九、會計檔案管理
（一）會計檔案的概念和種類 （客觀題）
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算的專業(yè)資料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
一般包括：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料等會計核算專業(yè)材料。
具體包括：
①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；
②會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿；
③財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)及相關(guān)文字分析材料等；
④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
注意：財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案。
【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有（ ）。
A.會計憑證
B.總賬
C.日記賬
D.會計報表
【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是（ ）。
A.會計憑證
B.會計賬簿
C.財務(wù)會計報告
D.單位營業(yè)執(zhí)照
【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是（ ）。
A.會計檔案移交清冊
B.會計檔案保管清冊
C.財務(wù)會計報告
D.年度工作計劃
（二）會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
（三） 會計檔案的歸檔
當(dāng)年形成的會計檔案在會計年度終了后可暫由本單位部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由會計部門編制清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。（會計機(jī)構(gòu)保管會計檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。）
會計檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制原件，但必須辦理登記手續(xù)。（客觀、案例分析題）
【例題·案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項：
5月，B企業(yè)人員到A公司要求調(diào)閱A公司有關(guān)會計檔案資料。會計科長李某考慮到B企業(yè)是A公司的長期供貨單位，有良好的合作關(guān)系，遂讓會計科人員予以配合，并經(jīng)會計科長李某簽字同意后，將A公司部分會計檔案資料借出。
要求：根據(jù)會計法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：
公司對外提供查閱和借出會計檔案資料的做法是否符合規(guī)定？簡要說明理由。
（四）會計檔案的保管期限 （客觀題）
會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種。保管期限從會計年度終了后第一天算起。
例：某企業(yè)1992年3月28日開出的發(fā)票，如法律規(guī)定保管期限為五年，則保管期滿為（ ）
A.97年3月27日
B.97年3月28日
C.97年12月31日。
D.98年1月1日
1.企業(yè)和其他組織會計檔案的保管期限（重要，客觀題）
（1）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告（決算，含文字分析）；
（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
（3）l5年的：會計憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。
（4）5年的：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
（5）3年的：月度、季度財務(wù)報告（包括文字分析）；
【例題·單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)會計檔案銷毀清冊的保管期限是（ ）。
A.3年
B.5年
C.15年
D.永久
【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會計檔案的最長期限是（ ）。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【例題·判斷題】會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。（ ）
2.財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案的保管期限 （了解）
（1）會計憑證類：各種報表為10年。 其他會計憑證為15年。
（2）會計賬簿類：一般為15年。稅收日記賬（總賬）、稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬為25年。固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
（3）財務(wù)報告類：一般為10年。財務(wù)總預(yù)算，為永久；財政總預(yù)算會計旬報，為3年，其中所屬單位報送的保管中所屬單位報送的保管期限為2年；行政單位和事業(yè)單位會計月、季報表，為5年，其中所屬單位報送的保管期限為2年；稅收會計報表，為10年，其中電報保管為1年、所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報送的保管期限為3年。
（4）其他類：會計移交清冊，為15年；會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊，為永久。（與企業(yè)相同）
（五）會計檔案的銷毀 （案例分析題）
1.編制會計檔案銷毀清冊。
保管期滿的會計檔案，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會同會計機(jī)構(gòu)共同審查和鑒定，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案部門和財務(wù)會計部門共同派人監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，還應(yīng)當(dāng)有同級財政、審計部門派人監(jiān)銷；各級財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽章；并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
3.不得銷毀的會計檔案。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有（ ）。
A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢
B.單位會計檔案銷毀須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀
D.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀
【例題·案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項：
11月，公司檔案科會同會計科清理會計檔案，編制了會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司總會計師批準(zhǔn)，將保管期滿的會計檔案全部銷毀。事后查明，在銷毀的該批會計檔案中，有若干系張保管期滿但尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證。
要求：根據(jù)會計法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：
公司銷毀會計檔案的做法是否符合規(guī)定？
（六）會計檔案的交接
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，除法律、法規(guī)另有規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管。
3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
4.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案。應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
（七）電算化會計檔案的管理
1.電算化會計檔案管理的內(nèi)容。
2.記賬憑證的生成與管理。
3.會計賬簿和報表的生成與管理。
4.關(guān)于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理。
5.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。
6.安全和保密措施。
（一）會計檔案的概念和種類 （客觀題）
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算的專業(yè)資料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
