第五節(jié) 編制會計報表
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，要求理解并掌握UFO報表的相關概念，掌握會計報表設計的相關操作。
一、概述
(一)UFO報表的功能概述
1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，會計從業(yè)培訓除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠被轉換成不同的文件格式。
2.格式設計功能。通過此功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等。
3.公式設計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數據，生成財務報表。
4.數據處理功能。可以固定格式管理大量數據不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系。
5.圖表功能。UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出等。
(二)UFO報表的相關概念
1.格式狀態(tài)和數據狀態(tài)
(1)格式狀態(tài)。在報表格式設計狀態(tài)下進行有關格式設計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數據的錄入、計算等操作。
(2)數據狀態(tài)。在報表的數據狀態(tài)下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。
報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數據狀態(tài)”之間切換。
2.單元。單元是組成報表的小單位，UFO的單元類型有以下三種：
(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態(tài)下輸入。
(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態(tài)下輸入。
(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據空表所需的所有文字、符號或數字。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。
4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。
5.表頁。一個UFO報表多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數據不同。
6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關鍵字。關鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關鍵字的值則在數據狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
7.函數。UFO報表中，取數是通過函數實現(xiàn)的。
(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：
函數名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])
帳務取數函數主要有：期初額函數、期末額函數、發(fā)生額函數、累計發(fā)生額函數、條件發(fā)生額函數、對方科目發(fā)生額函數、凈額函數、匯率函數。
期初額函數：QC( ) sQC( )wQC( )
期末額函數：QM( ) sQM( )wQM( )
發(fā)生額函數：FS( ) sFS( )wFS( )
累計發(fā)生額函數：LFS( ) sLFS( )wLFS( )
條件發(fā)生額函數：TFS( )sTFS( )wTFS( )
對方科目發(fā)生額函數：DFS( )sDFS( )wDFS( )
凈額函數：JE( )sJE( )wJE( )
匯率函數：HL( )
(2)自本表本表頁取數的函數。主要有：數據合計函數、平均值函數、大值函數、小值函數。
(3)自本表其他表頁取數的函數。對于取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據?？梢允褂肧ELECT( )函數從本表其他表頁取數。
(4)自其他報表取數的函數。對于取自其他報表的數據可以用“報表[.REP]”- >單元的格式指定要取數的某炸果報表的單元。
【例題5-32】單選題： 用友報表系統(tǒng)中，當建立一個新表時，所有的單元均為( )型。
A.數值 B.表樣 C.字符 D.空類型
正確答案：A
解析：數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數值型。
【例題5-33】單選題：用友報表系統(tǒng)中，公式QC(“101”年)的含義是( )。
A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額
C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額
正確答案：A
解析：賬務函數的基本格式為：函數名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數表示取某科目的期初余額。
【學習目的與要求】
通過本節(jié)的學習，要求理解并掌握UFO報表的相關概念，掌握會計報表設計的相關操作。
一、概述
(一)UFO報表的功能概述
1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，會計從業(yè)培訓除能完成一般的文件管理外，UFO的數據文件還能夠被轉換成不同的文件格式。
2.格式設計功能。通過此功能，可以設置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調整行高列寬、設置字體和顏色、設置顯示比例等。
3.公式設計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數據，生成財務報表。
4.數據處理功能。可以固定格式管理大量數據不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系。
5.圖表功能。UFO可以很方便地對數據進行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色、打印輸出等。
(二)UFO報表的相關概念
1.格式狀態(tài)和數據狀態(tài)
(1)格式狀態(tài)。在報表格式設計狀態(tài)下進行有關格式設計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進行數據的錄入、計算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，報表的數據全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數據的錄入、計算等操作。
(2)數據狀態(tài)。在報表的數據狀態(tài)下管理報表的數據，如輸入數據、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數據狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內容，包括格式和數據。
報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數據”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數據狀態(tài)”之間切換。
2.單元。單元是組成報表的小單位，UFO的單元類型有以下三種：
(1)數值單元。用于存放報表的數據，在數據狀態(tài)下輸入。
(2)字符單元。字符單元也是報表的數據，也應在數據狀態(tài)下輸入。
(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數據空表所需的所有文字、符號或數字。
3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數值、字符等)。
4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。
5.表頁。一個UFO報表多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數據不同。
6.關鍵字。關鍵字是一種特殊的單元，可以標識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關鍵字。關鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置，關鍵字的值則在數據狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關鍵字。
7.函數。UFO報表中，取數是通過函數實現(xiàn)的。
(1)自總賬取數的公式可以稱之為賬務函數。賬務函數的基本格式為：
函數名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])
帳務取數函數主要有：期初額函數、期末額函數、發(fā)生額函數、累計發(fā)生額函數、條件發(fā)生額函數、對方科目發(fā)生額函數、凈額函數、匯率函數。
期初額函數：QC( ) sQC( )wQC( )
期末額函數：QM( ) sQM( )wQM( )
發(fā)生額函數：FS( ) sFS( )wFS( )
累計發(fā)生額函數：LFS( ) sLFS( )wLFS( )
條件發(fā)生額函數：TFS( )sTFS( )wTFS( )
對方科目發(fā)生額函數：DFS( )sDFS( )wDFS( )
凈額函數：JE( )sJE( )wJE( )
匯率函數：HL( )
(2)自本表本表頁取數的函數。主要有：數據合計函數、平均值函數、大值函數、小值函數。
(3)自本表其他表頁取數的函數。對于取自本表其他表頁的數據可以利用某個關鍵字，作為表頁定位的依據或者直接以頁標號作為定位依據，指定取某張表頁的數據?？梢允褂肧ELECT( )函數從本表其他表頁取數。
(4)自其他報表取數的函數。對于取自其他報表的數據可以用“報表[.REP]”- >單元的格式指定要取數的某炸果報表的單元。
【例題5-32】單選題： 用友報表系統(tǒng)中，當建立一個新表時，所有的單元均為( )型。
A.數值 B.表樣 C.字符 D.空類型
正確答案：A
解析：數值單元的內容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數值型。
【例題5-33】單選題：用友報表系統(tǒng)中，公式QC(“101”年)的含義是( )。
A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額
C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額
正確答案：A
解析：賬務函數的基本格式為：函數名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數表示取某科目的期初余額。