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    （一）制單依據(jù)
     制作和審核出口單據(jù)的主要依據(jù)是買賣合同、信用證、有關(guān)商品的原始資料和國際慣例、國內(nèi)管理規(guī)定等。在實踐中，要注意以下幾個方面：
     買賣合同是制單和審單的首要依據(jù)，從商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格條件以至運輸方式、支付方式等均應(yīng)符合買賣合同的規(guī)定，另外，貿(mào)易對方來函的有關(guān)內(nèi)容也可使用。
     在信用證支付方式的交易中，信用證取代買賣合同而成為主要的制作單據(jù)的依據(jù)，因為銀行的付款原則是“只憑信用證而不問合同”，各種單據(jù)必須完全符合信用證的規(guī)定，。銀行才承擔(dān)付款的責(zé)任，如果信用證的條款與買賣合同互相矛盾，要么修改信用證，以求得“證單一致”。否則應(yīng)以信用證為準(zhǔn)才能達(dá)到安全收匯的目的。
     有關(guān)商品的原始資料，一般由生產(chǎn)單位提供的交貨單和貨物出廠裝箱單等單據(jù)，顯示貨物具體的數(shù)量、重量、規(guī)格、尺碼等。
     此外，國際貿(mào)易中有關(guān)的國際慣例，如國際商會的《UCP 500》，以及第522號出版物《托收統(tǒng)一規(guī)則》和第560號出版物〈INCOTERMS 2000》等文件，也是正確處理一些單證問題的依據(jù)。
     （二）制單步驟
     1、了解合同、交貨單、信用證等信息，先制作發(fā)票。有的企業(yè)先制作貨物明細(xì)單或貨物出倉單，再填制發(fā)票。
     2、以發(fā)票為基礎(chǔ)，根據(jù)合同、交貨單、信用證、貿(mào)易對方來函等，制作包裝單據(jù)、托運單、報檢單、報關(guān)單、投保單、產(chǎn)地證、（被動配額）許可證等。
     3、如果需要時，制作出口商證明、裝船通知、船公司證明、匯票等，分別將單據(jù)交有關(guān)方。
     （三）制單的工作方式
     1、掌握必要的資料和數(shù)據(jù)：例如繕制裝箱單或重量單，先要取得供貨單位或加工倉庫提供的商品包裝資料；繕制商業(yè)發(fā)票，必須綜合裝箱單／重量單內(nèi)容并參照信用證或合同條款。缺乏基礎(chǔ)資料就無法進(jìn)行制單工作，因此及時收齊各項基礎(chǔ)資料是制單工作的前提。
     2、資料齊備后必須經(jīng)過核對，例如裝運數(shù)量與信用證規(guī)定出運的數(shù)量是否相符，商品的品質(zhì)、規(guī)格、包裝是否符合信用證，制單前還有許多計算工作需要完成，例如商品的數(shù)量、重量、尺碼以及總價等，某些商品根據(jù)行業(yè)習(xí)慣或客戶需要還要提供具體的細(xì)碼單要求，逐碼核對和計算累積數(shù)量，也是非常重要的。
     3、出口單證一般以發(fā)票、裝箱單為基礎(chǔ)單據(jù)，發(fā)票是一切單據(jù)的中心，一般先繕制發(fā)票，然后按發(fā)票內(nèi)容分別繕制海關(guān)發(fā)票、產(chǎn)地證、投保單等單證。報運需用的托運單、報關(guān)單等按正常的操作程序也是參照發(fā)票內(nèi)容繕制的。