對(duì)外貿(mào)易單證是對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)的資料，是商品流通的原始憑證。它反映了整個(gè)商品流轉(zhuǎn)過程，在一定的時(shí)間內(nèi)是一套重要的業(yè)務(wù)檔案資料，具有重要的查考價(jià)值。因此，交單以后各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)單證的檔案管理。
    1.為統(tǒng)計(jì)提供原始資料
    在對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)中，通過對(duì)單證的整理分類，登記統(tǒng)計(jì)，做到心中有數(shù)，對(duì)掌握貨源、組織貨源，銜接計(jì)劃進(jìn)貨、摸清外銷進(jìn)程、促進(jìn)貿(mào)易任務(wù)的完成有著密切的關(guān)系。特別是對(duì)外貿(mào)企業(yè)計(jì)劃的編制、檢查計(jì)劃完成進(jìn)度、為實(shí)現(xiàn)計(jì)劃準(zhǔn)確性有重要的意義。
    2.為分析外貿(mào)工作質(zhì)量提供資料
    檢查外貿(mào)企業(yè)各項(xiàng)工作指標(biāo)完成進(jìn)度，均需要資料，如對(duì)外貿(mào)計(jì)劃準(zhǔn)確性、履約率、資金周轉(zhuǎn)率、費(fèi)用指標(biāo)以及流通費(fèi)用等各項(xiàng)指標(biāo)的資料積累等。由此可見，外貿(mào)單證是提供這些數(shù)據(jù)的可靠依據(jù)，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的改善。
    3.為查詢和處理業(yè)務(wù)差錯(cuò)事故提供資料
    在外貿(mào)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，差錯(cuò)事故時(shí)有發(fā)生。特別對(duì)商品數(shù)量溢缺，品名規(guī)格(等級(jí))不符，國(guó)別(地區(qū))互串等錯(cuò)收、錯(cuò)運(yùn)、多裝、少裝等差錯(cuò)事故的發(fā)生，必須查明原因，分清責(zé)任，吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)教育，采取措施，防范今后，以達(dá)到安全優(yōu)質(zhì)，不斷提高外貿(mào)工作質(zhì)量。這些均要求外貿(mào)單證提供必要的資料。