公文格式代碼：又稱文件檢索代碼，是指代表文件格式類型的標記符號，由九位阿拉伯數(shù)字組成，標識于文件首頁發(fā)文機關版頭左上角。
     印制順序號：又稱公文份號，是指依據(jù)同一文稿印刷若干份時每份的順序編號。
     秘密等級：簡稱秘級，是指公文秘密程度的等級，分、機密、秘密三級。
     緊急程度：是對公文送達和辦理的時間限度。
     收文處理標記：包括收文機關名稱、收文編號、收文時間、檔號等項目。
     發(fā)文機關版頭：簡稱“文頭”。文頭是發(fā)文機關用來制發(fā)正式文件時使用的有固定格式的發(fā)文機關標識。
     發(fā)文字號：是指由發(fā)文機關編排的文件代號。
     簽發(fā)人姓名：是表示公文生效并對該公文內容鄭重負責的一個標志。
     公文標題：由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）和文種組成，是對公文主要內容準確、簡要的概括和提示。
     題注：是指對公文標題的注釋說明。
     正文：是公文的主體部分，用來表達公文的具體內容，體現(xiàn)發(fā)文機關的意圖，是公文的核心。
     主送機關：是指對主要受理公文的機關。
     無正文說明：是指由于篇幅所限，使公文生效標識（即落款、印章與成文日期）與正文不能同在一個頁上而出現(xiàn)分離狀況時，為維護公文的完整性而作的說明。
     附件說明：是用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數(shù)的。
     成文日期：是指文件形成的時間。
     機關印章與領導人簽署：機關印章是公文制發(fā)機關對文件生效負責的憑證；領導人簽署是指發(fā)文機關領導人在公文正本的落款處，本人職務名稱的后面簽字或蓋章，以證實文件的效用。
     注釋或特殊要求說明：是用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項。
     閱讀（傳達）范圍：是指根據(jù)公文內容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。
     主題詞：是指能夠準確表達公文主題內容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。
     抄送機關：是指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的有關機關。
     印發(fā)說明：又稱印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r的說明記載，包括文件制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和印制份數(shù)等。
     頁碼：是指公文每一張頁的順序編號。
     文稿：是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。
     草稿：是指內容和文字表述都還未成熟的原始稿件。
     定稿：又稱“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿經過修改、審閱，并由領導人簽發(fā)或者會議討論式通過的最后完成的定型文稿。
     文本：同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本些法規(guī)文件又有試行本、暫行本的形式；同一內容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。
     正本：根據(jù)已經簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件，稱為“正本”。正本最突出的特點是蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，以證實文件的效力。
     副本：又稱抄本。凡是根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他稿本稱為副本。
     存本：是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印刷本。
     修訂本：是指對于已經發(fā)布生效的文件，在實行一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。從修訂本發(fā)布之日起，原文本即行失效。
     試行本、暫行本：大多用于一些法規(guī)性文件，在制發(fā)機關認為文件內容還不十分成熟，還必須經過一定時期的實踐檢驗，再行修改時所使用的文本。
     各種文字文本：第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū)，為便于工作，黨政領導機關發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢字文件和少數(shù)民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。