歸檔的文件在質(zhì)量上應(yīng)符合以下要求：
    （1）應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；
    （2）文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；
    （3）歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。
    機(jī)關(guān)檔案室在接收歸檔文件時(shí)，應(yīng)按照以上要求對(duì)歸檔文件逐盒逐件檢查驗(yàn)收。對(duì)符合歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，檢查人應(yīng)在備考表上簽字，以示負(fù)責(zé)；對(duì)不符合歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的不能接收，待重新整理，達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)后再予接收。
    還須指出，經(jīng)檢查驗(yàn)收符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的歸檔文件，在具體辦理移交（接收）手續(xù)時(shí)，交接雙方，即公文處理部門和機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)歸檔文件目錄清點(diǎn)核對(duì)，看歸檔文件的件數(shù)與歸檔文件目錄是否相符，同時(shí)檢查歸檔文件在盒內(nèi)的排列順序與歸檔文件目錄的順序是否相符等。經(jīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，交接雙方應(yīng)即履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機(jī)關(guān)檔案室保存。
    歸檔文件的交接手續(xù)辦完以后，機(jī)關(guān)文書部門就完成了上一年的文書工作，歸檔文件被機(jī)關(guān)檔案部門接收后，就進(jìn)入了檔案管理階段。