一、物質分類
    1.固定資產(chǎn)的定義——單位價值2000元以上或者使用年限超過一年以上的物品。
    2.低值易耗品的定義——不屬于固定資產(chǎn)，而又價值較高或使用時間較長的物品。
    3.辦公用品的定義——辦公使用的消耗性物品。
    4.物料用品的定義——進行物業(yè)管理所需使用的消耗性物品。
    5.小商品的定義——為銷售給業(yè)戶的目的而購進的商品。
    二、物資采購制度
    1.各部門凡需新增固定資產(chǎn)，低值易耗品或使用各種其它物資，應先行到公司倉庫領用，倉庫無庫存的，可申請購買。
    2.部門申購應先將所需增加的物品列入每月編制的預算內(nèi)，預算經(jīng)批準后，可正式申請購買。
    3.預算外急需使用的物資，經(jīng)總經(jīng)理批準可以先行購買，再補作預算。
    4.各種物品的采購主要由行政及行政人事部負責，但對一些急切需用或專業(yè)用品，可由部門經(jīng)理申請，總物業(yè)經(jīng)理批準后由使用部門進行采購。
    5.各部門對本部使用的常用物品，應根據(jù)使用情況提出每月的耗用量，倉庫根據(jù)該物品消耗時間的長短定出最低庫存量，在接近最低庫存量時，通知有關部門申購物品。
    6.申請購買物品申購部門填寫物品申購單，申購單需詳細列明所需購買物資的名稱、規(guī)格、 數(shù)量、用途(或使用的地方)。
    7.采購部門審核申購物品的庫存情況和報價，財務管理部審核申購的物資和金額有否符合預算，最后由總經(jīng)理審批。
    8.負責采購的人員應隨時了解和掌握公司常用物品的市場價格和供應情況，接到申購單后，向有關供貨商詢價，并在申購單上填報三家以上供貨商的報價。
    9.對于常用物品及耗用量大的物品，根據(jù)不同供貨商對不同物品的報價按質優(yōu)價廉的原則選定固定的供貨商。
    10.負責采購的部門應要求固定供貨商定期提供近期物品的供貨價和供貨品種，根據(jù)可供貨品種和價格核對申購物品的報價。
    11.采購部門應要求供貨商加強配合，根據(jù)供貨商提供的供貨物品和價格清單做好采購計劃，爭取節(jié)省采購所需的時間，為物資使用部門創(chuàng)造效益。
    12.對于一時在市場上難以購買和購買程序需占用較長時間的物品，采購部門應將情況通知給使用部門，以使使用部門能及時采取相應措施。
    13.采購部門在收到已批準的申購單后，屬于由固定供貨商供應的，應通知固定供貨商送貨上門，并采用定期結算的方式結算貨款。