一般包括：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他會計資料等會計核算專業(yè)材料。
具體包括：
①會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證；
②會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿；
③財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)及相關(guān)文字分析材料等；
④其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
注意：財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬文書檔案。
【例題·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有（ ）。
A.會計憑證
B.總賬
C.日記賬
D.會計報表
【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是（ ）。
A.會計憑證
B.會計賬簿
C.財務(wù)會計報告
D.單位營業(yè)執(zhí)照
【例題·單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是（ ）。
A.會計檔案移交清冊
B.會計檔案保管清冊
C.財務(wù)會計報告
D.年度工作計劃
（二）會計檔案的裝訂
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
（三） 會計檔案的歸檔
當(dāng)年形成的會計檔案在會計年度終了后可暫由本單位部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由會計部門編制清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。（會計機(jī)構(gòu)保管會計檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任。）
會計檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制原件，但必須辦理登記手續(xù)。（客觀、案例分析題）
【例題·案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項：
5月，B企業(yè)人員到A公司要求調(diào)閱A公司有關(guān)會計檔案資料。會計科長李某考慮到B企業(yè)是A公司的長期供貨單位，有良好的合作關(guān)系，遂讓會計科人員予以配合，并經(jīng)會計科長李某簽字同意后，將A公司部分會計檔案資料借出。
要求：根據(jù)會計法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：
公司對外提供查閱和借出會計檔案資料的做法是否符合規(guī)定？簡要說明理由。
（四）會計檔案的保管期限 （客觀題）
會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種。保管期限從會計年度終了后第一天算起。
例：某企業(yè)1992年3月28日開出的發(fā)票，如法律規(guī)定保管期限為五年，則保管期滿為（ ）
A.97年3月27日
B.97年3月28日
C.97年12月31日。
D.98年1月1日
1.企業(yè)和其他組織會計檔案的保管期限（重要，客觀題）
（1）永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務(wù)報告（決算，含文字分析）；
（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
（3）l5年的：會計憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。
（4）5年的：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
（5）3年的：月度、季度財務(wù)報告（包括文字分析）；
【例題·單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)會計檔案銷毀清冊的保管期限是（ ）。
A.3年
B.5年
C.15年
D.永久
【例題·單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管會計檔案的最長期限是（ ）。
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
【例題·判斷題】會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。（ ）
2.財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案的保管期限 （了解）
（1）會計憑證類：各種報表為10年。 其他會計憑證為15年。
（2）會計賬簿類：一般為15年。稅收日記賬（總賬）、稅收票證分類出納賬、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬為25年。固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片）為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
（3）財務(wù)報告類：一般為10年。財務(wù)總預(yù)算，為永久；財政總預(yù)算會計旬報，為3年，其中所屬單位報送的保管中所屬單位報送的保管期限為2年；行政單位和事業(yè)單位會計月、季報表，為5年，其中所屬單位報送的保管期限為2年；稅收會計報表，為10年，其中電報保管為1年、所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報送的保管期限為3年。
（4）其他類：會計移交清冊，為15年；會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊，為永久。（與企業(yè)相同）
（五）會計檔案的銷毀 （案例分析題）
1.編制會計檔案銷毀清冊。
保管期滿的會計檔案，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，會同會計機(jī)構(gòu)共同審查和鑒定，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案部門和財務(wù)會計部門共同派人監(jiān)銷；國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，還應(yīng)當(dāng)有同級財政、審計部門派人監(jiān)銷；各級財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽章；并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。
3.不得銷毀的會計檔案。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【例題·多選題】下列關(guān)于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規(guī)定的有（ ）。
A.單位會計檔案經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對外提供查詢
B.單位會計檔案銷毀須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
C.保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀
D.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀
【例題·案例分析題】A公司2007年發(fā)生以下經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項：
11月，公司檔案科會同會計科清理會計檔案，編制了會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司總會計師批準(zhǔn)，將保管期滿的會計檔案全部銷毀。事后查明，在銷毀的該批會計檔案中，有若干系張保管期滿但尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證。
要求：根據(jù)會計法律制度的有關(guān)規(guī)定，回答下列問題：
公司銷毀會計檔案的做法是否符合規(guī)定？
（六）會計檔案的交接
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，除法律、法規(guī)另有規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管。
3.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
4.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案。應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
（七）電算化會計檔案的管理
1.電算化會計檔案管理的內(nèi)容。
2.記賬憑證的生成與管理。
3.會計賬簿和報表的生成與管理。
4.關(guān)于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理。
5.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。
6.安全和保密措施。