作的基本要求。列寧曾經提倡擬寫文件要簡短，他說："請寫簡短些，采用電報文體……寫長了我根本不看，一定不看。"毛澤東同志也提出："報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。"
在公文寫作中，做到語言簡明，決非易事。要寫得簡短明白，即需要一定的思想理論水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，還要有較高的文字修養(yǎng)。在此基礎上做到敘述平直，說明扼要，議論精當。還要掌握公文寫作的特定用語，恰當地使用一些縮略語、成語，準確地使用一些引用語。同時，還要力戒空話、套話和使用一些生僻的詞語。
3、莊重。莊重，就是公文用語必須講究莊嚴、鄭重。這是由公文的嚴肅性、法定權威性和行政約束力所決定的。公文是處理公務的重要工具。使用莊重的語言，是公文制發(fā)機關應有的嚴正立場和嚴肅持重的態(tài)度在公文中的體現(xiàn)。具體地說，所謂莊重，就是公文的用語不俗氣，有氣派，要使用規(guī)范的書面語言。書面語言的特點是比口語更為精練準確，更加有條理。還要注意使用雅語、敬語。雅語是指典雅的語言，相對俗語而言的；敬語是指尊敬用語，在上行公文中應注意使用敬語。
4、得體。得體，是指公文語言的運用要與公文的行文目的、內容、對象、條件的特定需要相適應，在準確表達的基礎上，進一步促使受文對象產生與行文目的一致的心理效應。或鄭重嚴肅，或親切溫暖，或歡欣鼓舞，或震懾警覺等。得體的基本要求：一是要適應行文的語體風格，如指揮性公文應鄭重嚴肅；告知性公文應簡明曉暢；請示性公文應懇切明白，切忌使用要挾性語言；商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性語言等。二是要分清上下級關系，掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。